KSeF: tryb offline24
Ministerstwo Finansów informuje o wprowadzeniu możliwości stałego korzystania z trybu offline24 przy wystawianiu faktur. Wcześniej zakładano, że będzie to jedynie tryb przejściowy. Co to oznacza w praktyce?
Na czym polega tryb offline24
Tryb offline24 to rozwiązanie umożliwiające wystawienie faktury bez natychmiastowego przesyłania jej do Krajowego Systemy e-Faktur (KSeF). Taka faktura musi zostać przesłana do systemu najpóźniej do końca następnego dnia roboczego. Mimo późniejszej wysyłki, zachowywana jest pierwotna data wystawienia.
Jak przekazywać faktury wystawione w trybie offline24 nabywcom
- Krajowi podatnicy VAT – otrzymują fakturę wyłącznie przez KSeF. Przepisy nie przewidują alternatywnych form dostarczenia dokumentu.
-
Kontrahenci zagraniczni, konsumenci i podmioty bez NIP –
faktura może być udostępniona poza KSeF, w sposób uzgodniony z odbiorcą (np.
wydruk lub plik PDF), i oznaczona dwoma kodami QR:
- jeden umożliwia weryfikację w KSeF (oznaczenie “offline”),
- drugi potwierdza autentyczność i integralność treści (oznaczenie “certyfikat”).
Certyfikaty wystawcy faktur
Aby móc wystawiać faktury w trybie offline24 (a także w okresie awarii i niedostępności KSeF), przedsiębiorca musi posiadać certyfikat wystawcy. Przedsiębiorcy będą mogli składać wnioski o jego uzyskanie od 1 listopada 2025 r. Szczegóły dotyczące generowania i pobierania certyfikatu zostaną opublikowane w dokumentacji API na stronie Ministerstwa Finansów w czerwcu 2025 r.
Przypominamy aktualny harmonogram wdrażania KSeF:
- 30 czerwica 2025 r. - opublikowana została nowa wersja struktury e-faktury (FA(3)), a także dokumentacja techniczna do nowego API systemu KSeF 2.0,
- termin nieokreślony - zakończenie prac nad przepisami (ustawy i rozporządzenia),
- 1 listopada 2025 r. - pojawią się certyfikaty wystawy faktury oraz udostępniona zostanie testowa wersja nowej Aplikacji Podatnika (KSeF 2.0),
- 1 lutego 2026 r. - start I etapu: e-faktury obowiązkowe dla dużych firm,
- 1 kwietnia 2026 r. - start II etapu: obowiązek obejmie pozostałych przedsiębiorców.
Zobacz także
KSeF już niebawem zacznie obowiązywać dużych przedsiębiorców, a chwilę później resztę podatników. Ustawa przewiduje jednak sytuacje, w których korzystanie z systemu nie jest obligatoryjne.
Faktura pro forma jest powszechnie stosowanym dokumentem handlowym. W poniższym artykule wyjaśniamy, czy będzie można ją wystawić za pomocą KSeF.
Z początkiem lutego 2026 r. wejdzie w życie obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF. Aby móc wystawić fakturę w trybie offline lub uwierzytelnić się w systemie, konieczne będzie posiadanie certyfikatu KSeF.
Prezydent Karol Nawrocki podpisał ustawę, która wprowadzi obowiązkowy Krajowy System e-Faktur. Oznacza to koniec procesu legislacyjnego na poziomie ustawodawczym. Tym samym data wdrożenia KSeF w przyszłym roku nie powinna już ulec zmianie.
Wraz z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przedsiębiorcy zostaną zobligowani do umieszczania kodów QR na fakturach, które przekazują w formie wydruku lub pliku PDF. Taki kod to prosty, dwuwymiarowy znak graficzny, dzięki któremu można szybko zidentyfikować konkretny dokument.