W jaki sposób pracować z etykietami w Rachmistrzu nexo PRO?

​Etykiety księgowe pozwalają na opisywanie dokumentów w ustandaryzowany sposób i wykorzystywanie tego opisu w dalszym procesie księgowania. Mogą służyć między innymi do rozróżniania dokumentów dotyczących sprzedaży, paliwa, mediów, zakupu towarów i materiałów czy innych rodzajów kosztów.

Uzyskanie największej korzyści jest możliwe wtedy, gdy etykiety nie są jedynie dodatkowym opisem dokumentu, ale stają się elementem sterującym procesem księgowania. Etykieta przypisana do dokumentu może być wykorzystana jako warunek wyboru odpowiedniego schematu dekretacji, dzięki czemu program może na jej podstawie utworzyć właściwe zapisy w KPiR​ i ewidencji VAT.

Jak rozpocząć pracę z etykietami?

Przed rozpoczęciem pracy warto przygotować słownik etykiet odpowiadający sposobowi księgowania dokumentów danego klienta.

Etykiety powinny przede wszystkim odpowiadać na pytanie:

„Czego dotyczy ten dokument i w jaki sposób powinien zostać obsłużony?”

Przykładowy słownik może zawierać takie etykiety jak:

• Sprzedaż,
  

• Zakup towarów i materiałów,
  

• Koszty eksploatacji pojazdu,
  

• Media,
  

• Koszty pozostałe.
  

Nie ma potrzeby tworzenia bardzo rozbudowanego słownika już na starcie pracy z etykietami. Z punktu widzenia późniejszej automatyzacji lepszy jest mniejszy, jednoznaczny i konsekwentnie używany zestaw etykiet niż duża liczba bardzo podobnych oznaczeń.

Szybki start – gotowy słownik i schematy dekretacji

Jeżeli etykiety księgowe nie były wcześniej wykorzystywane, zalecane jest rozpoczęcie od operacji Szybki start, dostępnej w konfiguracji Etykiet księgowych.

Kreator wspiera przygotowanie podstawowych elementów potrzebnych do automatyzacji księgowania. Użytkownik może wybrać wszystkie lub tylko wybrane etykiety z przygotowanego słownika domyślnego.

Dla wybranych etykiet program proponuje również domyślne schematy dekretacji. Po zakończeniu kreatora wybrane etykiety znajdą się w słowniku, a powiązane z nimi schematy będą dostępne w module Dekretacja dokumentów. Możliwe jest wówczas dostosowanie konfiguracji do potrzeb przedsiębiorstwa i dodanie własnych etykiet.

Wykorzystanie opcji Szybki start nie oznacza, że każda firma powinna pracować na identycznym słowniku etykiet. Jest przede wszystkim punktem wyjścia, który pozwala na szybsze uruchomienie procesu i ograniczenie konieczności budowania całej konfiguracji od początku.

​

Jaki jest zalecany sposób pracy z etykietami na co dzień?

Etykiety mogą być przypisywane do dokumentów przed ich zaksięgowaniem. Przykładowo, jeżeli biuro rachunkowe współ​pracuje z klientem za pomocą Portalu Dokumentów, może ustalić, że to klient opisuje przekazywane faktury odpowiednimi etykietami. Księgowa może następnie zweryfikować te oznaczenia w Rachmistrzu nexo.

Jeżeli dokumenty nie są opisywane przez klienta, etykiety mogą być przypisywane przez księgową. Możliwa jest również zmiana etykiet otrzymanych z Portalu, usunięcie ich lub dodanie kolejnych. Do jednego dokumentu możliwe jest przypisanie więcej niż jednej etykiety.

Przypisanie właściwej etykiety umożliwia ​użycie schematu dekretacji opartego właśnie na tym oznaczeniu. Operacja Dekretuj wykorzysta wówczas właściwy schemat i utworzy odpowiednie zapisy w ewidencjach. 

W praktyce proces może więc wyglądać następująco:

dokument → etykieta → schemat dekretacji → zapis w KPiR i VAT

Dobrze przygotowana etykieta jest w takim procesie nie tylko opisem dokumentu. Wskazuje programowi, w jaki sposób dokument powinien zostać dalej obsłużony.​

Jak przygotować etykiety, aby uzyskać jak najlepszy efekt automatyzacji?

