Gratyfikant GT – Jak utworzyć zestaw płacowy, który będzie rozliczać nadgodziny kwartalnie?

​Aby rozliczać nadgodziny kwartalnie i bilansować je z godzinami absencji, użytkownik musi utworzyć dwa zestawy płacowe dla pracowników, oraz odpowiednio skonfigurować czas pracy w umowie o pracę. Przykładowy okres rozliczeniowy będzie się składał z dwóch zestawów, w których:

1. Pierwszy zestaw płacowy będzie rozliczać wypłatę główną bez rozliczania nadgodzin i godzin absencji do rozliczenia. Zestaw ten będzie obowiązywał w pierwszych dwóch miesiącach kwartalnego okresu rozliczeniowego. Zakładkę Składniki użytkownik powinien wypełnić składnikami wchodzącymi w skład wynagrodzenia w danych ​miesiącach.

2. Drugi zestaw płacowy będzie rozliczał wypłatę główną oraz nadgodziny i godziny absencji do rozliczenia. Zestaw ten będzie obowiązywał w ostatnim miesiącu kwartalnego okresu rozliczeniowego. Zakładkę Składniki użytkownik powinien wypełnić składnikami wchodzącymi w skład wynagrodzenia w danych miesiącach.

Pierwszy zestaw płacowy

Aby utworzyć zestaw, należy:

1. Przejść do modułu Definicje – Zestawy płacowe i kliknąć Dodaj.

2. Wprowadzić nazwę zestawu, wybrać definicję listy płac, a następnie zaznaczyć Wypłatę główną i ewidencje, które mają być rozliczane przy użyciu zestawu płacowego. W tym zestawie opcja Rozliczenie nadgodzin i godzin absencji do rozliczenia musi pozostać niezaznaczona.

3. Zaznaczyć miesiące obowiązywania. Dla pierwszego zestawu płacowego są to miesiące, w których nadgodziny nie są rozliczane. Zatwierdzić utworzenie zestawu przyciskiem OK.

Drugi zestaw płacowy

Aby utworzyć zestaw, należy:

1. Przejść do modułu Definicje – Zestawy płacowe i kliknąć Dodaj.

2. Wprowadzić nazwę zestawu, wybrać definicję listy płac, a następnie zaznaczyć Wypłatę główną i ewidencje, które mają być rozliczane przy użyciu zestawu płacowego. W tym zestawie opcja Rozliczenie nadgodzin i godzin absencji do rozliczenia musi zostać zaznaczona.

3. Zaznaczyć miesiące obowiązywania. Dla drugiego zestawu płacowego są to miesiące, w których nadgodziny są rozliczane. Zatwierdzić utworzenie zestawu przyciskiem OK.

Umowa o pracę

Aby wprowadzić zestawy płacowe do umów oraz ustawić bilansowanie nadgodzin z godzinami, należy:

1. W umowie pracownika na zakładce System wynagrodzeń wybrać opcję Utwórz definicję na podstawie zestawu płacowego i dodać utworzone wcześniej zestawy płacowe.

2. W efekcie w definicji wypłat powinny widnieć dwa nowo utworzone zestawy (oczywiście zestawów może być więcej, jeżeli pracownik ma też zestaw np. z premią kwartalną). Należy pamiętać, aby w składnikach definicji wprowadzić składniki płacowe w odpowiednich wartościach (jeżeli nie zostały dodane w zestawie).

3. Na zakładce Czas pracy wybrać Sposób rozliczania nadgodzin jako bilansowane z godzinami absencji i zapisać zmiany przyciskiem OK.

Wprowadzanie nadgodzin i absencji

Nadgodziny i absencje wprowadzane są w module Ewidencja czasu pracy. Aby wprowadzić zmiany w ewidencji, należy:

1. Przejść do modułu Karta Pracy –​ Ewidencja czasu pracy, kliknąć prawym przyciskiem myszy na dzień, w którym następuje zmiana i wybrać opcję Wprowadź godziny przepracowane.

2. Jeżeli wprowadzane są nadgodziny, należy zwiększyć sumę godzin w godzinach przepracowanych. Domyślnie program przeniesie nadprogramowe godziny do sekcji Do rozliczenia (zgodnie z parametrami ustawionymi wcześniej). Godziny do rozliczenia są rozliczane tylko w miesiącach, w których wykorzystywany jest zestaw drugi.

2.1. Jeżeli nadgodziny mają zostać rozliczone niezależnie od zestawu w tym miesiącu, należy zmniejszyć do zera ilość godzin do rozliczenia. Nadgodziny przeniosą się wtedy do sekcji płatne dzienne, które rozliczane są co miesiąc (dotyczy nadgodzin, które muszą być rozliczone w danym miesiącu).

3. Aby wprowadzić absencję, należy zmniejszyć sumę godzin w godzinach przepracowanych. Domyślnie program wprowadzi godziny do potrącenia. Aby zbilansować godziny absencji z nadgodzinami, użytkownik musi je wprowadzić do godzin absencji do rozliczenia. Godziny absencji do rozliczenia są rozliczane tylko w miesiącach, w których wykorzystywany jest zestaw drugi.