Nowe zasady przeprowadzania kontroli u przedsiębiorców w 2026 r.

Nowy system kontroli przedsiębiorców, który wszedł w życie z początkiem 2026 roku, jest bardziej przejrzysty i przewidywalny. Organy kontrolne będą działać na podstawie analizy ryzyka, a przedsiębiorcy po raz pierwszy mają wgląd w zasady, według których są typowani do kontroli.

Od 1 stycznia 2026 r., na mocy nowych przepisów (Dz. U. z 2025 r. poz. 769), kontrole przedsiębiorców odbywają się według planu tworzonego na podstawie okresowej analizy prawdopodobieństwa naruszenia prawa w ramach wykonywania działalności gospodarczej. Analiza ma na celu sprawdzenie, w jakich branżach bądź wśród jakich przedsiębiorców istnieje największe ryzyko naruszenia przepisów. Na podstawie jej wyników zostaną określone zasady umożliwiające przypisanie przedsiębiorców do jednej z trzech kategorii ryzyka:

• niskie,
• średnie,
• wysokie. 

Sposób przeprowadzenia analizy określa:

• organ kontroli,
• lub organ nadrzędny.

Organ kontroli jest zobowiązany do zamieszczenia w Biuletynie Informacji Publicznej spisu zasad, według których przypisuje przedsiębiorców do właściwej dla nich kategorii ryzyka:

• w terminie 3 miesięcy od przyjęcia nowej analizy ryzyka (która zastępuje poprzednią),
• pomijając informacje niejawne oraz inne informacje stanowiące tajemnicę chronioną prawnie, jak również dane chroniące prywatność osoby fizycznej oraz tajemnicę przedsiębiorcy.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych jest z kolei zobowiązany do realizacji tego obowiązku w terminie nie 3, lecz 6 miesięcy.

Do tej pory organy kontroli, działając na podstawie art. 47 Prawa przedsiębiorców, udostępniały ogólne schematy procedur kontrolnych. Nie obejmowały one szczegółowych informacji dotyczących sposobu i zasad typowania firm do kontroli.
Obecne zmiany niosą ze sobą szereg udogodnień, między innymi takich jak:

• firmy mogą zobaczyć, według jakich zasad urząd ocenia ryzyko naruszenia przepisów,
• decyzja o wszczęciu kontroli powinna opierać się na jasnych, obiektywnych i bezstronnych przesłankach,
• przedsiębiorcy zyskali większą pewność, że urząd działa systematycznie i rzetelnie,
• każdy zainteresowany może sprawdzić, czy urząd prawidłowo zidentyfikował obszary największego ryzyka i czy kontroluje je wystarczająco często.

Głównym celem zmian jest poprawa jakości analiz ryzyka i – z czasem – skuteczności samych kontroli.

Co istotne, udostępnione informacje mogą mieć charakter jedynie informacyjno-poglądowy. Nie mogą być wykorzystywane przez przedsiębiorców do:

• kwestionowania zasadności kontroli i inspekcji,
• poddawania w wątpliwość wyników kontroli i inspekcji,
• podważania przypisania przedsiębiorcy do danej kategorii ryzyka.

 

Nowe zasady dotyczące planowych kontroli i analizowania ryzyka nie są stosowane w przypadkach, gdy kontrola musi zostać przeprowadzona natychmiast albo wynika z innych szczególnych okoliczności. Dotyczy to trzech sytuacji.

1. Kontrola w sytuacjach nagłych lub sytuacjach zagrożenia

Organ kontroli może sprawdzić przedsiębiorcę bez stosowania planu i analizy ryzyka, jeżeli ma uzasadnione podejrzenie, że w związku z prowadzoną działalnością mogło dojść do:

• zagrożenia życia lub zdrowia,
• popełnienia przestępstwa lub wykroczenia,
• popełnienia przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego,
• innego naruszenia prawnego zakazu lub niedopełnienia prawnego obowiązku.

2. Kontrola w sektorze finansowym 

Zasady planowania nie obowiązują, jeżeli kontrola dotyczy działalności przedsiębiorcy objętej nadzorem rynku finansowego, o którym mowa w art. 1 ust. 2 ustawy o nadzorze nad rynkiem finansowym (Dz. U. z 2025 r. poz. 640 ze zm.).

3.  Kontrola związana ze sprawdzeniem wykonania obowiązków po wcześniejszej kontroli 

Organ może przeprowadzić kontrolę poza planem, jeżeli jest ona konieczna do:

• sprawdzenia wykonania zaleceń pokontrolnych organu,
• sprawdzenia wykonania decyzji lub postanowień nakazujących usunięcie naruszeń prawa w związku z przeprowadzoną kontrolą,
• sprawdzenia, czy przedsiębiorca wykonał wezwanie, o którym mowa w art. 21a ust. 1, zobowiązanie, o którym mowa w art. 21a ust. 2, lub weryfikację powiadomienia, o którym mowa w art. 21a ust. 5 lub ust. 6 Prawa przedsiębiorców.

Nowelizacja wprowadza również reguły określające, jak często mogą być przeprowadzane kontrole planowe u przedsiębiorców, którzy zostali przypisani do kategorii niskiego i średniego ryzyka:

• niskie ryzyko - nie częściej niż raz na 5 lat,
• średnie ryzyko - nie częściej niż raz na 3 lata,
• wysokie ryzyko - nie został określony maksymalny limit kontroli planowych - mogą być prowadzone tak często, jak to będzie konieczne, aby skutecznie egzekwować przepisy i ograniczać ryzyko nieprawidłowości.

Przepisy dotyczące częstotliwości przeprowadzania kontroli nie mogą być stosowane, jeśli ratyfikowane umowy międzynarodowe, bezpośrednio stosowane przepisy prawa Unii Europejskiej lub przepisy odrębne określają inaczej. Nie dotyczą one również:

• kontroli i analiz będących we właściwości organów Krajowej Administracji Skarbowej (KAS),
• kontroli prowadzonych na podstawie umowy o systemie monitorowania i kontrolowania jakości paliw.

W przypadku, gdy przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą w więcej niż jednym zakładzie lub wyodrębnionej części przedsiębiorstwa, ograniczenie kontroli stosowane jest oddzielnie dla każdego zakładu lub części. Zasada ta nie dotyczy mikroprzedsiębiorców i małych przedsiębiorców.

Niektóre organy i rodzaje kontroli nie podlegają obowiązkowi publikowania w BIP informacji o zasadach przypisywania przedsiębiorstw do kategorii ryzyka. Dotyczy to następujących sytuacji:

• kontrola działalności gospodarczej podlegającej koncesjonowaniu,
• kontrola i analizy będące we właściwości organów Krajowej Administracji Skarbowej (KAS),
• kontrola działalności gospodarczej w obszarach, w których udostępnienie informacji, o której mowa w art. 47 ust. 1a Prawa przedsiębiorców, mogłoby stwarzać zagrożenie dla bezpieczeństwa, porządku publicznego, życia lub zdrowia ludzkiego, w tym w obszarach związanych z zapewnieniem prawidłowego funkcjonowania infrastruktury krytycznej lub realizacją przez przedsiębiorców zadań na rzecz państwowych służb odpowiedzialnych za bezpieczeństwo i porządek publiczny,
• kontrola prowadzona na podstawie ustawy o transporcie drogowym.