Faktura wystawiona poza KSeF a odliczenie VAT
Od 1 lutego 2026 roku zacznie obowiązywać wymóg wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). W związku z tym już teraz pojawia się pytanie: czy faktura wystawiona poza KSeF nadal będzie stanowiła podstawę do odliczenia VAT? Dowiedz się, jakie stanowisko przyjął organ podatkowy.
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF
Zgodnie z projektem ustawy o VAT, od:
- 1 lutego 2026 - przedsiębiorcy, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 roku 200 mln zł;
- 1 kwietnia 2026 - pozostali przedsiębiorcy
będą zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pomocą KSeF. Przepisy przewidują wyjątki, m.in. dla podmiotów zagranicznych bez siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce.
Warto zaznaczyć, że obowiązek korzystania z wystawiania faktur przy użyciu KSeF dotyczy sprzedawców, a nie kupujących. Nabywca nie ma obowiązku weryfikowania, czy sprzedawca był objęty obowiązkiem korzystania z wystawiania faktur przy użyciu tego systemu.
Stanowisko organu podatkowego
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że faktura wystawiona z pominięciem KSeF może stanowić podstawę do odliczenia VAT, o ile spełnione są poniższe warunki:
- nabywca jest czynnym podatnikiem VAT,
- zakup dotyczy działalności opodatkowanej,
- faktura dokumentuje rzeczywiste zdarzenia gospodarcze.
Dyrektor KIS wskazał również, że dla zachowania prawa do odliczenia istotne jest, aby towary lub usługi podlegały opodatkowaniu i nie korzystały przy tym ze zwolnienia od tego podatku. Co więcej, prawo do odliczenia przysługuje także w przypadku nabycia towarów lub usług związanych z działalnością prowadzoną poza terytorium kraju - pod warunkiem, że podatnik posiada dokumenty potwierdzające związek podatku naliczonego z tymi czynnościami i że odliczenie byłoby możliwe, gdyby czynności te były wykonywane w Polsce.
Co to oznacza w praktyce
- Forma techniczna faktury (np. brak wystawienia przez KSeF) nie wyklucza prawa do odliczenia VAT.
- Ryzyko związane z naruszeniem obowiązku korzystania z KSeF obciąża wystawcę faktury - nie nabywcę.
- Nabywca nie musi wiedzieć, czy sprzedawca miał obowiązek stosować KSeF (np. czy miał siedzibę w Polsce).
Bezpłatne webinarium o KSeF
Chcesz dowiedzieć się więcej o nadchodzących zmianach? Weź udział w bezpłatnym webinarium “Krajowy System e-Faktur - aktualne założenia, procedury i wymagania”.
Podczas spotkania:
- wyjaśnimy sposób działania KSeF;
- omówimy nowe obowiązki i wymagania wobec firm;
- przedstawimy harmonogram wdrażania;
- podpowiemy, co robić w razie awarii lub niedostępności systemu.
Zobacz także
KSeF już niebawem zacznie obowiązywać dużych przedsiębiorców, a chwilę później resztę podatników. Ustawa przewiduje jednak sytuacje, w których korzystanie z systemu nie jest obligatoryjne.
Krajowy System e-Faktur staje się faktem. Już w 2026 r. wszystkie firmy w Polsce będą zobowiązane do korzystania z nowego rozwiązania. Jakie obowiązki czekają przedsiębiorców? Przedstawiamy najważniejsze informacje.
Faktura pro forma jest powszechnie stosowanym dokumentem handlowym. W poniższym artykule wyjaśniamy, czy będzie można ją wystawić za pomocą KSeF.
Z początkiem lutego 2026 r. wejdzie w życie obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF. Aby móc wystawić fakturę w trybie offline lub uwierzytelnić się w systemie, konieczne będzie posiadanie certyfikatu KSeF.
Prezydent Karol Nawrocki podpisał ustawę, która wprowadzi obowiązkowy Krajowy System e-Faktur. Oznacza to koniec procesu legislacyjnego na poziomie ustawodawczym. Tym samym data wdrożenia KSeF w przyszłym roku nie powinna już ulec zmianie.
Wraz z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przedsiębiorcy zostaną zobligowani do umieszczania kodów QR na fakturach, które przekazują w formie wydruku lub pliku PDF. Taki kod to prosty, dwuwymiarowy znak graficzny, dzięki któremu można szybko zidentyfikować konkretny dokument.
Rząd przyjął przygotowany przez ministra finansów projekt ustawy wprowadzającej obowiązkowy KSeF (Krajowy System e-Faktur). System będzie wdrażany w dwóch etapach. Sprawdź, kiedy obowiązek obejmie Twoją firmę, czy będziesz mógł skorzystać z okresu przejściowego i w jaki sposób wprowadzenie KSeF wpłynie na termin zwrotu VAT.
Ministerstwo Finansów przedstawiło projekt rozporządzenia dotyczącego prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR). Zmiany wynikają z nowelizacji ustawy oraz planowanego obowiązku prowadzenia księgi w formie elektronicznej. Nowe przepisy wpłyną na sposób ewidencjonowania i dokumentowania przychodów i kosztów przez przedsiębiorców i biura rachunkowe.