Zmiany w KSeF – harmonogram, niższe kary i oficjalne testy systemu
Rząd przedstawił nowy harmonogram wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Wśród zapowiedzi znajdują się również informacje m.in. o obniżeniu kar dla firm, które nie dostosują się do wymogów KSeF w wyznaczonym czasie oraz umożliwienie przedsiębiorcom dodawania załączników do e-faktur.
Terminy wprowadzenia KSeF
Zgodnie z nowym harmonogramem, obligatoryjny KSeF zacznie obowiązywać:
- od 1 lutego 2026 roku – dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z korektą podatku) przekroczy w 2025 roku 200 mln zł,
- od 1 kwietnia 2026 roku – dla pozostałych przedsiębiorców.
Małe podmioty “wykluczone cyfrowo”, które wystawiają niewielką liczbę faktur objęte zostaną okresem przejściowym i będą mogły korzystać z tradycyjnych metod fakturowania do września 2026 roku.
Najważniejsze zapowiedzi
- Nowa funkcja - załączniki do e-faktur: dodawanie załączników do e-faktur to zmiana szczególnie istotna dla branż takich jak energetyka czy telekomunikacja. Przedsiębiorstwa będą mogły przesyłać szczegółowe dane, np. rozliczenia związane z punktami poboru energii czy billingi. Wprowadzono jednak ograniczenia – możliwy będzie tylko jeden załącznik na fakturę, wyłącznie określonemu celowi, a nie np. promocji.
- Tryb offline: do końca 2026 roku zostanie wprowadzony tryb offline dla wszystkich podatników.
- Faktury konsumenckie: w systemie pojawi się możliwość wystawiania faktur konsumenckich.
- Obniżenie kar: w początkowym etapie planowane jest zmniejszenie kar za nieprzestrzeganie obowiązków związanych z KSeF.
- Odroczenie wymagań: przesunięcie obowiązków związanych z numerem KSeF na płatnościach i fakturach z kas rejestrujących.
- Infolinia KSeF: od początku 2025 roku ma zostać uruchomiona specjalna infolinia, zapewniająca lepszy dostęp do informacji o systemie i nowych zasadach.
Oficjalne testy systemu
Oficjalne testy ministerialne KSeF zaplanowane są na III i IV kwartał 2025 roku. Testy będą miały na celu weryfikację działania systemu przed jego pełnym uruchomieniem. Z tego powodu dla przedsiębiorców kluczowa może ukazać się pierwsza połowa roku, w której warto zakończyć przygotowania do KSeF przed oficjalnym wypróbowaniem systemu.
Zobacz także
Firmy, których miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł, nie są w 2026 r. zobowiązane do wystawiania faktur w KSeF. Warto jednak wiedzieć, które faktury wliczają się do tego limitu.
Krajowy System e-Faktur funkcjonuje już od ponad miesiąca. Po początkowych trudnościach związanych z wdrożeniem systemu i awariach Profilu Zaufanego wiele firm zgłasza problemy z widocznością i przyjmowaniem przez odbiorcę wystawionych e-Faktur w KSeF. Takie sytuacje wymuszają na księgowych ręczną weryfikację obiegu dokumentów, aby upewnić się, że są one dostępne u odbiorcy.
W związku z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur pojawiły się zmiany w ustawie o VAT dotyczące regulowania należności wynikających z e-Faktur - podatnicy są zobowiązani do podawania numeru KSeF w płatnościach. Zapraszamy do zapoznania się ze szczegółami.
Wprowadzenie Krajowego System e-Faktur znacząco zmieniło dotychczasowe zasady fakturowania. W związku z tym mogą pojawiać się wątpliwości dotyczące terminu wystawienia faktury w KSeF. Jego poprawne ustalenie jest niezbędne do prawidłowego rozliczenia VAT, określenia momentu powstania obowiązku podatkowego oraz zapewnienia firmie bezpieczeństwa podatkowego.
Podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych (CIT) zyskają więcej czasu na przekazanie ksiąg rachunkowych do administracji skarbowej. Zgodnie z projektem rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki termin przesyłania pliku JPK_KR_PD zostanie wydłużony z trzech do siedmiu miesięcy po zakończeniu roku podatkowego lub obrotowego.
Rząd zaplanował przerwę w działaniu Krajowego Systemu e-Faktur. Nastąpi ona w dniach 26-31 stycznia 2026. To dobra okazja dla firm, aby sprawdzić, czy są gotowe na nowe obowiązki i jak poradziłyby sobie w przypadku nieplanowanego braku dostępu do systemu.
Nowy system kontroli przedsiębiorców, który wszedł w życie z początkiem 2026 roku, jest bardziej przejrzysty i przewidywalny. Organy kontrolne będą działać na podstawie analizy ryzyka, a przedsiębiorcy po raz pierwszy mają wgląd w zasady, według których są typowani do kontroli.
Rewolucja podatkowa w postaci KSeF zbliża się wielkimi krokami. Korzystanie z systemu obejmie wszystkich podatników, niezależnie od formy rozliczenia, a więc również tych zwolnionych z VAT.
KSeF już niebawem zacznie obowiązywać dużych przedsiębiorców, a chwilę później resztę podatników. Ustawa przewiduje jednak sytuacje, w których korzystanie z systemu nie jest obligatoryjne.