Obowiązkowy KSeF coraz bliżej - najważniejsze kwestie, o których warto pamiętać
Krajowy System e-Faktur staje się faktem. Już w 2026 r. wszystkie firmy w Polsce będą zobowiązane do korzystania z nowego rozwiązania. Jakie obowiązki czekają przedsiębiorców? Przedstawiamy najważniejsze informacje.
Terminy wdrażania
Obowiązek korzystania z KSeF będzie wprowadzany etapami:
- 1 lutego 2026 r. - duże przedsiębiorstwa (ze sprzedażą powyżej 200 mln zł w 2024 r.) będą musiały wystawiać faktury przez KSeF. Od tego dnia wszystkie firmy - niezależnie od wielkości - będą zobowiązane do odbierania faktur przez KSeF.
- 1 kwietnia 2026 r. - obowiązek wystawiania e-faktur obejmie wszystkie pozostałe podmioty.
- Do końca 2026 r. z obowiązku wystawiania e-faktur w systemie zwolnieni będą mikroprzedsiębiorcy, których sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekracza 10 tys. zł miesięcznie.
Najważniejsze informacje
- Format XML - faktury wysyłane do KSeF będą musiały mieć postać pliku XML, zgodnego z tzw. schemą FA(3). Zmiana ta oznacza brak dowolności w formacie dokumentu, czyli np. brak możliwości wystawiania faktury w formacie PDF.
- Brak możliwości anulowania faktur - błędnie wystawiony dokument będzie można poprawić wyłącznie za pomocą faktury korygującej. System nie przewiduje innych możliwości.
- Tryb offline24 - możliwe będzie wystawienie faktury bez dostępu do internetu i przesłanie jej najpóźniej następnego dnia. Skorzystanie z tej opcji będzie wymagać posiadania certyfikatu wystawcy. Certyfikaty będzie można uzyskać na portalu KSeF za pomocą Modułu Certyfikatów i Uprawnień (MCU) od listopada 2025 r.
- Skrócony termin zwrotu VAT - podstawowy termin zwrotu VAT zostanie skrócony z 60 do 40 dni.
- Pełna transparentność - organy skarbowe zyskają bezpośredni dostęp do danych z faktur w czasie rzeczywistym.
Kary za błędy
Do końca 2026 r. Ministerstwo Finansów nie będzie nakładać kar za błędy związane z obsługą KSeF - ten czas ma służyć firmom na “oswojenie się” z systemem. Sankcje za nieprawidłowości pojawią się dopiero od stycznia 2027 r.
Zobacz także
W związku z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur pojawiły się zmiany w ustawie o VAT dotyczące regulowania należności wynikających z e-Faktur - podatnicy są zobowiązani do podawania numeru KSeF w płatnościach. Zapraszamy do zapoznania się ze szczegółami.
Wprowadzenie Krajowego System e-Faktur znacząco zmieniło dotychczasowe zasady fakturowania. W związku z tym mogą pojawiać się wątpliwości dotyczące terminu wystawienia faktury w KSeF. Jego poprawne ustalenie jest niezbędne do prawidłowego rozliczenia VAT, określenia momentu powstania obowiązku podatkowego oraz zapewnienia firmie bezpieczeństwa podatkowego.
Podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych (CIT) zyskają więcej czasu na przekazanie ksiąg rachunkowych do administracji skarbowej. Zgodnie z projektem rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki termin przesyłania pliku JPK_KR_PD zostanie wydłużony z trzech do siedmiu miesięcy po zakończeniu roku podatkowego lub obrotowego.
Rząd zaplanował przerwę w działaniu Krajowego Systemu e-Faktur. Nastąpi ona w dniach 26-31 stycznia 2026. To dobra okazja dla firm, aby sprawdzić, czy są gotowe na nowe obowiązki i jak poradziłyby sobie w przypadku nieplanowanego braku dostępu do systemu.
Nowy system kontroli przedsiębiorców, który wszedł w życie z początkiem 2026 roku, jest bardziej przejrzysty i przewidywalny. Organy kontrolne będą działać na podstawie analizy ryzyka, a przedsiębiorcy po raz pierwszy mają wgląd w zasady, według których są typowani do kontroli.
Rewolucja podatkowa w postaci KSeF zbliża się wielkimi krokami. Korzystanie z systemu obejmie wszystkich podatników, niezależnie od formy rozliczenia, a więc również tych zwolnionych z VAT.
KSeF już niebawem zacznie obowiązywać dużych przedsiębiorców, a chwilę później resztę podatników. Ustawa przewiduje jednak sytuacje, w których korzystanie z systemu nie jest obligatoryjne.
Faktura pro forma jest powszechnie stosowanym dokumentem handlowym. W poniższym artykule wyjaśniamy, czy będzie można ją wystawić za pomocą KSeF.