e-Pomoc techniczna

Gestor nexo – Jak utworzyć szablon umów z klientami?

Program: Gestor nexo, InsERT nexo, Subiekt nexo

Moduł Umowy z klientami jest dostępny tylko na licencji Gestora nexo PRO.

Szablon umów z klientami wykorzystywany jest, gdy firma wystawia powtarzalne umowy z identycznymi parametrami dla różnych klientów. W szablonie można skonfigurować większość parametrów występujących w umowie. Aby utworzyć nowy szablon umów z klientami, należy:

1. Przejść do modułu Ewidencje dodatkowe – Konfiguracja – Szablony umów z klientami i wybrać Dodaj.

2. W nowym oknie wprowadzić dane na zakładce Podstawowe. Jeżeli użytkownik wybierze umowę na czas określony, to może wskazać czas trwania w dniach/miesiącach/latach. W tym miejscu użytkownik może również wskazać wzorzec treści umowy, który będzie przenoszony na wydruk.

Jak edytować treść umowy z klientami?

3. Na zakładce Asortyment wprowadzić elementy, które wymagane są do wykonania umowy (mogą to być towary, a także usługi i usługi jednorazowe). Na przykładzie wykorzystano usługę jednorazową o nazwie Abonament). Jeżeli zaznaczono opcję Przenoś na dokument, to wybrany asortyment zostanie przeniesiony bezpośrednio na umowę. W przeciwnym wypadku asortyment zostanie umieszczony na fakturze jako usługa jednorazowa. Użytkownik może zdefiniować nazwę usługi jednorazowej korzystając przy tym z dostępnych autotekstów (na przykładzie wykorzystano autotekst <<<biezacy miesiac>> dostępny w drzewie Ogólne. Tym samym na fakturze zostanie umieszczona usługa o nazwie np. Abonament za marzec 2020, ponieważ autotekst <<biezacy miesiac>> wprowadza zarówno miesiąc i rok).

4. Na zakładce Planowanie ustawić osoby zaangażowane, cykl fakturowania umowy oraz akcje automatyczne związane z umową. W sekcji Planowana akcja użytkownik decyduje o rodzaju wystawianego dokumentu (Uwaga, jeżeli do podmiotu nie jest podłączony Subiekt nexo lub Subiekt nexo PRO, sekcja ta wyświetlać będzie brak dostępnych opcji). Na przykładzie utworzono cykl fakturowania miesięczny na koniec miesiąca. Dodatkowo skonfigurowano wysyłanie wygenerowanych dokumentów (faktur) wiadomością e-mail.