Obsługa KSeF w przypadku współpracy innego systemu handlowego z programem księgowym linii GT (oddzielne bazy danych)

Aktywacja funkcjonalności związanych z KSeF

Uwaga! Komunikacja z produkcyjnym środowiskiem Krajowego Systemu e-Faktur jest możliwa tylko na podmiocie produkcyjnym, posiadającym zarejestrowaną licencję Subiekta, Rachmistrza lub Rewizora GT i podłączone Konto InsERT.

W celu rozpoczęcia pracy z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) Pan Marcin powinien aktywować go w systemie. W tym celu należy przejść Kreator wdrożeniowy KSeF2.0. Zagadnienie to zostało szczegółowo opisane w poniższych artykułach e-Pomocy techcznicznej:

• ​​Rachmistrz i Rewizor GT– Kreator wdrożeniowy KSeF (wgrywanie certyfikatu),
  

• Subiekt GT – Kreator wdrożeniowy KSeF (wgrywanie certyfikatu).
  

Odbiór e-Faktur z systemu

Po wyborze certyfikatu uwierzytelniającego oraz wskazaniu, które faktury mają być pobierane, Pan Edward może przejść do odbioru e-Faktur z KSeF. W tym celu może wykorzystać dwa sposoby odbioru:

• Odbiór ​automatyczny,
  

• Odbiór ​ ręczny.
  

Aby skonfigurować automatyczny odbiór e-Faktur, należy:

1. Przejść do modułu Parametry, a następnie odszukać i dwukrotnie kliknąć KSeF.

2. Udostępnione zostały dwie opcje:

• Automatycznie co: – e-Faktury zostaną automatycznie pobrane do programu w odstępach czasowych ustalonych przez użytkownika.
  

• Po uruchomieniu programu – e-Faktury zostaną automatycznie pobrane do danego podmiotu przy uruchomieniu programu.
  

3. W momencie, gdy do programu pobrane zostaną nowe e-Faktury wyświetlone zostanie informujące o tym powiadomienie.

Alternatywnym rozwiązaniem jest pobranie e-Faktur z systemu ręcznie. W tym celu należy:

1. Przejść do modułu Dokumenty Pobrane, a następnie wybrać Pobierz – z KSeF i wskazać odpowiednią opcję:

• od ostatniego odbioru – program natychmiastowo zacznie pobieranie dokumentów od daty ostatniego wykonania tej operacji;
  

• z wybranego okresu – program w następnym kroku będzie wymagał od użytkownika określenia okresu, z którego zostaną pobrane, dokumenty (niezależnie od daty ustawionej w parametrach KSeF);
  

• o numerze KSeF – program będzie wymagał wprowadzenia numeru KSeF dokumentu do pobrania.
  

Dekretacja dokumentów z KSeF

Po tym, jak dokumenty z KSeF zostaną wczytane do programu księgowego, Pan Edward może przejść do dekretacji pobranych dokumentów. Do wyboru ma dwie opcje:

• Zaksięgowanie dokumentu pobranego z KSeF ​ręcznie,
  

• Zaksięgowanie dokumentu pobranego z KSeF ​przy użyciu schematu importu.
  

Aby zaksięgować dokumenty ręcznie, należy:

1. Przejść do modułu Dokumenty pobrane, zaznaczyć pozycję na liście, a następnie wskazać Wprowadzanie – Ręcznie. Po wskazaniu rodzaju zapisu i ewidencji VAT kliknąć Wprowadź z potwierdzeniem.

2. Wyświetli się okno dodawania wybranych zapisów. W lewym, dolnym rogu można przełączać się pomiędzy widokiem zapisu księgowego a zapisem w Ewidencji VAT. Po uzupełnieniu wszystkich niezbędnych danych zatwierdzić przyciskiem Zapisz.

Alternatywnym rozwiązaniem jest wykorzystanie schematów importu. Aby to zrobić, należy:

​Przejść do modułu​ Ewidencje pomocnicze – Schematy importu i dekretacji (Rewizor) lub Administracja – Schematy importu (Rachmistrz) i utworzyć schematy importu dostosowane do indywidualnych.​​

Domyślnie w programie dodane są podstawowe schematy dla KSeF. Tworzenie schematów importu dla dokumentów z KSeF zostało opisane tutaj dla Rachmistrza GT, oraz tutaj dla Rewizora GT.

Po utworzeniu odpowiednich schematów importu można przejść do dekretacji automatycznej. W tym celu należy:

1. Przejść do modułu Dokumenty pobrane, zaznaczyć pozycję na liście, a następnie wskazać Wprowadzanie – Schemat importu. Po wskazaniu odpowiedniego schematu importu oznaczyć go jako Zatwierdzony i kliknąć Wprowadź z potwierdzeniem.