KSeF: tryb offline24
Ministerstwo Finansów informuje o wprowadzeniu możliwości stałego korzystania z trybu offline24 przy wystawianiu faktur. Wcześniej zakładano, że będzie to jedynie tryb przejściowy. Co to oznacza w praktyce?
Na czym polega tryb offline24
Tryb offline24 to rozwiązanie umożliwiające wystawienie faktury bez natychmiastowego przesyłania jej do Krajowego Systemy e-Faktur (KSeF). Taka faktura musi zostać przesłana do systemu najpóźniej do końca następnego dnia roboczego. Mimo późniejszej wysyłki, zachowywana jest pierwotna data wystawienia.
Jak przekazywać faktury wystawione w trybie offline24 nabywcom
- Krajowi podatnicy VAT – otrzymują fakturę wyłącznie przez KSeF. Przepisy nie przewidują alternatywnych form dostarczenia dokumentu.
-
Kontrahenci zagraniczni, konsumenci i podmioty bez NIP –
faktura może być udostępniona poza KSeF, w sposób uzgodniony z odbiorcą (np.
wydruk lub plik PDF), i oznaczona dwoma kodami QR:
- jeden umożliwia weryfikację w KSeF (oznaczenie “offline”),
- drugi potwierdza autentyczność i integralność treści (oznaczenie “certyfikat”).
Certyfikaty wystawcy faktur
Aby móc wystawiać faktury w trybie offline24 (a także w okresie awarii i niedostępności KSeF), przedsiębiorca musi posiadać certyfikat wystawcy. Przedsiębiorcy będą mogli składać wnioski o jego uzyskanie od 1 listopada 2025 r. Szczegóły dotyczące generowania i pobierania certyfikatu zostaną opublikowane w dokumentacji API na stronie Ministerstwa Finansów w czerwcu 2025 r.
Przypominamy aktualny harmonogram wdrażania KSeF:
- 30 czerwica 2025 r. - opublikowana została nowa wersja struktury e-faktury (FA(3)), a także dokumentacja techniczna do nowego API systemu KSeF 2.0,
- termin nieokreślony - zakończenie prac nad przepisami (ustawy i rozporządzenia),
- 1 listopada 2025 r. - pojawią się certyfikaty wystawy faktury oraz udostępniona zostanie testowa wersja nowej Aplikacji Podatnika (KSeF 2.0),
- 1 lutego 2026 r. - start I etapu: e-faktury obowiązkowe dla dużych firm,
- 1 kwietnia 2026 r. - start II etapu: obowiązek obejmie pozostałych przedsiębiorców.
Zobacz także
W związku z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur pojawiły się zmiany w ustawie o VAT dotyczące regulowania należności wynikających z e-Faktur - podatnicy są zobowiązani do podawania numeru KSeF w płatnościach. Zapraszamy do zapoznania się ze szczegółami.
Wprowadzenie Krajowego System e-Faktur znacząco zmieniło dotychczasowe zasady fakturowania. W związku z tym mogą pojawiać się wątpliwości dotyczące terminu wystawienia faktury w KSeF. Jego poprawne ustalenie jest niezbędne do prawidłowego rozliczenia VAT, określenia momentu powstania obowiązku podatkowego oraz zapewnienia firmie bezpieczeństwa podatkowego.
Podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych (CIT) zyskają więcej czasu na przekazanie ksiąg rachunkowych do administracji skarbowej. Zgodnie z projektem rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki termin przesyłania pliku JPK_KR_PD zostanie wydłużony z trzech do siedmiu miesięcy po zakończeniu roku podatkowego lub obrotowego.
Rząd zaplanował przerwę w działaniu Krajowego Systemu e-Faktur. Nastąpi ona w dniach 26-31 stycznia 2026. To dobra okazja dla firm, aby sprawdzić, czy są gotowe na nowe obowiązki i jak poradziłyby sobie w przypadku nieplanowanego braku dostępu do systemu.
Nowy system kontroli przedsiębiorców, który wszedł w życie z początkiem 2026 roku, jest bardziej przejrzysty i przewidywalny. Organy kontrolne będą działać na podstawie analizy ryzyka, a przedsiębiorcy po raz pierwszy mają wgląd w zasady, według których są typowani do kontroli.
Rewolucja podatkowa w postaci KSeF zbliża się wielkimi krokami. Korzystanie z systemu obejmie wszystkich podatników, niezależnie od formy rozliczenia, a więc również tych zwolnionych z VAT.
KSeF już niebawem zacznie obowiązywać dużych przedsiębiorców, a chwilę później resztę podatników. Ustawa przewiduje jednak sytuacje, w których korzystanie z systemu nie jest obligatoryjne.
Krajowy System e-Faktur staje się faktem. Już w 2026 r. wszystkie firmy w Polsce będą zobowiązane do korzystania z nowego rozwiązania. Jakie obowiązki czekają przedsiębiorców? Przedstawiamy najważniejsze informacje.
Faktura pro forma jest powszechnie stosowanym dokumentem handlowym. W poniższym artykule wyjaśniamy, czy będzie można ją wystawić za pomocą KSeF.