KSeF: załączniki do e-faktur
W momencie uruchomienia Krajowego System e-Faktur (KSeF) przedsiębiorcy zyskają możliwość przesyłania e-faktur z załącznikami. Choć nie będzie to obowiązkowe, rozwiązanie może ułatwić dokumentowanie bardziej złożonych transakcji.
Dostępność funkcji
Nowa funkcja będzie dostępna dla podmiotów po uprzednim zgłoszeniu za pośrednictwem usługi e-Urząd Skarbowy. Możliwość składania takich zgłoszeń zostanie uruchomiona 1 stycznia 2026 r.
Funkcjonalność ta nie będzie obowiązkowa, ani ograniczona do konkretnych branż. Została stworzona głównie z myślą o firmach, które w załącznikach do faktur dodają rozbudowane dane w zakresie ceny towaru/usługi oraz jednostki miary i ilości.
Zasady działania
Załączniki do faktur będą obsługiwane w ramach schemy FA3. To oznacza, że oprogramowanie księgowe oraz systemy ERP przedsiębiorców będą musiały zostać dostosowane do obsługi tego standardu, aby prawidłowo przesyłać i przetwarzać dane w KSeF.
Obowiązek uprzedniego powiadomienia
Wprowadzenie obowiązku wcześniejszego zgłoszenia o zamiarze przesłania faktur z załącznikiem ma charakter bezpieczeństwa systemowego. Ze względu na potencjalne zagrożenia związane z przesyłaniem większych i bardziej złożonych plików – w tym ryzyko cyberataków i prób nadużyć – administracja skarbowa zdecydowała się na wdrożenie środka prewencyjnego.
Harmonogram wdrożenia
Choć możliwość przesyłania e-faktur z załącznikami będzie dostępna dopiero od 2026 roku, przedsiębiorcy powinni już teraz rozpocząć przygotowania. W szczególności warto uwzględnić te zmiany przy planowaniu przyszłych aktualizacji oprogramowania. Ministerstwo Finansów zapowiada, że szczegółowa dokumentacja techniczna, która wyjaśni wszystkie zasady funkcjonowania nowej opcji, zostanie opublikowana w drugiej połowie 2025 roku. To pozwoli firmom na dokładne zaplanowanie wdrożenia rozwiązania.
Zobacz także
Firmy, których miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł, nie są w 2026 r. zobowiązane do wystawiania faktur w KSeF. Warto jednak wiedzieć, które faktury wliczają się do tego limitu.
Krajowy System e-Faktur funkcjonuje już od ponad miesiąca. Po początkowych trudnościach związanych z wdrożeniem systemu i awariach Profilu Zaufanego wiele firm zgłasza problemy z widocznością i przyjmowaniem przez odbiorcę wystawionych e-Faktur w KSeF. Takie sytuacje wymuszają na księgowych ręczną weryfikację obiegu dokumentów, aby upewnić się, że są one dostępne u odbiorcy.
W związku z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur pojawiły się zmiany w ustawie o VAT dotyczące regulowania należności wynikających z e-Faktur - podatnicy są zobowiązani do podawania numeru KSeF w płatnościach. Zapraszamy do zapoznania się ze szczegółami.
Wprowadzenie Krajowego System e-Faktur znacząco zmieniło dotychczasowe zasady fakturowania. W związku z tym mogą pojawiać się wątpliwości dotyczące terminu wystawienia faktury w KSeF. Jego poprawne ustalenie jest niezbędne do prawidłowego rozliczenia VAT, określenia momentu powstania obowiązku podatkowego oraz zapewnienia firmie bezpieczeństwa podatkowego.
Rewolucja podatkowa w postaci KSeF zbliża się wielkimi krokami. Korzystanie z systemu obejmie wszystkich podatników, niezależnie od formy rozliczenia, a więc również tych zwolnionych z VAT.