Obowiązkowy KSeF coraz bliżej - najważniejsze kwestie, o których warto pamiętać
Krajowy System e-Faktur staje się faktem. Już w 2026 r. wszystkie firmy w Polsce będą zobowiązane do korzystania z nowego rozwiązania. Jakie obowiązki czekają przedsiębiorców? Przedstawiamy najważniejsze informacje.
Terminy wdrażania
Obowiązek korzystania z KSeF będzie wprowadzany etapami:
- 1 lutego 2026 r. - duże przedsiębiorstwa (ze sprzedażą powyżej 200 mln zł w 2024 r.) będą musiały wystawiać faktury przez KSeF. Od tego dnia wszystkie firmy - niezależnie od wielkości - będą zobowiązane do odbierania faktur przez KSeF.
- 1 kwietnia 2026 r. - obowiązek wystawiania e-faktur obejmie wszystkie pozostałe podmioty.
- Do końca 2026 r. z obowiązku wystawiania e-faktur w systemie zwolnieni będą mikroprzedsiębiorcy, których sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekracza 10 tys. zł miesięcznie.
Najważniejsze informacje
- Format XML - faktury wysyłane do KSeF będą musiały mieć postać pliku XML, zgodnego z tzw. schemą FA(3). Zmiana ta oznacza brak dowolności w formacie dokumentu, czyli np. brak możliwości wystawiania faktury w formacie PDF.
- Brak możliwości anulowania faktur - błędnie wystawiony dokument będzie można poprawić wyłącznie za pomocą faktury korygującej. System nie przewiduje innych możliwości.
- Tryb offline24 - możliwe będzie wystawienie faktury bez dostępu do internetu i przesłanie jej najpóźniej następnego dnia. Skorzystanie z tej opcji będzie wymagać posiadania certyfikatu wystawcy. Certyfikaty będzie można uzyskać na portalu KSeF za pomocą Modułu Certyfikatów i Uprawnień (MCU) od listopada 2025 r.
- Skrócony termin zwrotu VAT - podstawowy termin zwrotu VAT zostanie skrócony z 60 do 40 dni.
- Pełna transparentność - organy skarbowe zyskają bezpośredni dostęp do danych z faktur w czasie rzeczywistym.
Kary za błędy
Do końca 2026 r. Ministerstwo Finansów nie będzie nakładać kar za błędy związane z obsługą KSeF - ten czas ma służyć firmom na “oswojenie się” z systemem. Sankcje za nieprawidłowości pojawią się dopiero od stycznia 2027 r.
Zobacz także
Rząd zaplanował przerwę w działaniu Krajowego Systemu e-Faktur. Nastąpi ona w dniach 26-31 stycznia 2026. To dobra okazja dla firm, aby sprawdzić, czy są gotowe na nowe obowiązki i jak poradziłyby sobie w przypadku nieplanowanego braku dostępu do systemu.
Nowy system kontroli przedsiębiorców, który wszedł w życie z początkiem 2026 roku, jest bardziej przejrzysty i przewidywalny. Organy kontrolne będą działać na podstawie analizy ryzyka, a przedsiębiorcy po raz pierwszy mają wgląd w zasady, według których są typowani do kontroli.
Rewolucja podatkowa w postaci KSeF zbliża się wielkimi krokami. Korzystanie z systemu obejmie wszystkich podatników, niezależnie od formy rozliczenia, a więc również tych zwolnionych z VAT.
KSeF już niebawem zacznie obowiązywać dużych przedsiębiorców, a chwilę później resztę podatników. Ustawa przewiduje jednak sytuacje, w których korzystanie z systemu nie jest obligatoryjne.
Faktura pro forma jest powszechnie stosowanym dokumentem handlowym. W poniższym artykule wyjaśniamy, czy będzie można ją wystawić za pomocą KSeF.
Z początkiem lutego 2026 r. wejdzie w życie obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF. Aby móc wystawić fakturę w trybie offline lub uwierzytelnić się w systemie, konieczne będzie posiadanie certyfikatu KSeF.
Prezydent Karol Nawrocki podpisał ustawę, która wprowadzi obowiązkowy Krajowy System e-Faktur. Oznacza to koniec procesu legislacyjnego na poziomie ustawodawczym. Tym samym data wdrożenia KSeF w przyszłym roku nie powinna już ulec zmianie.
Wraz z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przedsiębiorcy zostaną zobligowani do umieszczania kodów QR na fakturach, które przekazują w formie wydruku lub pliku PDF. Taki kod to prosty, dwuwymiarowy znak graficzny, dzięki któremu można szybko zidentyfikować konkretny dokument.