Certyfikat KSeF - najważniejsze informacje
Z początkiem lutego 2026 r. wejdzie w życie obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF. Aby móc wystawić fakturę w trybie offline lub uwierzytelnić się w systemie, konieczne będzie posiadanie certyfikatu KSeF.
Czym jest certyfikat KSeF i do czego będzie służył
Certyfikat KSeF jest elektronicznym poświadczeniem tożsamości podmiotu lub osoby wystawiającej e-Faktury. Jego posiadanie pozwoli na wydajne, bezpieczne i zautomatyzowane korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur.
Będą dwa typy certyfikatu:
- typ 1 (uwierzytelniający) - jako jedna z metod uwierzytelniania się w KSeF,
- typ 2 (offline) - umożliwia oznaczenie faktury kodem potwierdzającym tożsamość wystawcy w trybie offline, np. w przypadku awarii systemu lub w pracy w trybie offline24.
Co istotne, każdy typ certyfikatu będzie generowany osobno. Nie będzie możliwości wygenerowania certyfikatu, który będzie miał zastosowanie dla obu funkcji.
Jak uzyskać certyfikat KSeF i na jaki okres jest wydawany
Możliwość złożenia wniosku o certyfikat będzie dostępna od 1 listopada 2025 r. na stronie Ministerstwa Finansów, w sekcji poświęconej KSeF, za pośrednictwem Modułu Certyfikatów i Uprawnień (MCU). Aby wystąpić o jego wydanie, wymagane będzie uwierzytelnienie się w KSeF jako podatnik lub osoba uprawniona za pomocą np.:
- podpisu zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
- kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.
O certyfikat KSeF będą mogły wnioskować - bez dodatkowych wymogów - następujące podmioty:
- osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu ZAW-FA,
- osoby fizyczne posiadające uprawnienia właścicielskie,
- podatnicy niebędący osobami fizycznymi, którzy posiadają uprawnienia właścicielskie i uwierzytelniają się w KSeF za pomocą pieczęci elektronicznej.
Obowiązek ponownego nadania uprawnień w MCU powstanie, gdy:
- osoba fizyczna nie została uprawniona na podstawie ZAW-FA w KSeF 1.0 do 31 października 2025 r.,
- podmiot otrzymał uprawnienia do KSeF do 31 października 2025 r.
Po przywróceniu uprawnień w module MCU osoba fizyczna lub podmiot uzyskują możliwość złożenia wniosku o certyfikat KSeF oraz jego pobrania.
Certyfikat będzie ważny przez 2 lata - licząc od daty wskazanej we wniosku lub od daty wydania certyfikatu (jeśli we wniosku nie podano daty początkowej, od której ma być ważny).
Kto może wygenerować certyfikat KSeF? Osoba fizyczna a podmiot
Certyfikat może zostać wydany:
- osobie fizycznej identyfikowanej po numerze NIP lub PESEL - pod warunkiem, że będzie posiada jakiekolwiek uprawnienie do korzystania z KSeF,
- firmie (np. spółce z o.o.) posiadającej NIP - po uwierzytelnieniu się w systemie za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.
Po zalogowaniu się do KSeF przy użyciu pieczęci kwalifikowanej spółka będzie mogła wnioskować o wydanie i pobrać wiele certyfikatów na dane spółki, a następnie udostępnić je swoim pracownikom. Jeżeli pracownik wystawi fakturę z użyciem takiego certyfikatu, w systemie będą widnieć dane spółki, a nie osoby, która wystawiła tę fakturę. Natomiast w sytuacji, gdy certyfikat zostanie wydany na numer PESEL pracownika, to w systemie będą widnieć dane pracownika, który wystawił fakturę w imieniu spółki.
Należy pamiętać, że udostępnianie certyfikatu wydanego na osobę fizyczną innej osobie jest niedozwolone.
Certyfikaty KSeF a tokeny
Dotychczasowe tokeny autoryzacyjne będą działać równolegle wraz z
certyfikatami do 31 grudnia 2026 r. Docelowo od 1 stycznia 2027 r.
funkcjonować będą wyłącznie certyfikaty.
Co istotne, certyfikaty i tokeny nie są równoważne. Token zawiera określone
uprawnienia podatnika, które nadawane są w chwili jego generowania. Certyfikat
KSeF nie przenosi takich uprawnień, a służy jedynie do uwierzytelniania w
systemie, podobnie jak np. podpis kwalifikowany.
Zobacz także
Rewolucja podatkowa w postaci KSeF zbliża się wielkimi krokami. Korzystanie z systemu obejmie wszystkich podatników, niezależnie od formy rozliczenia, a więc również tych zwolnionych z VAT.
KSeF już niebawem zacznie obowiązywać dużych przedsiębiorców, a chwilę później resztę podatników. Ustawa przewiduje jednak sytuacje, w których korzystanie z systemu nie jest obligatoryjne.
Krajowy System e-Faktur staje się faktem. Już w 2026 r. wszystkie firmy w Polsce będą zobowiązane do korzystania z nowego rozwiązania. Jakie obowiązki czekają przedsiębiorców? Przedstawiamy najważniejsze informacje.
Faktura pro forma jest powszechnie stosowanym dokumentem handlowym. W poniższym artykule wyjaśniamy, czy będzie można ją wystawić za pomocą KSeF.
Prezydent Karol Nawrocki podpisał ustawę, która wprowadzi obowiązkowy Krajowy System e-Faktur. Oznacza to koniec procesu legislacyjnego na poziomie ustawodawczym. Tym samym data wdrożenia KSeF w przyszłym roku nie powinna już ulec zmianie.
Wraz z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przedsiębiorcy zostaną zobligowani do umieszczania kodów QR na fakturach, które przekazują w formie wydruku lub pliku PDF. Taki kod to prosty, dwuwymiarowy znak graficzny, dzięki któremu można szybko zidentyfikować konkretny dokument.
Od 1 lutego 2026 roku zacznie obowiązywać wymóg wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). W związku z tym już teraz pojawia się pytanie: czy faktura wystawiona poza KSeF nadal będzie stanowiła podstawę do odliczenia VAT? Dowiedz się, jakie stanowisko przyjął organ podatkowy.
Rząd przyjął przygotowany przez ministra finansów projekt ustawy wprowadzającej obowiązkowy KSeF (Krajowy System e-Faktur). System będzie wdrażany w dwóch etapach. Sprawdź, kiedy obowiązek obejmie Twoją firmę, czy będziesz mógł skorzystać z okresu przejściowego i w jaki sposób wprowadzenie KSeF wpłynie na termin zwrotu VAT.