Wyjątki wyłączone z obsługi KSeF
KSeF już niebawem zacznie obowiązywać dużych przedsiębiorców, a chwilę później resztę podatników. Ustawa przewiduje jednak sytuacje, w których korzystanie z systemu nie jest obligatoryjne.
Zwolnienie z KSeF ze względu na status uczestników transakcji
Zwolnieni z korzystania z KSeF będą:
- podatnicy, którzy nie mają siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce,
- podatnicy, którzy posiadają stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce, ale nie uczestniczy ono w danej transakcji,
- przedsiębiorcy wystawiający faktury na rzecz konsumentów (B2C),
- przedsiębiorcy wystawiający faktury RR dla rolników zryczałtowanych w ich imieniu.
W powyższych przypadkach istnieje jednak możliwość dobrowolnego korzystania z KSeF.
Zwolnienie z KSeF w procedurach szczególnych
Niektóre rodzaje transakcji nie będą miały możliwości dokumentowania ich w KSeF ze względów technicznych (np. brak polskiego NIP). Są to transakcje rozliczane w ramach:
- procedury OSS (w tym nieunijnej),
- procedury IOSS przy imporcie,
- procedury dot. międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób.
Faktury wyłączone z KSeF wg ustawy
Ustawa wprowadzająca KSeF mówi również o kolejnych przypadkach, w których faktury nie trafią do systemu, a są to:
- bilety jednorazowe za przejazd płatną autostradą, autobusem, pociągiem, promem czy samolotem,
- usługi zwolnione z VAT wymienione w art. 43 ust. 1 pkt 7 oraz 37–41 ustawy o VAT, w tym transakcje finansowe, usługi bankowe, ubezpieczeniowe, kredytowe i obrót papierami wartościowymi,
- faktury wystawiane w ramach samofakturowania, gdy żadna ze stron transakcji nie jest zidentyfikowana za pomocą polskiego NIP-u.
Dokumenty sprzedażowe niepodlegające KSeF
Do KSeF wprowadzane będą wyłącznie faktury w rozumieniu ich definicji określonej w ustawie o VAT. Inne dokumenty sprzedażowe czy dokumenty wewnętrzne, które nie są fakturami VAT, będą funkcjonować poza systemem. Przykładami takich dokumentów mogą być:
- rachunki w rozumieniu Ordynacji podatkowej,
- faktury proformy,
- noty obciążeniowe i uznaniowe.
Zobacz także
Firmy, których miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł, nie są w 2026 r. zobowiązane do wystawiania faktur w KSeF. Warto jednak wiedzieć, które faktury wliczają się do tego limitu.
Krajowy System e-Faktur funkcjonuje już od ponad miesiąca. Po początkowych trudnościach związanych z wdrożeniem systemu i awariach Profilu Zaufanego wiele firm zgłasza problemy z widocznością i przyjmowaniem przez odbiorcę wystawionych e-Faktur w KSeF. Takie sytuacje wymuszają na księgowych ręczną weryfikację obiegu dokumentów, aby upewnić się, że są one dostępne u odbiorcy.
W związku z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur pojawiły się zmiany w ustawie o VAT dotyczące regulowania należności wynikających z e-Faktur - podatnicy są zobowiązani do podawania numeru KSeF w płatnościach. Zapraszamy do zapoznania się ze szczegółami.
Wprowadzenie Krajowego System e-Faktur znacząco zmieniło dotychczasowe zasady fakturowania. W związku z tym mogą pojawiać się wątpliwości dotyczące terminu wystawienia faktury w KSeF. Jego poprawne ustalenie jest niezbędne do prawidłowego rozliczenia VAT, określenia momentu powstania obowiązku podatkowego oraz zapewnienia firmie bezpieczeństwa podatkowego.
Rewolucja podatkowa w postaci KSeF zbliża się wielkimi krokami. Korzystanie z systemu obejmie wszystkich podatników, niezależnie od formy rozliczenia, a więc również tych zwolnionych z VAT.