Projekt rozporządzenia ws. KPiR – elektroniczna księga od 2026 roku

Ministerstwo Finansów przedstawiło projekt rozporządzenia dotyczącego prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR). Zmiany wynikają z nowelizacji ustawy oraz planowanego obowiązku prowadzenia księgi w formie elektronicznej. Nowe przepisy wpłyną na sposób ewidencjonowania i dokumentowania przychodów i kosztów przez przedsiębiorców i biura rachunkowe. 

Zgodnie z projektem rozporządzenia, od początku 2026 roku przedsiębiorcy będą zobowiązani do prowadzenia KPiR w formie elektronicznej. Dodatkowo, księga będzie musiała być przesyłana po zakończeniu roku podatkowego (w terminie składania zeznań rocznych PIT). Dotychczasowa praktyka wymaga przechowywania KPiR u podatnika i udostępniania jej dopiero na żądanie organu podatkowego.

Z obowiązku prowadzenia KPiR w formie elektronicznej wyłączone zostaną niektóre grupy, m.in. osoby prowadzące działalność na podstawie umów agencyjnych oraz duchowni, którzy zrezygnowali z opodatkowania ryczałtem. Co więcej, Minister Finansów będzie mógł określić kolejne grupy podatników zwolnionych z tych obowiązków. 

 

Nowe rozporządzenie przygotowane przez Ministerstwo Finansów przynosi sporo zmian, które mają uporządkować zasady prowadzenia księgi przychodów i rozchodów oraz dostosować je do cyfrowych realiów. Oto najważniejsze zmiany:

• Likwidacja uproszczeń dla rolników – projekt nie przewiduje już uproszczonego wzoru księgi dla rolników osiągających niskie dochody.
• Ograniczenie powtórzeń definicji – nowe przepisy nie powielają już definicji z ustawy PIT (np. “środki trwałe” czy “przychód”), a definicja biura rachunkowego została zmodyfikowana.
• Brak indywidualnych zwolnień – podatnicy nie będą mogli wnioskować o zwolnienie z obowiązków wynikających z rozporządzenia.
• Niejasności w zakresie ewidencji sprzedaży przez podatników zwolnionych z VAT – projekt nie reguluje wprost tej kwestii, co pozostawia lukę interpretacyjną.
• Rezygnacja z określania miejsca przechowywania księgi i dowodów księgowych – przepisy nie będą precyzować już miejsca archiwizacji, choć obowiązek przechowywania dokumentacji nadal wynika z Ordynacji podatkowej.
• Ułatwienia dla podmiotów wielooddziałowych – zniesiony zostanie obowiązek prowadzenia oddzielnych ksiąg dla każdego zakładu oraz dokumentowania przesunięć wewnętrznych.
• Odejście od dziennych zestawień faktur – każda faktura sprzedaży będzie musiała być ujmowana osobno w księdze, bez stosowania zbiorczych zestawień, co pozwoli na lepsze wykorzystanie struktur JPK_PKPiR.
• Więcej faktur, mniej paragonów – niektórych wydatków (np. na środki czystości) nie będzie już można dokumentować paragonami bez NIP. Konieczne będzie uzyskanie faktury uproszczonej, z wyjątkiem np. zakupu paliwa za granicą.
• Ujednolicone terminy ewidencjonowania – wszystkie wpisy, zarówno przychodów, jak i kosztów, będą musiały być dokonane do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczą.
• Zmiany w spisie z natury – dokument będzie podpisywany wyłącznie przez właściciela (lub wspólników), a w księdze ujmowana będzie jedynie wartość ogólna spisu.
• Zmiany w ewidencji faktur z kas fiskalnych – nie trzeba będzie przechowywać paragonu wraz z fakturą, co regulują obecnie przepisy o VAT.
• Nowe zasady korygowania raportów fiskalnych – korekty będą dokumentowane osobnym dowodem wewnętrznym, a nie – jak dotychczas – na odwrocie dokumentu.
• Nowy wzór KPiR – pojawią się dodatkowe kolumny, m.in. na numer faktury z KSeF i NIP kontrahenta.

Nowe rozporządzenie wejdzie w życie z dniem 1 stycznia 2026 r. Stanowi kolejny krok w kierunku pełnej cyfryzacji systemu podatkowego. Biura rachunkowe oraz przedsiębiorcy powinni już rozpocząć przygotowywać się na nadchodzące zmiany – zarówno poprzez wybór odpowiedniego oprogramowania, jak i weryfikację wewnętrznych procesów księgowych.