e-Pomoc techniczna
Jak aktywować tryb obiegu dokumentów w Portalu Dokumentów?
Program: Dokumenty firmy, InsERT GT, InsERT nexo, Portal Dokumentów, Rachmistrz GT, Rachmistrz nexo, Rewizor GT, Rewizor nexo
Kategoria: Komunikacja, Konfiguracja, Użytkownicy
Usługa Portal Dokumentów pozwala na zmianę sposobu pracy. Tryby służą do tworzenia i obsługi elastycznej ścieżki przepływu dokumentów, przeznaczonych do zaksięgowania, wewnątrz przedsiębiorstwa.
Osoba odpowiedzialna za przepływ dokumentów w firmie ma możliwość analizy przesłanych dokumentów, ich kwalifikacji, przekazania dokumentu do dowolnego pracownika (w celu wykonania działań i czynności na/w związku z dokumentem), przekazania dokumentu do akceptacji (np. zatwierdzenie wydatku przez dyrektora finansowego) a ostatecznie zakończenia przepływu dokumentu poprzez przesłanie go do księgowości lub zakończenie przepływu już na poziomie aplikacji webowej. Dodatkowo umożliwia sprawdzenie pełnej historii aktywności związanej z dokumentem. Aby uruchomić wersję rozszerzoną, należy:
Uwaga! Uruchomienie wersji rozszerzonej możliwe jest tylko przez użytkownika posiadającego uprawienia administratora globalnego.
1. Przejść na stronę Konta InsERT i się zalogować.
2. W prawym górnym rogu kliknąć Aplikacje, następnie Portal Dokumentów.
3. Kliknąć koło zębate znajdujące się w prawym górnym rogu, następnie Ustawienia aplikacji.
4. Kliknąć Wybierz dla Obiegu dokumentów.
Po uruchomieniu obiegu dokumentów zostanie wyświetlona informacja o konieczności nadania uprawnień użytkownikom, którzy będą pracować z systemem.
Portal Dokumentów może posiadać kilku użytkowników, którzy mogą wykonywać wszystkie akcje, dzięki czemu w sytuacji, gdy np. dokumenty przypisane zostały do jednego z nich i trafił on na zwolnienie chorobowe, to drugi użytkownik może przejąć te dokumenty i przypisać je do siebie, a następnie przesłać je do odpowiednich osób. Natomiast użytkownik nieposiadający tych uprawnień może jedynie dodać dokumenty oraz odesłać, np. z komentarzem do otrzymanego dokumentu. Różnice pomiędzy uprawnieniami zostały opisane tutaj.
W celu wskazania operatora należy nadać Uprawnienia do akcji na dokumentach odpowiedniemu pracownikowi/pracownikom.
Każdy z przesłanych dokumentów będzie widoczny w opowiadającym dla niego module, np. nowo dodane dokumenty będą widoczne w module U mnie, a te przekazane do innego użytkownika w module W toku.
Wchodząc na dany dokument, można wykonać jedną z dostępnych akcji, sprawdzić Aktywność, czy też podejrzeć dokument.
Po przekazaniu dokumentu dalej edycja nie jest możliwa. Jedynie użytkownik, który otrzyma dokument, może dokonać zmian.
Artykuł należy do zbioru tematów e–Pomocy opisujących Portal Dokumentów.