Obsługa bibliotek dokumentów w programach InsERT GT

​Biblioteka dokumentów jest miejscem, w którym przechowuje się dokumenty zewnętrzne, nieewidencjonowane standardowo w systemie, ale dla p​rowadzonej działalności biznesowej szczególnie istotne. Biblioteka dokumentów jest udostępniona kontekstowo:

• dla pracownika (moduł Ewidencja pracowników – menu Operacje),
  

• dla kontrahenta (moduł Kontrahenci – menu Operacje),

• dla towaru (moduł Towary i usługi – menu Operacje),

• dla podmiotu (menu Podmiot),

• dla dokumentu handlowego i magazynowego (moduły z dokumentami handlowymi i magazynowymi, menu Operacje),​​
  

• dla klientów: kontrahenta, pracownika firmy i personelu (w Gestorze GT)​,​
  

• dla szans sprzedaży (w Gestorze GT),
  

• dla działań (w Gestorze GT).​
  

Dla każdego z wymienionych obiektów ewidencjonowane w bibliotece dokumenty będą różne. Dla podmiotu będą to: ważne dokumenty kadry zarządzającej, regulaminy, postanowienia, wytyczne, decyzje, a także raporty czy sprawozdania finansowe. Dla dokumentu handlowego będzie to dodatkowa korespondencja i dokumentacja handlowa związana z transakcją szczególnie istotna w transakcjach wewnątrzwspólnotowych, jak też poza unijnych. Oczywiście to są tylko przykłady.

Dla pracownika

Aby przejść do biblioteki dokumentów dla pracownika, należy przejść przez górne menu Operacje – Biblioteka dokumentów.

W oknie Biblioteka dokumentów po lewej stronie dostępne jest menu do obsługi dokumentów.

• Dodaj – umożliwia wczytanie z dowolnej lokalizacji (dysk, dyskietka, zasób sieciowy) pliku do biblioteki.

• Dodaj i podpisz – podczas dodawania dokumentów do Biblioteki dostępny jest między innymi znacznik E-podpis. Został on dodany do programu wraz z wprowadzeniem funkcji podpisywania elektronicznie faktur sprzedaży eksportowanych do formatu PDF. Takie faktury mogą być automatycznie dodawane do biblioteki. Są wówczas oznaczane jako pliki podpisane elektronicznie.

• Otwórz – operacja umożliwia otworzenie wybranego elementu z biblioteki. W zależności od typu pliku zostanie uruchomiona odpowiednia aplikacja systemowa (np. dla plików .txt domyślnie będzie to notatnik).

• Zapisz jako – umożliwia wyeksportowanie z biblioteki dowolnych dokumentów (plików).

• Zmień opis – wyświetla okno Nagłówek dokumentu umożliwiające uszczegółowienie danych wprowadzanego do biblioteki dokumentu. Użytkownik ma możliwość wpisania nazwy dokumentu, dodatkowego opisu oraz nadania kategorii ze słownika kategorii dokumentów w bibliotece, która może posłużyć do podziału dokumentów.

• Drukuj – wydruk dokumentu z poziomu programu odpowiedniego do danego typu plików.

• Wyślij e-mailem – umożliwia wysyłkę pliku jako załącznik za pomocną zewnętrznego klienta poczty elektronicznej.

• Eksportuj dokumentację – eksport pliku z biblioteki w dowolną lokalizację.

• Powiąż pliki – umożliwia wiązanie plików w pary typu plik PDF + plik podpisu elektronicznego

• Usuń – usuwa zaznaczony dokument z biblioteki.

Dla kontrahenta i towaru:

Dla kontrahenta czy towaru mogą to być: skany zezwoleń, certyfikatów, umowy partnerskie, handlowe, aneksy, potwierdzenia, jak też zdjęcia, loga, prezentacje czy krótkie filmy.

• Dodaj – umożliwia wczytanie z dowolnej lokalizacji (dysk, dyskietka, zasób sieciowy) pliku do biblioteki;

• Otwórz – operacja umożliwia otworzenie wybranego elementu z biblioteki. W zależności od typu pliku zostanie uruchomiona odpowiednia aplikacja systemowa (np. dla plików .txt domyślnie będzie to notatnik);

• Zapisz jako – ​umożliwia wyeksportowanie z biblioteki dowolnych dokumentów (plików);

• Zmień opis – wyświetla okno Nagłówek dokumentu umożliwiające uszczegółowienie danych wprowadzanego do biblioteki dokumentu. Użytkownik ma możliwość wpisania nazwy dokumentu, dodatkowego opisu oraz nadania kategorii ze słownika kategorii dokumentów w bibliotece​, która może posłużyć do podziału dokumentów;

• Drukuj – wydruk dokumentu z poziomu programu odpowiedniego do danego typu plików;

• Wyślij e-mailem – umożliwia wysyłkę pliku jako załącznik za pomocną zewnętrznego klienta poczty elektronicznej.

• Powiąż pliki – umożliwia wiązanie plików w pary typu plik PDF + plik podpisu elektronicznego;

• Zablokuj/Odblokuj – (dostępna w menu kontekstowym) powoduje aktywację lub dezaktywację blokady uniemożliwiającej edycję, lub usunięcie wybranego dokumentu/pliku;

• Usuń – (dostępna w menu kontekstowym) usuwa zaznaczony dokument z biblioteki.

Dla podmiotu

Aby przejść do biblioteki dokumentów dla pracownika, należy przejść przez górne menu Podmiot – Biblioteka dokumentów.​

 ​

Dla dokumentu handlowego i magazynowego

Aby przejść do biblioteki dokumentów dla dokumentu handlowego, należy zaznaczyć dokument, a następnie przejść przez górne menu Operacje – Biblioteka dokumentów.

Dla szans klientów

​Aby przejść do biblioteki dokumentów dla klientów, należy przejść przez górne menu Widok – Klienci, a następnie w tabeli w dolnej części okna na zakładkę Biblioteka dokumentów.

​

Dla szans sprzedaży

Aby przejść do biblioteki dokumentów dla pracownika, należy przejść przez górne menu Widok – Szanse sprzedaży, a następnie w tabeli w dolnej części okna na zakładkę Biblioteka dokumentów.

Dla działań

Aby przejść do biblioteki dokumentów dla pracownika, należy przejść przez górne menu Widok – Działania, a następnie po zaznaczeniu działania, w tabeli w dolnej części okna na zakładkę Biblioteka dokumentów.

Powiązane zagadnienia e-Pomocy technicznej: