Obowiązek podawania numeru KSeF w płatnościach

W związku z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur pojawiły się zmiany w ustawie o VAT dotyczące regulowania należności wynikających z e-Faktur - podatnicy są zobowiązani do podawania numeru KSeF w płatnościach. Zapraszamy do zapoznania się ze szczegółami.

W sytuacji zawarcia transakcji między przedsiębiorcami na kwotę równą bądź wyższą niż 15 tys. złotych brutto, musi ona zostać zapłacona przez nabywcę w formie przelewu na rachunek bankowy, a nie gotówką. Co za tym idzie, przedsiębiorca płacący za transakcję musi podać tytuł zapłaty - czyli za co reguluje fakturę, rachunek, umowę itd. I tu rodzi się pytanie, jak postępować w przypadku regulowania e-Faktur wystawionych w KSeF.

 

Od 1 stycznia 2027 r., zgodnie z art. 108g Ustawy o VAT, czynny podatnik VAT, który dokonuje płatności za faktury ustrukturyzowane na rzecz innego czynnego podatnika VAT za pomocą polecenia zapłaty lub przelewu (bądź innego instrumentu płatniczego umożliwiającego podanie tytułu przekazu środków) jest zobowiązany do podania numeru KSeF lub zbiorczego identyfikatora nadanego tym fakturom. Przepis ten dotyczy także sytuacji, gdy za fakturę płaci inny podatnik niż jej nabywca. 

 

 

Ustawodawca przewiduje szereg wyjątków dot. podawania numeru KSeF:

• sprzedawca jest zwolniony z podatku VAT - w takim przypadku nabywca nie jest zobligowany do podania w tytule przelewu numeru KSeF,
• w sytuacji gdy sprzedawca nie może wystawić faktury w KSeF (z powodu jego awarii) wówczas sporządza ją elektronicznie wg udostępnionego wzoru KSeF, a nabywca nie musi podawać numeru identyfikacyjnego KSeF przy dokonywaniu płatności.

 

Zmiany te mają na celu:

• zapobieganie opóźnieniom w płatnościach,
• usprawnienie procesów analitycznych Szefa KAS,
• poprawienie zgodności płatności z fakturami w systemach księgowych,
• ograniczenie sytuacji wzywania przedsiębiorców do składania dodatkowych wyjaśnień.

Co istotne, przepisy te mają zastosowanie tylko do rachunków prowadzonych w działalności gospodarczej. Nie ma potrzeby otwierania nowych rachunków w Polsce w przypadku korzystania przez niektórych podatników z rachunków w zagranicznych bankach.

Po 1 stycznia 2027 r., jeżeli płatność za fakturę będzie dokonywana z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności, w komunikacie przelewu należy wskazać numer identyfikacyjny faktury nadany przez system KSeF.

Płatność w mechanizmie podzielonej płatności może mieć również charakter zbiorczy. Oznacza to, że jeżeli jeden dostawca lub usługodawca wystawi podatnikowi więcej niż jedną fakturę w okresie od jednego dnia do jednego miesiąca, możliwe jest dokonanie jednej płatności obejmującej kilka faktur.

W takim przypadku w komunikacie przelewu należy wskazać identyfikator zbiorczy nadany przez KSeF. W systemie będzie bowiem możliwe przypisanie takiego identyfikatora do co najmniej dwóch e-faktur wystawionych przez jednego podatnika dla jednego odbiorcy.