Obowiązkowy KSeF coraz bliżej - najważniejsze kwestie, o których warto pamiętać
Krajowy System e-Faktur staje się faktem. Już w 2026 r. wszystkie firmy w Polsce będą zobowiązane do korzystania z nowego rozwiązania. Jakie obowiązki czekają przedsiębiorców? Przedstawiamy najważniejsze informacje.
Terminy wdrażania
Obowiązek korzystania z KSeF będzie wprowadzany etapami:
- 1 lutego 2026 r. - duże przedsiębiorstwa (ze sprzedażą powyżej 200 mln zł w 2024 r.) będą musiały wystawiać faktury przez KSeF. Od tego dnia wszystkie firmy - niezależnie od wielkości - będą zobowiązane do odbierania faktur przez KSeF.
- 1 kwietnia 2026 r. - obowiązek wystawiania e-faktur obejmie wszystkie pozostałe podmioty.
- Do końca 2026 r. z obowiązku wystawiania e-faktur w systemie zwolnieni będą mikroprzedsiębiorcy, których sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekracza 10 tys. zł miesięcznie.
Najważniejsze informacje
- Format XML - faktury wysyłane do KSeF będą musiały mieć postać pliku XML, zgodnego z tzw. schemą FA(3). Zmiana ta oznacza brak dowolności w formacie dokumentu, czyli np. brak możliwości wystawiania faktury w formacie PDF.
- Brak możliwości anulowania faktur - błędnie wystawiony dokument będzie można poprawić wyłącznie za pomocą faktury korygującej. System nie przewiduje innych możliwości.
- Tryb offline24 - możliwe będzie wystawienie faktury bez dostępu do internetu i przesłanie jej najpóźniej następnego dnia. Skorzystanie z tej opcji będzie wymagać posiadania certyfikatu wystawcy. Certyfikaty będzie można uzyskać na portalu KSeF za pomocą Modułu Certyfikatów i Uprawnień (MCU) od listopada 2025 r.
- Skrócony termin zwrotu VAT - podstawowy termin zwrotu VAT zostanie skrócony z 60 do 40 dni.
- Pełna transparentność - organy skarbowe zyskają bezpośredni dostęp do danych z faktur w czasie rzeczywistym.
Kary za błędy
Do końca 2026 r. Ministerstwo Finansów nie będzie nakładać kar za błędy związane z obsługą KSeF - ten czas ma służyć firmom na “oswojenie się” z systemem. Sankcje za nieprawidłowości pojawią się dopiero od stycznia 2027 r.
Zobacz także
KSeF już niebawem zacznie obowiązywać dużych przedsiębiorców, a chwilę później resztę podatników. Ustawa przewiduje jednak sytuacje, w których korzystanie z systemu nie jest obligatoryjne.
Faktura pro forma jest powszechnie stosowanym dokumentem handlowym. W poniższym artykule wyjaśniamy, czy będzie można ją wystawić za pomocą KSeF.
Z początkiem lutego 2026 r. wejdzie w życie obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF. Aby móc wystawić fakturę w trybie offline lub uwierzytelnić się w systemie, konieczne będzie posiadanie certyfikatu KSeF.
Prezydent Karol Nawrocki podpisał ustawę, która wprowadzi obowiązkowy Krajowy System e-Faktur. Oznacza to koniec procesu legislacyjnego na poziomie ustawodawczym. Tym samym data wdrożenia KSeF w przyszłym roku nie powinna już ulec zmianie.
Wraz z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przedsiębiorcy zostaną zobligowani do umieszczania kodów QR na fakturach, które przekazują w formie wydruku lub pliku PDF. Taki kod to prosty, dwuwymiarowy znak graficzny, dzięki któremu można szybko zidentyfikować konkretny dokument.
Od 1 lutego 2026 roku zacznie obowiązywać wymóg wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). W związku z tym już teraz pojawia się pytanie: czy faktura wystawiona poza KSeF nadal będzie stanowiła podstawę do odliczenia VAT? Dowiedz się, jakie stanowisko przyjął organ podatkowy.
Rząd przyjął przygotowany przez ministra finansów projekt ustawy wprowadzającej obowiązkowy KSeF (Krajowy System e-Faktur). System będzie wdrażany w dwóch etapach. Sprawdź, kiedy obowiązek obejmie Twoją firmę, czy będziesz mógł skorzystać z okresu przejściowego i w jaki sposób wprowadzenie KSeF wpłynie na termin zwrotu VAT.
Ministerstwo Finansów przedstawiło projekt rozporządzenia dotyczącego prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR). Zmiany wynikają z nowelizacji ustawy oraz planowanego obowiązku prowadzenia księgi w formie elektronicznej. Nowe przepisy wpłyną na sposób ewidencjonowania i dokumentowania przychodów i kosztów przez przedsiębiorców i biura rachunkowe.