e-Pomoc techniczna
Rachmistrz GT – Jak opisać dokument otrzymany przez usługę Dokumenty firmy?
Program: Dokumenty firmy, InsERT GT, Rachmistrz GT
Kategoria: Dekretacja dokumentów, Dokumenty księgowe
Dokumenty firmy to usługa wspomagająca skuteczną komunikację i współpracę w firmie. Dzięki usłudze Dokumenty możliwe jest pobieranie przekazanych za pomocą portalu Dokumenty dokumentów w formie plików pdf lub zdjęć, prosto do programów księgowych InsERT GT. W jednym miejscu można analizować przesłane dokumenty, dodawać na ich podstawie zapisy księgowe lub wyjaśnić z klientem wątpliwości odnośnie dokumentu.
Po otrzymaniu danych od klienta (proces ten zajmuje około 30 minut od wysyłki dokumentów) księgowość może przystąpić do ich opisywania. W tym celu należy:
1. Przejść do modułu Ewidencje księgowe – Dokumenty firmy. Moduł składa się z trzech sekcji:
- lewej, na której znajduje się lista otrzymanych dokumentów (przy korzystaniu z modułu należy zwracać na filtry wybrane nad listą),
- środkowej, do której wprowadzany jest opis dokumentu, w której znajdują się przyciski funkcyjne oraz zakładka Komunikacja gdzie przesyłane są uwagi od klienta względem zaznaczonego dokumentu,
- prawej, prezentującej otrzymany dokument.
2. Zaznaczyć dokument, a następnie w środkowej sekcji wprowadzić dane takie jak: Kategoria, Rodzaj wprowadzania: ręczne lub schematem importu (więcej o sposobach wprowadzania można przeczytać tutaj). Wprowadzane dane są zapisywane na bieżąco. Po opisaniu dokumentu użytkownik może opisać kolejny dokument (korzystając z przycisków Poprzedni i Następny lub zaznaczając go bezpośrednio z listy) lub przystąpić do wprowadzania wybranego dokumentu.
Dodatkowo na zakładce Komunikacja w środkowym panelu istnieje możliwość sporządzenia Notatki księgowej.
Na liście dokumentów, używając opcji Popraw dane dokumentu dostępnej pod Prawym Przyciskiem Myszy lub kliknięciu klawisza Enter otworzyć można okno Dane dokumentu i uzupełnić, czy poprawić bardziej szczegółowe dane tj.: Daty dokumentu, miesiąc rozliczeniowy, Typ dokumentu, Rodzaj faktury, numer dokumentu, kontrahent, notatkę księgową, czy metodę wprowadzenia. Kolorem zielonym oznaczone są dane odczytane z dokumentu. Przyciskami Poprzedni i Następny można nawigować między dokumentami bez konieczności zamykania okna.
Zagadnienie należy do zbioru: Podstawowe zagadnienia dotyczące usługi Dokumenty