Gratyfikant GT – Jak dodać nowego pracownika do ewidencji osobowej?

​W celu utworzenia nowej kartoteki pracownika należy przejść do modułu Kadry – Ewidencja osobowa, a następnie wybrać opcję Dodaj. Kartoteka pracownika przechowuje wiele istotnych informacji wymaganych do prawidłowego wyliczenia wynagrodzenia.

Podstawowe

Znajdują się tu szczegółowe dane personalne pracownika. Dane te są wykorzystywane w całym programie: począwszy od ewidencji wydruku umów, poprzez wypłaty i rachunki, a na deklaracjach skarbowych kończąc. Niektóre pola zostały domyślnie wypełnione, ale ich treść może zostać dowolnie zmieniona.

Adresy

Program umożliwia wpisanie kilku adresów pracownika. Domyślnie aktywny jest tylko obszar do wpisania miejsca zamieszkania. W razie potrzeby uaktywnione mogą zostać także pola do wpisania adresu zameldowania lub korespondencyjnego. W tym miejscu można skorzystać z mechanizmu wyszukiwania adresów.

Dodatkowe

Zawiera dodatkowe informacje o pracowniku. Użytkownik wprowadzić może dowolną liczbę rachunków bankowych i telefonów pracownika. Rachunki będą wykorzystywane przy drukowaniu przelewów dla pracownika, np. z tytułu wynagrodzenia za pracę. Wpisany adres e-mail będzie mógł zostać użyty do korespondencji z pracownikiem.

Ubezpieczeniowe

W oknie można prowadzić dane ubezpieczeniowe pracownika (np. rodzaj ubezpieczenie, stopień niepełnosprawności). Informacje tu wprowadzone są wykorzystywane przy wyliczaniu danych do deklaracji ZUS. Należy pamiętać, że oznaczenia Prawa do emerytury oraz Stopnia niepełnosprawności są ostatnimi dwoma znakami wchodzącymi w skład kodu tytułu ubezpieczenia (wpisywanego w deklaracjach ZUS). Pozostała część kodu tytułu ubezpieczenia jest wprowadzana w umowach o pracę i umowach cywilnoprawnych.

Rozliczeniowe

Zawiera informacje rozliczeniowe pracownika. Zaznaczyć należy okno wyboru, jeśli pracownik rozlicza się wraz ze współmałżonkiem. Dane urzędu skarbowego pobrane zostaną z modułu Instytucje. Użytkownik powinien wybrać oddział Narodowego Funduszu Zdrowia, do którego należy pracownik (informacja powinna zostać uzupełniona o datę przystąpienia pracownika do NFZ). Jeśli pracownik jest spokrewniony z pracodawcą, podany powinien zostać stopień spokrewnienia, co jest wykorzystywane w deklaracjach ZUS.

Grupy

Zawiera informacje na temat grupy, do której należy pracownik oraz jego cech. Dane na temat grup przydatne są przy filtrowaniu – można wtedy wyodrębnić osoby należące do wybranej grupy. Warto pamiętać, że o ile danego pracownika można przypisać do jednej grupy, o tyle ilość przypisanych mu cech jest nieograniczona. Nazwy grup pobierane są ze Słownika grup, natomiast nazwy cech – ze Słownika cech pracownika. Z poziomu tego okna możliwe jest również dodanie nowej grupy, która automatycznie trafi do słownika.

Wykształcenie

Zawiera informacje na temat wykształcenia pracownika. Lata nauki są potrzebne do wyliczenia stażu urlopowego. W przypadku pracy i nauki jednocześnie znacznik Pomijaj poprzedzający okres zatrudnienia w firmie spowoduje naliczanie stażu urlopowego od dnia ukończenia szkoły.

Kompetencje

Zawiera informacje o ukończonych przez pracownika kursach, posiadanych uprawnieniach i znajomości języków obcych.

Motywacja

Znajduje się tu lista przyznanych pracownikowi nagród lub kar.

Wojsko

Zawiera informacje na temat odbytej przez pracownika służby wojskowej.

Rodzina

Pozwala na wprowadzenie informacji na temat rodziny pracownika. Do wpisania danych członka rodziny służy dodatkowe okno Członek rodziny.

Organizacje

Wprowadzone mogą tu zostać informacje na temat przynależności pracownika do różnych organizacji.

Badania

Zawiera spis badań profilaktycznych, które przeszedł pracownik. Według obowiązujących przepisów prawa pracy pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenie lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku.

​

BHP

Zawarte są w niej informacje na temat ukończonych przez pracownika szkoleń BHP. Kodeks pracy nakazuje pracodawcy organizowanie szkoleń z zakresu BHP dla swoich pracowników. Według obowiązujących przepisów prawa pracy osoba, która nie ma dostatecznej znajomości przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, nie może być dopuszczona do pracy.

Zatrudnienie

Zawiera informacje na temat poprzednich miejsc zatrudnienia pracownika, długości okresu zatrudnienia oraz zajmowanego stanowiska. Do wprowadzenia niezbędnych danych służy dodatkowe okno Poprzednie zatrudnienie.

Inne

Zawiera dodatkowe informacje o pracowniku. Dołączone mogą zostać także zdjęcia pracownika. Opcja Ustaw jako główne umożliwia wybranie jednego z nich jako domyślnego.

Własne

W tej zakładce można wprowadzać dodatkowe informacje do wcześniej zdefiniowanych pól własnych. Definiowanie pól własnych jest dostępne z poziomu modułu Parametry.