Harmonogram KSeF 2.0 - informacje Ministerstwa Finansów

Ministerstwo Finansów przedstawiło aktualny stan oraz plan wdrażania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Do 25 kwietnia można zgłaszać uwagi i opinie dotyczące projektu.

E-faktury będą obowiązkowe dla wszystkich firm - zarówno tych płacących VAT, jak i zwolnionych z niego. Wprowadzenie tego obowiązku odbędzie się w trzech etapach:

1. Od 1 lutego 2026 - obowiązek zacznie dotyczyć dużych firm, które w 2024 roku miały sprzedaż powyżej 200 milionów złotych (razem z VAT-em). 
2. Od 1 kwietnia 2026 - e-faktury będą musiały wystawiać wszystkie pozostałe firmy (czyli te mniejsze niż powyższe). 
3. Od 1 stycznia 2027 - obowiązek obejmie także najmniejsze firmy, „cyfrowo wykluczone” (mające np. utrudniony dostęp do internetu lub technologii), jeśli ich pojedyncze faktury nie przekraczają 450 zł, a miesięczna sprzedaż - 10 tys. zł.   

Faktury VAT RR (czyli te, które dokumentują zakup produktów rolnych od rolników rozliczających się ryczałtowo) nie będą obowiązkowo wystawiane przez system KSeF. Możliwość ich wystawiania w systemie pojawi się dopiero 1 kwietnia 2026, a nie (jak zapowiadano wcześniej) od 1 lutego 2026.

Warto zaznaczyć, że do końca 2026 roku: 

• utrzymana zostanie możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących, 
• nie będzie żadnych kar za błędy związane z fakturowaniem za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur, 
• przedsiębiorcy nie będą zobowiązani do podawania numeru KSeF w płatnościach za e-faktury – dotyczy to także faktur wykonanych w mechanizmie podzielonej płatności (MPP).

 

KSeF 2.0 - harmonogram wdrożenia i testy    

• Czerwiec 2025 - opublikowana zostanie nowa wersja struktury e-faktury (FA(3)), a także dokumentacja techniczna do nowego API systemu KSeF 2.0.
• Lipiec 2025 - zakończenie prac nad przepisami (ustawy i rozporządzenia).
• Listopad 2025 - pojawią się certyfikaty potrzebne do korzystania z KSeF, udostępniona zostanie testowa wersja nowej Aplikacji Podatnika (KSeF 2.0).
• 1 lutego 2026 - start I etapu: e-faktury obowiązkowe dla dużych firm.
• 1 kwietnia 2026 - start II etapu: obowiązek obejmie pozostałych przedsiębiorców.

 

KSeF 2.0 - certyfikaty wystawcy faktury

Od 1 listopada 2025 przedsiębiorcy będą mogli ubiegać się o certyfikaty wystawcy faktury. Umożliwią one uwierzytelnienie w systemie i będą niezbędne do wystawiania e-faktur w przypadku awarii systemu oraz w trybie „offline24” podczas obowiązkowego KSeF.  

Certyfikaty zapewnią bezpieczeństwo i ciągłość procesu fakturowania, niezależnie od okoliczności. Szczegóły dotyczące generowania i pobierania certyfikatu zostaną opublikowane w dokumentacji API na stronie Ministerstwa Finansów w czerwcu 2025 r. 

 

Faktury w trybie offline24 

Ministerstwo Finansów informuje, że wprowadzone zostały usprawnienia dla przedsiębiorców, które pomogą im we wdrożeniu KSeF. Najważniejszą zmianą jest możliwość wystawiania faktur w trybie „offline24” bezterminowo. 

Tryb ma realizować trzy najważniejsze cele: 

1. Ułatwić wystawianie faktur dla zagranicznych firm lub tych, które nie mają numeru NIP, w sposób dogodny dla nich. 
2. Umożliwić korzystanie z trybu „offline24” w przypadku problemów z wystawianiem i przesyłaniem e-faktur, np. z powodu słabej jakości sieci. Dzięki temu przedsiębiorcy nie będą musieli się martwić o opóźnienia w wystawianiu faktur w systemie KSeF. 
3. Ujednolicić datę wystawiania faktur w KSeF. Bez względu na to, czy faktura zostanie wystawiona w trybie online czy offline 24, data wystawienia będzie zgodna z tą, którą w treści faktury wskaże jej wystawca.  

 

KSeF 2.0 - zgłoś swoje uwagi

Przedsiębiorcy mogą zgłaszać uwagi i opinie odnośnie projektu do 25 kwietnia 2025, wysyłając je na adres sekretariat.PT@mf.gov.pl.  

Projekt ustawy wprowadzającej obowiązkowy KSeF, wraz z uzasadnieniem, Oceną Skutków Regulacji oraz raportem z konsultacji, który zawiera omówienie dotychczasowych postulatów i uwag przedsiębiorców, został opublikowany na stronie Rządowego Procesu Legislacyjnego pod linkiem: https://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12391205.