e-Pomoc techniczna

Dokumenty firmy – Sposoby pracy z dokumentami

Program: Dokumenty firmy, InsERT GT, InsERT nexo

Kategoria: Komunikacja, Konfiguracja, Pierwsze kroki, Scenariusze pracy

Dokumenty firmy to usługa przeznaczona dla przedsiębiorstw prowadzących własną księgowość przy pomocy Rachmistrza lub Rewizora nexo/GT. Umożliwia pracownikom szybką wysyłkę dokumentów do działu księgowego firmy, np. w formie plików PDF lub zdjęć. Znacząco przyspiesza także wprowadzanie ich do systemu dzięki funkcji automatycznego odczytu (OCR). Przepływ dokumentów w firmie staje się prosty i zarazem skuteczny.

W ustawieniach aplikacji do wyboru są trzy sposoby pracy z dokumentami:

Automatyczna wysyłka do programu księgowego
Wysyłka z akceptacją
Obieg dokumentów

Wybór sposobu pracy nie jest ostateczny. Można go zmienić w dowolnym momencie w ustawieniach aplikacji co pozwala na odzwierciedlenie zmian w operowaniu dokumentami w ramach przedsiębiorstwa. W zależności od wybranego sposobu pracy, Dokumenty firmy dają inne możliwości.

Automatyczna wysyłka do programu księgowego

Ten sposób pracy służy do bezpośredniego przesyłania dokumentów do programu księgowego. To najprostszy scenariusz, polegający na zdalnym dostarczaniu ich do księgowości oraz automatycznym odczytywaniu treści.

Pracownik, po zalogowaniu do usługi, ma dostęp do wysłanych dokumentów oraz możliwość dodania kolejnego.

Podczas przekazywania istnieje możliwość dodania opisu. Następnie dokument zostaje wysłany do programu księgowego. Dopóki dokument nie zostanie odebrany (dokument posiada status Wysłany), można łatwo zmienić jego opis lub go usunąć, np. w razie pomyłki.

Wysyłka z akceptacją

Ta opcja sprawdza się przede wszystkim w sytuacji, gdy przedsiębiorstwu zależy na błyskawicznym dostarczaniu dokumentów do księgowości, ale istnieje konieczność ich wcześniejszej weryfikacji/akceptacji.

Po wejściu w dostarczony dokument do wyboru są dwie opcje: zaakceptować i automatycznie wysłać go do programu księgowego lub odrzucić, co jest równoznaczne z usunięciem. Ten tryb pracy wyróżnia dwa typu użytkowników: Zwykli i z uprawnieniami do akcpetacji dokumentów.

Obieg dokumentów

Sposób pozwalający na stworzenie własnej, elastycznej ścieżki przekazywania dokumentów wewnątrz firmy. Sprawdza się przede wszystkim w przypadku bardziej skomplikowanych procesów i zapewnia efektywny obieg dokumentów księgowych.

Użytkownicy posiadające odpowiednie uprawnienia mogą w tym trybie przeanalizować oraz dokonać kwalifikacji otrzymanych dokumentów, a następnie przekazać je do odpowiednich osób w celu dokonania dalszych działań (np. uzupełnienia opisu czy sprawdzenia poprawności merytorycznej) lub akceptacji (np. w celu zatwierdzenia wydatku przez dyrektora finansowego firmy). Obieg można zakończyć poprzez wysłanie dokumentów do programu księgowego albo zamknąć go na poziomie usługi.