Odrzucona faktura w KSeF
Krajowy System e-Faktur funkcjonuje już od ponad miesiąca. Po początkowych trudnościach związanych z wdrożeniem systemu i awariach Profilu Zaufanego wiele firm zgłasza problemy z widocznością i przyjmowaniem przez odbiorcę wystawionych e-Faktur w KSeF. Takie sytuacje wymuszają na księgowych ręczną weryfikację obiegu dokumentów, aby upewnić się, że są one dostępne u odbiorcy.
Pierwsze tygodnie pracy przedsiębiorców z KSeF pokazują, że obsługa faktur w nowym systemie niesie za sobą większą liczbę komunikatów i dokumentów operacyjnych niż dotychczas. Brak powiadomień czy narzędzi ułatwiających automatyczne pobieranie danych sprawiają, że firmy muszą wdrażać dodatkowe procedury kontrolne.
Faktura niewidoczna u odbiorcy
Zgłaszane są przypadki, w których faktura zostaje odrzucona przez KSeF pomimo jej poprawnego wysłania. Zdarzają się również sytuacje, gdy faktura otrzymuje numer KSeF oraz status „przyjęta”, jednak nie jest widoczna po stronie odbiorcy – ani w jego systemie księgowym, ani w panelu KSeF.
Odpowiedź Ministerstwa Finansów i zalecane działania
Ministerstwo Finansów zapewnia, że te faktury, które otrzymały numer KSeF, są zapisane w systemie i nie są z niego usuwane. Jako prawdopodobne źródła problemów wskazuje m.in. kwestie integracyjne oraz zgodność z wymaganiami formatów XML.
Jako tymczasowe rozwiązanie zalecane jest:
- ponowne wysłanie faktur oraz
- przy większej skali odrzuceń - wdrożenie rozwiązań wspierających kontrolę poprawności plików XML w systemach fakturujących.
Jak wskazują eksperci, warto również:
- monitorować na bieżąco statusy w KSeF,
- archiwizować Urzędowe Potwierdzenia Odbioru (UPO),
- ustalić z kontrahentem prostą procedurę, która potwierdza odbiór faktury.
Takie działania mają zapobiec blokowaniu rozliczeń i prawa do odliczenia VAT. Równolegle będą prowadzone prace mające na celu dokładne zdiagnozowanie przyczyny oraz wprowadzenie usprawnień.
Zobacz także
Firmy, których miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł, nie są w 2026 r. zobowiązane do wystawiania faktur w KSeF. Warto jednak wiedzieć, które faktury wliczają się do tego limitu.
W związku z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur pojawiły się zmiany w ustawie o VAT dotyczące regulowania należności wynikających z e-Faktur - podatnicy są zobowiązani do podawania numeru KSeF w płatnościach. Zapraszamy do zapoznania się ze szczegółami.
Wprowadzenie Krajowego System e-Faktur znacząco zmieniło dotychczasowe zasady fakturowania. W związku z tym mogą pojawiać się wątpliwości dotyczące terminu wystawienia faktury w KSeF. Jego poprawne ustalenie jest niezbędne do prawidłowego rozliczenia VAT, określenia momentu powstania obowiązku podatkowego oraz zapewnienia firmie bezpieczeństwa podatkowego.
Rewolucja podatkowa w postaci KSeF zbliża się wielkimi krokami. Korzystanie z systemu obejmie wszystkich podatników, niezależnie od formy rozliczenia, a więc również tych zwolnionych z VAT.