KSeF: załączniki do e-faktur
W momencie uruchomienia Krajowego System e-Faktur (KSeF) przedsiębiorcy zyskają możliwość przesyłania e-faktur z załącznikami. Choć nie będzie to obowiązkowe, rozwiązanie może ułatwić dokumentowanie bardziej złożonych transakcji.
Dostępność funkcji
Nowa funkcja będzie dostępna dla podmiotów po uprzednim zgłoszeniu za pośrednictwem usługi e-Urząd Skarbowy. Możliwość składania takich zgłoszeń zostanie uruchomiona 1 stycznia 2026 r.
Funkcjonalność ta nie będzie obowiązkowa, ani ograniczona do konkretnych branż. Została stworzona głównie z myślą o firmach, które w załącznikach do faktur dodają rozbudowane dane w zakresie ceny towaru/usługi oraz jednostki miary i ilości.
Zasady działania
Załączniki do faktur będą obsługiwane w ramach schemy FA3. To oznacza, że oprogramowanie księgowe oraz systemy ERP przedsiębiorców będą musiały zostać dostosowane do obsługi tego standardu, aby prawidłowo przesyłać i przetwarzać dane w KSeF.
Obowiązek uprzedniego powiadomienia
Wprowadzenie obowiązku wcześniejszego zgłoszenia o zamiarze przesłania faktur z załącznikiem ma charakter bezpieczeństwa systemowego. Ze względu na potencjalne zagrożenia związane z przesyłaniem większych i bardziej złożonych plików – w tym ryzyko cyberataków i prób nadużyć – administracja skarbowa zdecydowała się na wdrożenie środka prewencyjnego.
Harmonogram wdrożenia
Choć możliwość przesyłania e-faktur z załącznikami będzie dostępna dopiero od 2026 roku, przedsiębiorcy powinni już teraz rozpocząć przygotowania. W szczególności warto uwzględnić te zmiany przy planowaniu przyszłych aktualizacji oprogramowania. Ministerstwo Finansów zapowiada, że szczegółowa dokumentacja techniczna, która wyjaśni wszystkie zasady funkcjonowania nowej opcji, zostanie opublikowana w drugiej połowie 2025 roku. To pozwoli firmom na dokładne zaplanowanie wdrożenia rozwiązania.
Zobacz także
KSeF już niebawem zacznie obowiązywać dużych przedsiębiorców, a chwilę później resztę podatników. Ustawa przewiduje jednak sytuacje, w których korzystanie z systemu nie jest obligatoryjne.
Faktura pro forma jest powszechnie stosowanym dokumentem handlowym. W poniższym artykule wyjaśniamy, czy będzie można ją wystawić za pomocą KSeF.
Z początkiem lutego 2026 r. wejdzie w życie obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF. Aby móc wystawić fakturę w trybie offline lub uwierzytelnić się w systemie, konieczne będzie posiadanie certyfikatu KSeF.
Prezydent Karol Nawrocki podpisał ustawę, która wprowadzi obowiązkowy Krajowy System e-Faktur. Oznacza to koniec procesu legislacyjnego na poziomie ustawodawczym. Tym samym data wdrożenia KSeF w przyszłym roku nie powinna już ulec zmianie.
Wraz z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przedsiębiorcy zostaną zobligowani do umieszczania kodów QR na fakturach, które przekazują w formie wydruku lub pliku PDF. Taki kod to prosty, dwuwymiarowy znak graficzny, dzięki któremu można szybko zidentyfikować konkretny dokument.