Odrzucona faktura w KSeF
Krajowy System e-Faktur funkcjonuje już od ponad miesiąca. Po początkowych trudnościach związanych z wdrożeniem systemu i awariach Profilu Zaufanego wiele firm zgłasza problemy z widocznością i przyjmowaniem przez odbiorcę wystawionych e-Faktur w KSeF. Takie sytuacje wymuszają na księgowych ręczną weryfikację obiegu dokumentów, aby upewnić się, że są one dostępne u odbiorcy.
Pierwsze tygodnie pracy przedsiębiorców z KSeF pokazują, że obsługa faktur w nowym systemie niesie za sobą większą liczbę komunikatów i dokumentów operacyjnych niż dotychczas. Brak powiadomień czy narzędzi ułatwiających automatyczne pobieranie danych sprawiają, że firmy muszą wdrażać dodatkowe procedury kontrolne.
Faktura niewidoczna u odbiorcy
Zgłaszane są przypadki, w których faktura zostaje odrzucona przez KSeF pomimo jej poprawnego wysłania. Zdarzają się również sytuacje, gdy faktura otrzymuje numer KSeF oraz status „przyjęta”, jednak nie jest widoczna po stronie odbiorcy – ani w jego systemie księgowym, ani w panelu KSeF.
Odpowiedź Ministerstwa Finansów i zalecane działania
Ministerstwo Finansów zapewnia, że te faktury, które otrzymały numer KSeF, są zapisane w systemie i nie są z niego usuwane. Jako prawdopodobne źródła problemów wskazuje m.in. kwestie integracyjne oraz zgodność z wymaganiami formatów XML.
Jako tymczasowe rozwiązanie zalecane jest:
- ponowne wysłanie faktur oraz
- przy większej skali odrzuceń - wdrożenie rozwiązań wspierających kontrolę poprawności plików XML w systemach fakturujących.
Jak wskazują eksperci, warto również:
- monitorować na bieżąco statusy w KSeF,
- archiwizować Urzędowe Potwierdzenia Odbioru (UPO),
- ustalić z kontrahentem prostą procedurę, która potwierdza odbiór faktury.
Takie działania mają zapobiec blokowaniu rozliczeń i prawa do odliczenia VAT. Równolegle będą prowadzone prace mające na celu dokładne zdiagnozowanie przyczyny oraz wprowadzenie usprawnień.
Zobacz także
Firmy, których miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł, nie są w 2026 r. zobowiązane do wystawiania faktur w KSeF. Warto jednak wiedzieć, które faktury wliczają się do tego limitu.
W związku z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur pojawiły się zmiany w ustawie o VAT dotyczące regulowania należności wynikających z e-Faktur - podatnicy są zobowiązani do podawania numeru KSeF w płatnościach. Zapraszamy do zapoznania się ze szczegółami.
Wprowadzenie Krajowego System e-Faktur znacząco zmieniło dotychczasowe zasady fakturowania. W związku z tym mogą pojawiać się wątpliwości dotyczące terminu wystawienia faktury w KSeF. Jego poprawne ustalenie jest niezbędne do prawidłowego rozliczenia VAT, określenia momentu powstania obowiązku podatkowego oraz zapewnienia firmie bezpieczeństwa podatkowego.
Podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych (CIT) zyskają więcej czasu na przekazanie ksiąg rachunkowych do administracji skarbowej. Zgodnie z projektem rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki termin przesyłania pliku JPK_KR_PD zostanie wydłużony z trzech do siedmiu miesięcy po zakończeniu roku podatkowego lub obrotowego.
Rząd zaplanował przerwę w działaniu Krajowego Systemu e-Faktur. Nastąpi ona w dniach 26-31 stycznia 2026. To dobra okazja dla firm, aby sprawdzić, czy są gotowe na nowe obowiązki i jak poradziłyby sobie w przypadku nieplanowanego braku dostępu do systemu.
Nowy system kontroli przedsiębiorców, który wszedł w życie z początkiem 2026 roku, jest bardziej przejrzysty i przewidywalny. Organy kontrolne będą działać na podstawie analizy ryzyka, a przedsiębiorcy po raz pierwszy mają wgląd w zasady, według których są typowani do kontroli.
Rewolucja podatkowa w postaci KSeF zbliża się wielkimi krokami. Korzystanie z systemu obejmie wszystkich podatników, niezależnie od formy rozliczenia, a więc również tych zwolnionych z VAT.
KSeF już niebawem zacznie obowiązywać dużych przedsiębiorców, a chwilę później resztę podatników. Ustawa przewiduje jednak sytuacje, w których korzystanie z systemu nie jest obligatoryjne.