e-Pomoc techniczna

Scenariusz obsługi KSeF dla biura rachunkowego wykorzystującego program Rachmistrz GT lub Rewizor GT oraz Portal Dokumentów

Program: InsERT GT, Portal Biura, Rachmistrz GT, Rewizor GT

Kategoria: Dekretacja dokumentów, Dokumenty, KSeF, Scenariusze pracy

Komunikacja z biurem rachunkowym za pomocą usługi Portal Dokumentów

Portal Dokumentów to narzędzie, które będzie wspomagać komunikację między klientem biura a biurem rachunkowym.

Dzięki usłudze możliwe będzie pobieranie dokumentów przekazanych w formie e-Faktur, plików PDF oraz zdjęć do programów księgowych linii InsERT nexo, lub InsERT GT.

Dostęp do Portalu dokumentów będzie udostępniany przez biuro rachunkowe za pomocą programu księgowego Rachmistrz GT lub Rewizor GT. Po otrzymaniu zaproszenia, klient biura rachunkowego będzie mógł zdecydować się na pracę w jednym z trzech trybów:

a) Tryb pracy: Podgląd.

Faktury zostają pobrane z KSeF do programu księgowego bez aktywności klienta. Jednak klient w tym trybie pracy otrzymuję dostęp do podglądu faktur pochodzących z KSeF oraz ma możliwość przesłania dokumentów, które nie są obsługiwane przez KSeF np. faktury od zagranicznych kontrahentów.

Zaletą tak udostępnionej aplikacji będzie fakt, że klient ma wgląd do przesłanych dokumentów, a pracownik biura rachunkowego otrzymuje faktury bez opóźnień.

b) Tryb pracy: Akceptacja i opis dokumentów przez klienta biura.

Ta opcja sprawdza się przede wszystkim w sytuacji, gdy przedsiębiorstwu zależy na błyskawicznym dostarczaniu dokumentów do księgowości, ale istnieje konieczność ich wcześniejszej weryfikacji i akceptacji. Należy wówczas wskazać użytkowników, którzy będą za to odpowiedzialni.

Kolejną zaletą tego trybu pracy będzie możliwość dodawania dokumentów przez innych pracowników firmy np. faktury od zagranicznych kontrahentów w formie PDF lub zdjęć. Takie dokumenty również trafią do tego samego użytkownika, który jest odpowiedzialny za akceptację dokumentów KSeF.

Dokumenty zostaną pobrane do programu księgowego po aktywności klienta biura rachunkowego w Portalu Dokumentów.

c) Tryb pracy: Obieg dokumentów.

Rozwiązanie dla firm, gdzie niektóre dokumenty będą potrzebowały dodatkowej akceptacji lub opisu. W tym trybie pracy, dokumenty od wszystkich użytkowników i z KSeF trafią do osób z odpowiednimi uprawnieniami.

Zaletą takiego modelu, będzie możliwość stworzenia własnej, elastycznej ścieżki przekazywania dokumentów wewnątrz firmy. Tryb ten sprawdza się przede wszystkim w przypadku bardziej skomplikowanych procesów wewnątrz firmy i zapewnia efektywny obieg dokumentów księgowych.

Przykład wykorzystania:

Pracownik firmy musiał oddać służbowy samochód do naprawy. Obieg dokumentu mógłby w takiej sytuacji wyglądać następująco:

1. Firma otrzymuje fakturę za naprawę samochodu.

2. Osoba odpowiedzialna za zarządzanie dokumentami, po otrzymaniu i analizie faktury, przekazuje ją z powrotem do pracownika z prośbą o doprecyzowanie, o który samochód chodzi.

3. Pracownik opisuje dokument, podając konkretne dane, jak np. tablica rejestracyjna naprawionego pojazdu.

4. Osoba odpowiedzialna za przepływ dokumentów weryfikuje poprawność merytoryczną dodanego przez pracownika opisu, a następnie przekazuje go do akceptacji dyrektora z własnym komentarzem, np. „szczegóły w opisie”.

5. Dyrektor zapoznaje się z opisem i jeśli wszystko się zgadza, akceptuje wydatek.

6. Osoba odpowiedzialna za obieg otrzymuje zaakceptowaną przez dyrektora fakturę i przekazuje ją do biura rachunkowego.

Dekretacja dokumentów w programie księgowym linii GT

Po tym, jak dokumenty z Portalu Biura zostaną pobrane do programu księgowego, użytkownik może przejść do dekretacji pobranych dokumentów. Do wyboru ma dwie opcje:

Zaksięgowanie dokumentu pobranego z Portalu Dokumentów ręcznie.
Zaksięgowanie dokumentu pobranego z Portalu Dokumentów przy użyciu schematu importu.

Aby zaksięgować dokumenty ręcznie, należy:

1. Przejść do modułu Portal Biura – Dokumenty, zaznaczyć pozycję na liście, a następnie wskazać Wprowadzanie – Ręcznie. Po wskazaniu rodzaju zapisu księgowego i ewidencji VAT kliknąć Wprowadź z potwierdzeniem.

2. Wyświetli się okno dodawania wybranych zapisów. W lewym, dolnym rogu można przełączać się pomiędzy widokiem zapisu księgowego a zapisem w Ewidencji VAT. Po uzupełnieniu wszystkich niezbędnych danych zatwierdzić przyciskiem Zapisz.

Alternatywnym rozwiązaniem jest wykorzystanie schematów importu. W tym celu konieczne jest włączenie danej funkcji w Laboratorium. Aby to zrobić, należy:

1. Kliknąć moduł Parametry, a następnie odszukać i przejść do Laboratorium.

2. Aktywować funkcję Schematy importu dla Portalu Biura i zatwierdzić przyciskiem OK.

Tworzenie schematów importu dla dokumentów z Portalu Biura zostało opisane tutaj dla Rachmistrza GT, oraz tutaj dla Rewizora GT.

Po aktywacji funkcji w Laboratorium i utworzeniu odpowiednich schematów importu można przejść do dekretacji automatycznej. W tym celu należy:

1. Przejść do modułu Portal Biura – Dokumenty, zaznaczyć pozycję na liście, a następnie wskazać Wprowadzanie – Schemat importu. Po wskazaniu odpowiedniego schematu importu oznaczyć go jako Zatwierdzony i kliknąć Wprowadź z potwierdzeniem.

2. Szczegóły zapisu zostaną uzupełnione automatycznie zgodnie z wybranym schematem importu – użytkownik ma możliwość ręcznej poprawy wprowadzonych danych. Po weryfikacji poprawności tworzonych zapisów potwierdzić przyciskiem Zapisz.