Faktura wystawiona poza KSeF, a odliczenie VAT
Od 1 lutego 2026 roku zacznie obowiązywać wymóg wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). W związku z tym już teraz pojawia się pytanie: czy faktura wystawiona poza KSeF nadal będzie stanowiła podstawę do odliczenia VAT? Dowiedz się, jakie stanowisko przyjął organ podatkowy.
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF
Zgodnie z projektem ustawy o VAT, od:
- 1 lutego 2026 - przedsiębiorcy, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 roku 200 mln zł;
- 1 kwietnia 2026 - pozostali przedsiębiorcy
będą zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pomocą KSeF. Przepisy przewidują wyjątki, m.in. dla podmiotów zagranicznych bez siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce.
Warto zaznaczyć, że obowiązek korzystania z wystawiania faktur przy użyciu KSeF dotyczy sprzedawców, a nie kupujących. Nabywca nie ma obowiązku weryfikowania, czy sprzedawca był objęty obowiązkiem korzystania z wystawiania faktur przy użyciu tego systemu.
Stanowisko organu podatkowego
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że faktura wystawiona z pominięciem KSeF może stanowić podstawę do odliczenia VAT, o ile spełnione są poniższe warunki:
- nabywca jest czynnym podatnikiem VAT,
- zakup dotyczy działalności opodatkowanej,
- faktura dokumentuje rzeczywiste zdarzenia gospodarcze.
Dyrektor KIS wskazał również, że dla zachowania prawa do odliczenia istotne jest, aby towary lub usługi podlegały opodatkowaniu i nie korzystały przy tym ze zwolnienia od tego podatku. Co więcej, prawo do odliczenia przysługuje także w przypadku nabycia towarów lub usług związanych z działalnością prowadzoną poza terytorium kraju - pod warunkiem, że podatnik posiada dokumenty potwierdzające związek podatku naliczonego z tymi czynnościami i że odliczenie byłoby możliwe, gdyby czynności te były wykonywane w Polsce.
Co to oznacza w praktyce
- Forma techniczna faktury (np. brak wystawienia przez KSeF) nie wyklucza prawa do odliczenia VAT.
- Ryzyko związane z naruszeniem obowiązku korzystania z KSeF obciąża wystawcę faktury - nie nabywcę.
- Nabywca nie musi wiedzieć, czy sprzedawca miał obowiązek stosować KSeF (np. czy miał siedzibę w Polsce).
Bezpłatne webinarium o KSeF
Chcesz dowiedzieć się więcej o nadchodzących zmianach? Weź udział w bezpłatnym webinarium “Krajowy System e-Faktur - aktualne założenia, procedury i wymagania”.
Podczas spotkania:
- wyjaśnimy sposób działania KSeF;
- omówimy nowe obowiązki i wymagania wobec firm;
- przedstawimy harmonogram wdrażania;
- podpowiemy, co robić w razie awarii lub niedostępności systemu.
Zobacz także
W związku z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur pojawiły się zmiany w ustawie o VAT dotyczące regulowania należności wynikających z e-Faktur - podatnicy są zobowiązani do podawania numeru KSeF w płatnościach. Zapraszamy do zapoznania się ze szczegółami.
Wprowadzenie Krajowego System e-Faktur znacząco zmieniło dotychczasowe zasady fakturowania. W związku z tym mogą pojawiać się wątpliwości dotyczące terminu wystawienia faktury w KSeF. Jego poprawne ustalenie jest niezbędne do prawidłowego rozliczenia VAT, określenia momentu powstania obowiązku podatkowego oraz zapewnienia firmie bezpieczeństwa podatkowego.
Rewolucja podatkowa w postaci KSeF zbliża się wielkimi krokami. Korzystanie z systemu obejmie wszystkich podatników, niezależnie od formy rozliczenia, a więc również tych zwolnionych z VAT.
KSeF już niebawem zacznie obowiązywać dużych przedsiębiorców, a chwilę później resztę podatników. Ustawa przewiduje jednak sytuacje, w których korzystanie z systemu nie jest obligatoryjne.
Faktura pro forma jest powszechnie stosowanym dokumentem handlowym. W poniższym artykule wyjaśniamy, czy będzie można ją wystawić za pomocą KSeF.