Wyjątki wyłączone z obsługi KSeF
KSeF już niebawem zacznie obowiązywać dużych przedsiębiorców, a chwilę później resztę podatników. Ustawa przewiduje jednak sytuacje, w których korzystanie z systemu nie jest obligatoryjne.
Zwolnienie z KSeF ze względu na status uczestników transakcji
Zwolnieni z korzystania z KSeF będą:
- podatnicy, którzy nie mają siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce,
- podatnicy, którzy posiadają stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce, ale nie uczestniczy ono w danej transakcji,
- przedsiębiorcy wystawiający faktury na rzecz konsumentów (B2C),
- przedsiębiorcy wystawiający faktury RR dla rolników zryczałtowanych w ich imieniu.
W powyższych przypadkach istnieje jednak możliwość dobrowolnego korzystania z KSeF.
Zwolnienie z KSeF w procedurach szczególnych
Niektóre rodzaje transakcji nie będą miały możliwości dokumentowania ich w KSeF ze względów technicznych (np. brak polskiego NIP). Są to transakcje rozliczane w ramach:
- procedury OSS (w tym nieunijnej),
- procedury IOSS przy imporcie,
- procedury dot. międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób.
Faktury wyłączone z KSeF wg ustawy
Ustawa wprowadzająca KSeF mówi również o kolejnych przypadkach, w których faktury nie trafią do systemu, a są to:
- bilety jednorazowe za przejazd płatną autostradą, autobusem, pociągiem, promem czy samolotem,
- usługi zwolnione z VAT wymienione w art. 43 ust. 1 pkt 7 oraz 37–41 ustawy o VAT, w tym transakcje finansowe, usługi bankowe, ubezpieczeniowe, kredytowe i obrót papierami wartościowymi,
- faktury wystawiane w ramach samofakturowania, gdy żadna ze stron transakcji nie jest zidentyfikowana za pomocą polskiego NIP-u.
Dokumenty sprzedażowe niepodlegające KSeF
Do KSeF wprowadzane będą wyłącznie faktury w rozumieniu ich definicji określonej w ustawie o VAT. Inne dokumenty sprzedażowe czy dokumenty wewnętrzne, które nie są fakturami VAT, będą funkcjonować poza systemem. Przykładami takich dokumentów mogą być:
- rachunki w rozumieniu Ordynacji podatkowej,
- faktury proformy,
- noty obciążeniowe i uznaniowe.
Zobacz także
Firmy, których miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł, nie są w 2026 r. zobowiązane do wystawiania faktur w KSeF. Warto jednak wiedzieć, które faktury wliczają się do tego limitu.
Krajowy System e-Faktur funkcjonuje już od ponad miesiąca. Po początkowych trudnościach związanych z wdrożeniem systemu i awariach Profilu Zaufanego wiele firm zgłasza problemy z widocznością i przyjmowaniem przez odbiorcę wystawionych e-Faktur w KSeF. Takie sytuacje wymuszają na księgowych ręczną weryfikację obiegu dokumentów, aby upewnić się, że są one dostępne u odbiorcy.
W związku z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur pojawiły się zmiany w ustawie o VAT dotyczące regulowania należności wynikających z e-Faktur - podatnicy są zobowiązani do podawania numeru KSeF w płatnościach. Zapraszamy do zapoznania się ze szczegółami.
Wprowadzenie Krajowego System e-Faktur znacząco zmieniło dotychczasowe zasady fakturowania. W związku z tym mogą pojawiać się wątpliwości dotyczące terminu wystawienia faktury w KSeF. Jego poprawne ustalenie jest niezbędne do prawidłowego rozliczenia VAT, określenia momentu powstania obowiązku podatkowego oraz zapewnienia firmie bezpieczeństwa podatkowego.
Podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych (CIT) zyskają więcej czasu na przekazanie ksiąg rachunkowych do administracji skarbowej. Zgodnie z projektem rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki termin przesyłania pliku JPK_KR_PD zostanie wydłużony z trzech do siedmiu miesięcy po zakończeniu roku podatkowego lub obrotowego.
Rząd zaplanował przerwę w działaniu Krajowego Systemu e-Faktur. Nastąpi ona w dniach 26-31 stycznia 2026. To dobra okazja dla firm, aby sprawdzić, czy są gotowe na nowe obowiązki i jak poradziłyby sobie w przypadku nieplanowanego braku dostępu do systemu.
Nowy system kontroli przedsiębiorców, który wszedł w życie z początkiem 2026 roku, jest bardziej przejrzysty i przewidywalny. Organy kontrolne będą działać na podstawie analizy ryzyka, a przedsiębiorcy po raz pierwszy mają wgląd w zasady, według których są typowani do kontroli.
Rewolucja podatkowa w postaci KSeF zbliża się wielkimi krokami. Korzystanie z systemu obejmie wszystkich podatników, niezależnie od formy rozliczenia, a więc również tych zwolnionych z VAT.