KSeF a kody QR - od kiedy będą obowiązkowe?
Wraz z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przedsiębiorcy zostaną zobligowani do umieszczania kodów QR na fakturach, które przekazują w formie wydruku lub pliku PDF. Taki kod to prosty, dwuwymiarowy znak graficzny, dzięki któremu można szybko zidentyfikować konkretny dokument.
Kod QR na fakturze z KSeF to niewielki, kwadratowy symbol zawierający unikalny ciąg znaków. Obok niego znajduje się numer identyfikacyjny faktury nadany przez KSeF. Dzięki temu odbiorca - klient, kontrahent lub urząd - może szybko sprawdzić, czy dokument jest autentyczny. W przypadku faktur wystawionych online i przekazywanych poza systemem KSeF, na dokumencie umieszcza się jeden taki kod QR.
KSeF - kiedy faktura musi mieć kod QR
Od 1 lutego 2026, każda faktura przekazywana poza systemem KSeF będzie musiała zawierać kod QR. Dotyczy to m.in. sytuacji, gdy:
- wysyłasz fakturę kontrahentowi,
- realizujesz transakcje międzynarodowe (np. gdy siedziba nabywcy znajduje się poza Polską),
- przekazujesz fakturę w inny sposób niż przez KSeF.
Jeśli faktura krąży wyłącznie w samym systemie KSeF, kod QR nie jest wymagany.
Faktury KSeF - kiedy umieścić dwa kody QR
Jeśli faktura jest wystawiona w trybie offline, offline24 lub w trybie awaryjnym i przekazywana nabywcy poza KSeF jeszcze przed wysłaniem jej do KSeF, musi zawierać dwa kody QR:
- pierwszy z oznaczeniem „OFFLINE”,
- drugi z opisem „CERTYFIKAT”.
Gdy taka faktura zostanie już przesłana do KSeF i będzie używana poza systemem, pojawi się na niej tylko jeden kod QR - z numerem KSeF faktury.
Faktury KSeF - kiedy umieścić dwa kody QR
Kod QR pozwala odbiorcy łatwo sprawdzić, czy faktura jest prawdziwa i poprawna, szczególnie wtedy, gdy trafia do niego poza systemem KSeF.
Co będzie można z niego odczytać?
- datę wystawienia faktury,
- numer identyfikacji podatkowej (NIP) sprzedawcy,
- tzw. wyróżnik faktury.
Po zeskanowaniu kodu nabywca od razu widzi informacje potwierdzające, że dokument został wystawiony w KSeF, a jego treść zgadza się z wersją zapisaną w systemie.
Drugi kod na fakturach KSeF - po co się go umieszcza
Drugi kod QR odgrywa ważną rolę w zapewnieniu bezpieczeństwa i wiarygodności faktury.
Jego główne zadania to:
- potwierdzenie autentyczności i integralności dokumentu,
- weryfikacja, czy certyfikat jest aktywny i czy jego właściciel ma prawo wystawiać faktury w imieniu podatnika,
- oznaczanie faktur wystawionych w trybie offline24, offline lub awaryjnym, które są przekazywane poza systemem KSeF.
Warto pamiętać, że do wygenerowania takiego kodu potrzebny jest certyfikat KSeF.
Zobacz także
KSeF już niebawem zacznie obowiązywać dużych przedsiębiorców, a chwilę później resztę podatników. Ustawa przewiduje jednak sytuacje, w których korzystanie z systemu nie jest obligatoryjne.
Krajowy System e-Faktur staje się faktem. Już w 2026 r. wszystkie firmy w Polsce będą zobowiązane do korzystania z nowego rozwiązania. Jakie obowiązki czekają przedsiębiorców? Przedstawiamy najważniejsze informacje.
Faktura pro forma jest powszechnie stosowanym dokumentem handlowym. W poniższym artykule wyjaśniamy, czy będzie można ją wystawić za pomocą KSeF.
Z początkiem lutego 2026 r. wejdzie w życie obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF. Aby móc wystawić fakturę w trybie offline lub uwierzytelnić się w systemie, konieczne będzie posiadanie certyfikatu KSeF.
Prezydent Karol Nawrocki podpisał ustawę, która wprowadzi obowiązkowy Krajowy System e-Faktur. Oznacza to koniec procesu legislacyjnego na poziomie ustawodawczym. Tym samym data wdrożenia KSeF w przyszłym roku nie powinna już ulec zmianie.
Od 1 lutego 2026 roku zacznie obowiązywać wymóg wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). W związku z tym już teraz pojawia się pytanie: czy faktura wystawiona poza KSeF nadal będzie stanowiła podstawę do odliczenia VAT? Dowiedz się, jakie stanowisko przyjął organ podatkowy.
Rząd przyjął przygotowany przez ministra finansów projekt ustawy wprowadzającej obowiązkowy KSeF (Krajowy System e-Faktur). System będzie wdrażany w dwóch etapach. Sprawdź, kiedy obowiązek obejmie Twoją firmę, czy będziesz mógł skorzystać z okresu przejściowego i w jaki sposób wprowadzenie KSeF wpłynie na termin zwrotu VAT.
Ministerstwo Finansów przedstawiło projekt rozporządzenia dotyczącego prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR). Zmiany wynikają z nowelizacji ustawy oraz planowanego obowiązku prowadzenia księgi w formie elektronicznej. Nowe przepisy wpłyną na sposób ewidencjonowania i dokumentowania przychodów i kosztów przez przedsiębiorców i biura rachunkowe.