KSeF: tryb offline24
Ministerstwo Finansów informuje o wprowadzeniu możliwości stałego korzystania z trybu offline24 przy wystawianiu faktur. Wcześniej zakładano, że będzie to jedynie tryb przejściowy. Co to oznacza w praktyce?
Na czym polega tryb offline24
Tryb offline24 to rozwiązanie umożliwiające wystawienie faktury bez natychmiastowego przesyłania jej do Krajowego Systemy e-Faktur (KSeF). Taka faktura musi zostać przesłana do systemu najpóźniej do końca następnego dnia roboczego. Mimo późniejszej wysyłki, zachowywana jest pierwotna data wystawienia.
Jak przekazywać faktury wystawione w trybie offline24 nabywcom
- Krajowi podatnicy VAT – otrzymują fakturę wyłącznie przez KSeF. Przepisy nie przewidują alternatywnych form dostarczenia dokumentu.
-
Kontrahenci zagraniczni, konsumenci i podmioty bez NIP –
faktura może być udostępniona poza KSeF, w sposób uzgodniony z odbiorcą (np.
wydruk lub plik PDF), i oznaczona dwoma kodami QR:
- jeden umożliwia weryfikację w KSeF (oznaczenie “offline”),
- drugi potwierdza autentyczność i integralność treści (oznaczenie “certyfikat”).
Certyfikaty wystawcy faktur
Aby móc wystawiać faktury w trybie offline24 (a także w okresie awarii i niedostępności KSeF), przedsiębiorca musi posiadać certyfikat wystawcy. Przedsiębiorcy będą mogli składać wnioski o jego uzyskanie od 1 listopada 2025 r. Szczegóły dotyczące generowania i pobierania certyfikatu zostaną opublikowane w dokumentacji API na stronie Ministerstwa Finansów w czerwcu 2025 r.
Przypominamy aktualny harmonogram wdrażania KSeF:
- 30 czerwica 2025 r. - opublikowana została nowa wersja struktury e-faktury (FA(3)), a także dokumentacja techniczna do nowego API systemu KSeF 2.0,
- termin nieokreślony - zakończenie prac nad przepisami (ustawy i rozporządzenia),
- 1 listopada 2025 r. - pojawią się certyfikaty wystawy faktury oraz udostępniona zostanie testowa wersja nowej Aplikacji Podatnika (KSeF 2.0),
- 1 lutego 2026 r. - start I etapu: e-faktury obowiązkowe dla dużych firm,
- 1 kwietnia 2026 r. - start II etapu: obowiązek obejmie pozostałych przedsiębiorców.
Zobacz także
Firmy, których miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł, nie są w 2026 r. zobowiązane do wystawiania faktur w KSeF. Warto jednak wiedzieć, które faktury wliczają się do tego limitu.
Krajowy System e-Faktur funkcjonuje już od ponad miesiąca. Po początkowych trudnościach związanych z wdrożeniem systemu i awariach Profilu Zaufanego wiele firm zgłasza problemy z widocznością i przyjmowaniem przez odbiorcę wystawionych e-Faktur w KSeF. Takie sytuacje wymuszają na księgowych ręczną weryfikację obiegu dokumentów, aby upewnić się, że są one dostępne u odbiorcy.
W związku z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur pojawiły się zmiany w ustawie o VAT dotyczące regulowania należności wynikających z e-Faktur - podatnicy są zobowiązani do podawania numeru KSeF w płatnościach. Zapraszamy do zapoznania się ze szczegółami.
Wprowadzenie Krajowego System e-Faktur znacząco zmieniło dotychczasowe zasady fakturowania. W związku z tym mogą pojawiać się wątpliwości dotyczące terminu wystawienia faktury w KSeF. Jego poprawne ustalenie jest niezbędne do prawidłowego rozliczenia VAT, określenia momentu powstania obowiązku podatkowego oraz zapewnienia firmie bezpieczeństwa podatkowego.
Rewolucja podatkowa w postaci KSeF zbliża się wielkimi krokami. Korzystanie z systemu obejmie wszystkich podatników, niezależnie od formy rozliczenia, a więc również tych zwolnionych z VAT.