KSeF a kody QR - od kiedy będą obowiązkowe?
Wraz z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przedsiębiorcy zostaną zobligowani do umieszczania kodów QR na fakturach, które przekazują w formie wydruku lub pliku PDF. Taki kod to prosty, dwuwymiarowy znak graficzny, dzięki któremu można szybko zidentyfikować konkretny dokument.
Kod QR na fakturze z KSeF to niewielki, kwadratowy symbol zawierający unikalny ciąg znaków. Obok niego znajduje się numer identyfikacyjny faktury nadany przez KSeF. Dzięki temu odbiorca - klient, kontrahent lub urząd - może szybko sprawdzić, czy dokument jest autentyczny. W przypadku faktur wystawionych online i przekazywanych poza systemem KSeF, na dokumencie umieszcza się jeden taki kod QR.
KSeF - kiedy faktura musi mieć kod QR
Od 1 lutego 2026, każda faktura przekazywana poza systemem KSeF będzie musiała zawierać kod QR. Dotyczy to m.in. sytuacji, gdy:
- wysyłasz fakturę kontrahentowi,
- realizujesz transakcje międzynarodowe (np. gdy siedziba nabywcy znajduje się poza Polską),
- przekazujesz fakturę w inny sposób niż przez KSeF.
Jeśli faktura krąży wyłącznie w samym systemie KSeF, kod QR nie jest wymagany.
Faktury KSeF - kiedy umieścić dwa kody QR
Jeśli faktura jest wystawiona w trybie offline, offline24 lub w trybie awaryjnym i przekazywana nabywcy poza KSeF jeszcze przed wysłaniem jej do KSeF, musi zawierać dwa kody QR:
- pierwszy z oznaczeniem „OFFLINE”,
- drugi z opisem „CERTYFIKAT”.
Gdy taka faktura zostanie już przesłana do KSeF i będzie używana poza systemem, pojawi się na niej tylko jeden kod QR - z numerem KSeF faktury.
Faktury KSeF - kiedy umieścić dwa kody QR
Kod QR pozwala odbiorcy łatwo sprawdzić, czy faktura jest prawdziwa i poprawna, szczególnie wtedy, gdy trafia do niego poza systemem KSeF.
Co będzie można z niego odczytać?
- datę wystawienia faktury,
- numer identyfikacji podatkowej (NIP) sprzedawcy,
- tzw. wyróżnik faktury.
Po zeskanowaniu kodu nabywca od razu widzi informacje potwierdzające, że dokument został wystawiony w KSeF, a jego treść zgadza się z wersją zapisaną w systemie.
Drugi kod na fakturach KSeF - po co się go umieszcza
Drugi kod QR odgrywa ważną rolę w zapewnieniu bezpieczeństwa i wiarygodności faktury.
Jego główne zadania to:
- potwierdzenie autentyczności i integralności dokumentu,
- weryfikacja, czy certyfikat jest aktywny i czy jego właściciel ma prawo wystawiać faktury w imieniu podatnika,
- oznaczanie faktur wystawionych w trybie offline24, offline lub awaryjnym, które są przekazywane poza systemem KSeF.
Warto pamiętać, że do wygenerowania takiego kodu potrzebny jest certyfikat KSeF.
Zobacz także
W związku z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur pojawiły się zmiany w ustawie o VAT dotyczące regulowania należności wynikających z e-Faktur - podatnicy są zobowiązani do podawania numeru KSeF w płatnościach. Zapraszamy do zapoznania się ze szczegółami.
Wprowadzenie Krajowego System e-Faktur znacząco zmieniło dotychczasowe zasady fakturowania. W związku z tym mogą pojawiać się wątpliwości dotyczące terminu wystawienia faktury w KSeF. Jego poprawne ustalenie jest niezbędne do prawidłowego rozliczenia VAT, określenia momentu powstania obowiązku podatkowego oraz zapewnienia firmie bezpieczeństwa podatkowego.
Podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych (CIT) zyskają więcej czasu na przekazanie ksiąg rachunkowych do administracji skarbowej. Zgodnie z projektem rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki termin przesyłania pliku JPK_KR_PD zostanie wydłużony z trzech do siedmiu miesięcy po zakończeniu roku podatkowego lub obrotowego.
Rząd zaplanował przerwę w działaniu Krajowego Systemu e-Faktur. Nastąpi ona w dniach 26-31 stycznia 2026. To dobra okazja dla firm, aby sprawdzić, czy są gotowe na nowe obowiązki i jak poradziłyby sobie w przypadku nieplanowanego braku dostępu do systemu.
Nowy system kontroli przedsiębiorców, który wszedł w życie z początkiem 2026 roku, jest bardziej przejrzysty i przewidywalny. Organy kontrolne będą działać na podstawie analizy ryzyka, a przedsiębiorcy po raz pierwszy mają wgląd w zasady, według których są typowani do kontroli.
Rewolucja podatkowa w postaci KSeF zbliża się wielkimi krokami. Korzystanie z systemu obejmie wszystkich podatników, niezależnie od formy rozliczenia, a więc również tych zwolnionych z VAT.
KSeF już niebawem zacznie obowiązywać dużych przedsiębiorców, a chwilę później resztę podatników. Ustawa przewiduje jednak sytuacje, w których korzystanie z systemu nie jest obligatoryjne.
Krajowy System e-Faktur staje się faktem. Już w 2026 r. wszystkie firmy w Polsce będą zobowiązane do korzystania z nowego rozwiązania. Jakie obowiązki czekają przedsiębiorców? Przedstawiamy najważniejsze informacje.
Faktura pro forma jest powszechnie stosowanym dokumentem handlowym. W poniższym artykule wyjaśniamy, czy będzie można ją wystawić za pomocą KSeF.