KSeF a kody QR - od kiedy będą obowiązkowe?
Wraz z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przedsiębiorcy zostaną zobligowani do umieszczania kodów QR na fakturach, które przekazują w formie wydruku lub pliku PDF. Taki kod to prosty, dwuwymiarowy znak graficzny, dzięki któremu można szybko zidentyfikować konkretny dokument.
Kod QR na fakturze z KSeF to niewielki, kwadratowy symbol zawierający unikalny ciąg znaków. Obok niego znajduje się numer identyfikacyjny faktury nadany przez KSeF. Dzięki temu odbiorca - klient, kontrahent lub urząd - może szybko sprawdzić, czy dokument jest autentyczny. W przypadku faktur wystawionych online i przekazywanych poza systemem KSeF, na dokumencie umieszcza się jeden taki kod QR.
KSeF - kiedy faktura musi mieć kod QR
Od 1 lutego 2026, każda faktura przekazywana poza systemem KSeF będzie musiała zawierać kod QR. Dotyczy to m.in. sytuacji, gdy:
- wysyłasz fakturę kontrahentowi,
- realizujesz transakcje międzynarodowe (np. gdy siedziba nabywcy znajduje się poza Polską),
- przekazujesz fakturę w inny sposób niż przez KSeF.
Jeśli faktura krąży wyłącznie w samym systemie KSeF, kod QR nie jest wymagany.
Faktury KSeF - kiedy umieścić dwa kody QR
Jeśli faktura jest wystawiona w trybie offline, offline24 lub w trybie awaryjnym i przekazywana nabywcy poza KSeF jeszcze przed wysłaniem jej do KSeF, musi zawierać dwa kody QR:
- pierwszy z oznaczeniem „OFFLINE”,
- drugi z opisem „CERTYFIKAT”.
Gdy taka faktura zostanie już przesłana do KSeF i będzie używana poza systemem, pojawi się na niej tylko jeden kod QR - z numerem KSeF faktury.
Faktury KSeF - kiedy umieścić dwa kody QR
Kod QR pozwala odbiorcy łatwo sprawdzić, czy faktura jest prawdziwa i poprawna, szczególnie wtedy, gdy trafia do niego poza systemem KSeF.
Co będzie można z niego odczytać?
- datę wystawienia faktury,
- numer identyfikacji podatkowej (NIP) sprzedawcy,
- tzw. wyróżnik faktury.
Po zeskanowaniu kodu nabywca od razu widzi informacje potwierdzające, że dokument został wystawiony w KSeF, a jego treść zgadza się z wersją zapisaną w systemie.
Drugi kod na fakturach KSeF - po co się go umieszcza
Drugi kod QR odgrywa ważną rolę w zapewnieniu bezpieczeństwa i wiarygodności faktury.
Jego główne zadania to:
- potwierdzenie autentyczności i integralności dokumentu,
- weryfikacja, czy certyfikat jest aktywny i czy jego właściciel ma prawo wystawiać faktury w imieniu podatnika,
- oznaczanie faktur wystawionych w trybie offline24, offline lub awaryjnym, które są przekazywane poza systemem KSeF.
Warto pamiętać, że do wygenerowania takiego kodu potrzebny jest certyfikat KSeF.
Zobacz także
Firmy, których miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł, nie są w 2026 r. zobowiązane do wystawiania faktur w KSeF. Warto jednak wiedzieć, które faktury wliczają się do tego limitu.
Krajowy System e-Faktur funkcjonuje już od ponad miesiąca. Po początkowych trudnościach związanych z wdrożeniem systemu i awariach Profilu Zaufanego wiele firm zgłasza problemy z widocznością i przyjmowaniem przez odbiorcę wystawionych e-Faktur w KSeF. Takie sytuacje wymuszają na księgowych ręczną weryfikację obiegu dokumentów, aby upewnić się, że są one dostępne u odbiorcy.
W związku z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur pojawiły się zmiany w ustawie o VAT dotyczące regulowania należności wynikających z e-Faktur - podatnicy są zobowiązani do podawania numeru KSeF w płatnościach. Zapraszamy do zapoznania się ze szczegółami.
Wprowadzenie Krajowego System e-Faktur znacząco zmieniło dotychczasowe zasady fakturowania. W związku z tym mogą pojawiać się wątpliwości dotyczące terminu wystawienia faktury w KSeF. Jego poprawne ustalenie jest niezbędne do prawidłowego rozliczenia VAT, określenia momentu powstania obowiązku podatkowego oraz zapewnienia firmie bezpieczeństwa podatkowego.
Rewolucja podatkowa w postaci KSeF zbliża się wielkimi krokami. Korzystanie z systemu obejmie wszystkich podatników, niezależnie od formy rozliczenia, a więc również tych zwolnionych z VAT.