Termin wystawienia faktury w KSeF - najważniejsze informacje

Wprowadzenie Krajowego System e-Faktur znacząco zmieniło dotychczasowe zasady fakturowania. W związku z tym mogą pojawiać się wątpliwości dotyczące terminu wystawienia faktury w KSeF. Jego poprawne ustalenie jest niezbędne do prawidłowego rozliczenia VAT, określenia momentu powstania obowiązku podatkowego oraz zapewnienia firmie bezpieczeństwa podatkowego.

 

 

Ogólna zasada określająca termin wystawiania faktur została zawarta w art. 106i ust. 1 Ustawy z 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (czyli ustawa o VAT). Według tego przepisu fakturę należy wystawić najpóźniej do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy lub wykonano usługę (z zastrzeżeniem ust. 2–9). Są jednak wyjątki, dla których obowiązek podatkowy powstaje na szczególnych zasadach. Dotyczy to m.in.: usług budowlanych i budowlano-montażowych, dostaw oraz drukowania książek, gazet i czasopism, a także dostaw energii i gazu oraz świadczenia usług o charakterze ciągłym (takich jak usługi telekomunikacyjne, najem, dzierżawa, leasing czy stała obsługa prawna i biurowa), w których  moment wystawienia faktury związany jest z upływem terminu płatności.

Aktualne przepisy określają również najwcześniejszy dozwolony moment wystawienia faktury - może ona zostać sporządzona nie wcześniej niż 60 dni od dostarczenia towaru, wykonania usługi lub otrzymania całości lub części zapłaty. Reguła ta nie dotyczy faktur dokumentujących m.in. usług najmu, dzierżawy, mediów oraz stałej obsługi prawnej i biurowej, pod warunkiem że określają one okres rozliczeniowy.

W sytuacji sprzedaży zwolnionej z VAT lub sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej faktura jest wystawiana na prośbę nabywcy - wtedy termin jej wystawienia zależy od chwili zgłoszenia przez niego takiego żądania:

• do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano sprzedaży – jeżeli żądanie zostało zgłoszone do końca tego miesiąca lub
• w terminie 15 dni od dnia zgłoszenia żądania – jeżeli zostało ono zgłoszone po upływie miesiąca, w którym miała miejsce sprzedaż.

 

Wprowadzenie KSeF nie zmienia terminów dokumentowania sprzedaży, które są określone w ustawie o VAT - podatnicy nadal muszą ich przestrzegać. Nowy system fakturowania wpływa przede wszystkim na techniczne procesowanie dokumentu i moment uznania go za wystawiony w znaczeniu prawnym. Faktura nie musi znaleźć się w systemie w dniu dokonania transakcji, o ile zostanie tam wysłana w terminie określonym w ustawie o VAT. To samo tyczy się sytuacji otrzymania całości lub części zapłaty przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi - fakturę należy wystawić najpóźniej do 15. dnia miesiąca po miesiącu, w którym otrzymano środki. Jeżeli dostarczenie towaru lub wykonanie usługi miało miejsce w tym samym miesiącu, dozwolone jest wystawienie faktury końcowej bez obowiązku sporządzania osobnej faktury zaliczkowej - warunkiem jest zastosowanie się do ustawowych terminów.

 

• Momentem wystawienia faktury w sensie prawnym jest data jej przesłania do KSeF, czyli dzień nadania unikatowego numeru KSeF (za dzień wystawienia faktury uznaje się datę zawartą w polu P_1.).
• Możliwe jest wystawienie faktury w ostatnim dniu terminu w trybie offline, pod warunkiem jej późniejszego przekazania do KSeF zgodnie z przepisami.
• Dla nabywcy istotna jest data nadania numeru KSeF, ponieważ od niej zależy moment uznania faktury za otrzymaną oraz możliwość odliczenia podatku naliczonego (szczególnie jeżeli dotyczy transakcji na przełomie miesięcy).
• KSeF nie zmienia ustawowych terminów wystawiania faktur, lecz wpływa na sposób ich realizacji.

Oznacza to, że podatnicy są zobowiązani do przestrzegania ustawowych terminów wystawienia faktury oraz prawidłowego zarządzania momentem przesłania jej do KSeF. Należy zatem pamiętać o bieżącym monitorowaniu terminów ze szczególnym uwzględnieniem reguł dotyczących trybu offline - zwłaszcza w przypadkach problemów technicznych z dostępem do systemu.