KSeF a kody QR - od kiedy będą obowiązkowe?
Wraz z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przedsiębiorcy zostaną zobligowani do umieszczania kodów QR na fakturach, które przekazują w formie wydruku lub pliku PDF. Taki kod to prosty, dwuwymiarowy znak graficzny, dzięki któremu można szybko zidentyfikować konkretny dokument.
Kod QR na fakturze z KSeF to niewielki, kwadratowy symbol zawierający unikalny ciąg znaków. Obok niego znajduje się numer identyfikacyjny faktury nadany przez KSeF. Dzięki temu odbiorca - klient, kontrahent lub urząd - może szybko sprawdzić, czy dokument jest autentyczny. W przypadku faktur wystawionych online i przekazywanych poza systemem KSeF, na dokumencie umieszcza się jeden taki kod QR.
KSeF - kiedy faktura musi mieć kod QR
Od 1 lutego 2026, każda faktura przekazywana poza systemem KSeF będzie musiała zawierać kod QR. Dotyczy to m.in. sytuacji, gdy:
- wysyłasz fakturę kontrahentowi,
- realizujesz transakcje międzynarodowe (np. gdy siedziba nabywcy znajduje się poza Polską),
- przekazujesz fakturę w inny sposób niż przez KSeF.
Jeśli faktura krąży wyłącznie w samym systemie KSeF, kod QR nie jest wymagany.
Faktury KSeF - kiedy umieścić dwa kody QR
Jeśli faktura jest wystawiona w trybie offline, offline24 lub w trybie awaryjnym i przekazywana nabywcy poza KSeF jeszcze przed wysłaniem jej do KSeF, musi zawierać dwa kody QR:
- pierwszy z oznaczeniem „OFFLINE”,
- drugi z opisem „CERTYFIKAT”.
Gdy taka faktura zostanie już przesłana do KSeF i będzie używana poza systemem, pojawi się na niej tylko jeden kod QR - z numerem KSeF faktury.
Faktury KSeF - kiedy umieścić dwa kody QR
Kod QR pozwala odbiorcy łatwo sprawdzić, czy faktura jest prawdziwa i poprawna, szczególnie wtedy, gdy trafia do niego poza systemem KSeF.
Co będzie można z niego odczytać?
- datę wystawienia faktury,
- numer identyfikacji podatkowej (NIP) sprzedawcy,
- tzw. wyróżnik faktury.
Po zeskanowaniu kodu nabywca od razu widzi informacje potwierdzające, że dokument został wystawiony w KSeF, a jego treść zgadza się z wersją zapisaną w systemie.
Drugi kod na fakturach KSeF - po co się go umieszcza
Drugi kod QR odgrywa ważną rolę w zapewnieniu bezpieczeństwa i wiarygodności faktury.
Jego główne zadania to:
- potwierdzenie autentyczności i integralności dokumentu,
- weryfikacja, czy certyfikat jest aktywny i czy jego właściciel ma prawo wystawiać faktury w imieniu podatnika,
- oznaczanie faktur wystawionych w trybie offline24, offline lub awaryjnym, które są przekazywane poza systemem KSeF.
Warto pamiętać, że do wygenerowania takiego kodu potrzebny jest certyfikat KSeF.
Zobacz także
W związku z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur pojawiły się zmiany w ustawie o VAT dotyczące regulowania należności wynikających z e-Faktur - podatnicy są zobowiązani do podawania numeru KSeF w płatnościach. Zapraszamy do zapoznania się ze szczegółami.
Wprowadzenie Krajowego System e-Faktur znacząco zmieniło dotychczasowe zasady fakturowania. W związku z tym mogą pojawiać się wątpliwości dotyczące terminu wystawienia faktury w KSeF. Jego poprawne ustalenie jest niezbędne do prawidłowego rozliczenia VAT, określenia momentu powstania obowiązku podatkowego oraz zapewnienia firmie bezpieczeństwa podatkowego.
Rewolucja podatkowa w postaci KSeF zbliża się wielkimi krokami. Korzystanie z systemu obejmie wszystkich podatników, niezależnie od formy rozliczenia, a więc również tych zwolnionych z VAT.
KSeF już niebawem zacznie obowiązywać dużych przedsiębiorców, a chwilę później resztę podatników. Ustawa przewiduje jednak sytuacje, w których korzystanie z systemu nie jest obligatoryjne.
Faktura pro forma jest powszechnie stosowanym dokumentem handlowym. W poniższym artykule wyjaśniamy, czy będzie można ją wystawić za pomocą KSeF.