Certyfikat KSeF - najważniejsze informacje

Z początkiem lutego 2026 r. wejdzie w życie obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF. Aby móc wystawić fakturę w trybie offline lub uwierzytelnić się w systemie, konieczne będzie posiadanie certyfikatu KSeF.

 

Certyfikat KSeF jest elektronicznym poświadczeniem tożsamości podmiotu lub osoby wystawiającej e-Faktury. Jego posiadanie pozwoli na wydajne, bezpieczne i zautomatyzowane korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur.

Będą dwa typy certyfikatu:

• typ 1 (uwierzytelniający) - jako jedna z metod uwierzytelniania się w KSeF,
• typ 2 (offline) - umożliwia oznaczenie faktury kodem potwierdzającym tożsamość wystawcy w trybie offline, np. w przypadku awarii systemu lub w pracy w trybie offline24.

Co istotne, każdy typ certyfikatu będzie generowany osobno. Nie będzie możliwości wygenerowania certyfikatu, który będzie miał zastosowanie dla obu funkcji.

 

Możliwość złożenia wniosku o certyfikat będzie dostępna od 1 listopada 2025 r. na stronie Ministerstwa Finansów, w sekcji poświęconej KSeF, za pośrednictwem Modułu Certyfikatów i Uprawnień (MCU). Aby wystąpić o jego wydanie, wymagane będzie uwierzytelnienie się w KSeF jako podatnik lub osoba uprawniona za pomocą np.:

• podpisu zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
• kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.

 

O certyfikat KSeF będą mogły wnioskować - bez dodatkowych wymogów - następujące podmioty:

• osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu ZAW-FA,
• osoby fizyczne posiadające uprawnienia właścicielskie,
• podatnicy niebędący osobami fizycznymi, którzy posiadają uprawnienia właścicielskie i uwierzytelniają się w KSeF za pomocą pieczęci elektronicznej. 

 

Obowiązek ponownego nadania uprawnień w MCU powstanie, gdy:

• osoba fizyczna nie została uprawniona na podstawie ZAW-FA w KSeF 1.0 do 31 października 2025 r.,
• podmiot otrzymał uprawnienia do KSeF do 31 października 2025 r.

Po przywróceniu uprawnień w module MCU osoba fizyczna lub podmiot uzyskują możliwość złożenia wniosku o certyfikat KSeF oraz jego pobrania.

Certyfikat będzie ważny przez 2 lata - licząc od daty wskazanej we wniosku lub od daty wydania certyfikatu (jeśli we wniosku nie podano daty początkowej, od której ma być ważny).

 

Certyfikat może zostać wydany:

• osobie fizycznej identyfikowanej po numerze NIP lub PESEL - pod warunkiem, że będzie posiada jakiekolwiek uprawnienie do korzystania z KSeF,
• firmie (np. spółce z o.o.) posiadającej NIP - po uwierzytelnieniu się w systemie za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.

Po zalogowaniu się do KSeF przy użyciu pieczęci kwalifikowanej spółka będzie mogła wnioskować o wydanie i pobrać wiele certyfikatów na dane spółki, a następnie udostępnić je swoim pracownikom. Jeżeli pracownik wystawi fakturę z użyciem takiego certyfikatu, w systemie będą widnieć dane spółki, a nie osoby, która wystawiła tę fakturę. Natomiast w sytuacji, gdy certyfikat zostanie wydany na numer PESEL pracownika, to w systemie będą widnieć dane pracownika, który wystawił fakturę w imieniu spółki.

Należy pamiętać, że udostępnianie certyfikatu wydanego na osobę fizyczną innej osobie jest niedozwolone.

Dotychczasowe tokeny autoryzacyjne będą działać równolegle wraz z certyfikatami do 31 grudnia 2026 r. Docelowo od 1 stycznia 2027 r. funkcjonować będą wyłącznie certyfikaty.

Co istotne, certyfikaty i tokeny nie są równoważne. Token zawiera określone uprawnienia podatnika, które nadawane są w chwili jego generowania. Certyfikat KSeF nie przenosi takich uprawnień, a służy jedynie do uwierzytelniania w systemie, podobnie jak np. podpis kwalifikowany.