W celu uzyskania optymalnego efektu najważniejsza​ jest konsekwencja.

Jeżeli podobne dokumenty są księgowane w podobny sposób, powinny zostać oznaczone tą samą etykietą. Przykładowo, jeżeli faktury za energię mają być obsługiwane przez jeden schemat dekretacji, powinny być konsekwentnie opisywane np. etykietą Media.

Jeżeli jednego razu podobny dokument otrzyma etykietę Media, innym razem Koszty pozostałe, a jeszcze innym nie zostanie oznaczony w ogóle, zbudowanie przewidywalnego procesu będzie znacznie utrudnione.

1. Etykiety powinny mieć unikalne znaczenie

Zalecane jest unikanie kilku etykiet opisujących tę samą sytuację, np.:

• Media, Energia, Prąd, Koszty energii​
  

jeżeli wszystkie mają prowadzić do dokładnie takiego samego sposobu księgowania.

W takiej sytuacji lepszym rozwiązaniem będzie wykorzystanie jednego wspólnego oznaczenia.

2. Etykiety należy tworzyć z myślą o późniejszym księgowaniu

Etykiety księgowe mają wspomagać automatyzację dekretacji, w związku z tym etykiety powinny opisywać znaczenie księgowe dokumentu.

Dlatego właśnie etykiety takie jak:

• Media, Koszty eksplo​​atacji pojazdu, Zakup towarów i materiałów

będą przydatne do sterowania księgowaniem. 

Oznaczenia dotyczące samego obiegu, np.:

• Pilne, Do wyjaśnienia, Proszę opłacić

nie będą wspierały automatyzacji procesu księgowania. 

Nie oznacza to, że stosowanie takich oznaczeń jest niemożliwe. Warto natomiast rozdzielić ich przeznaczenie i pamiętać, że etykiety używane do księgowania powinny być jednoznaczne.

3. Dopasowanie słownika do rzeczywistych potrzeb

Nie każde przedsiębiorstwo wymaga takiego samego poziomu szczegółowości.

W jednej firmie wystarczające będą trzy etykiety:

• Sprzedaż / Towar / Koszt.
  

W innej przydatny będzie dokładniejszy podział kosztów:

• Paliwo / Media / Telekomunikacja/IT / Najem / Księgowość.

Słownik powinien być na tyle szczegółowy, aby umożliwiał wybór właściwego sposobu dekretacji, ale jednocześnie na tyle prosty, aby użytkownicy mogli stosować go konsekwentnie.

4. Powiązanie etykiet z dobrze przygotowanymi schematami dekretacji

Sama etykieta nie automatyzuje księgowania. Dopiero połączenie:

• etykieta + schemat dekretacji

pozwala na wykorzystanie jej do utworzenia odpowiednich zapisów księgowych.

Dlatego po przygotowaniu słownika warto sprawdzić, czy dla poszczególnych etykiet istnieją właściwe schematy i czy odpowiadają one rzeczywistemu sposobowi księgowania klienta.

5. Rozpoczęcie od najbardziej powtarzalnych przypadków

Natychmiastowa automatyzacja księgowania wszystkich rodzajów dokumentów nie jest konieczna.

Najłatwiejsze będzie rozpoczęcie od faktur, które regularnie pojawiają się w firmie i są księgowane w przewidywalny sposób, np. za:

• media, paliwo, usługi księgowe, telekomunikację czy najem.

Po sprawdzeniu działania takiego procesu możliwe jest stopniowe rozszerzanie słownika i schematów o kolejne przypadki.

Etykiety jako podstawa dalszej automatyzacji

Dobrze przygotowany słownik etykiet oraz oparte na nim schematy dekretacji pozwalają znacząco ograniczyć liczbę decyzji podejmowanych podczas księgowania kolejnych, podobnych dokumentów.

Proces można usprawnić jeszcze bardziej, wykorzystując Etykiety AI, które mogą przejąć powtarzalną czynność wyboru właściwej etykiety dla dokumentu.

Więcej na temat Etykiet AI można przeczytać w artykule e-Pomocy:

• ​Jak działają Etykiety AI w Rachmistrzu nexo PRO?​