Jak działają Etykiety AI w Rachmistrzu nexo PRO?

​Etykiety AI rozszerzają mechanizm etykiet księgowych o możliwość automatycznego podpowiadania oznaczeń dokumentów.

Ich zadaniem jest ograniczenie ręcznego analizowania każdej kolejnej faktury i wybierania dla niej etykiety. Model AI wykorzystuje wcześniejsze decyzje użytkownika, aby dla kolejnych podobnych dokumentów zaproponować oznaczenia zgodne ze sposobem pracy danej firmy.

Etykiety AI mogą być wykorzystywane zarówno dla faktur pochodzących z KSeF, jak i dokumentów wprowadzonych na podstawie OCR.

​

Jak działa model AI?

Model nie próbuje określić jednego uniwersalnego sposobu opisania faktury dla wszystkich użytkowników.

Uczy się na podstawie informacji znajdujących się na dokumentach oraz wcześniejszych decyzji konkretnego użytkownika dotyczących przypisanych etykiet. Oznacza to, że podobna faktura może zostać oznaczona inaczej w dwóch różnych firmach, jeżeli użytkownicy wcześniej podejmowali różne decyzje.

Przykładowo faktura za energię może w jednej firmie otrzymywać etykietę:

• Media;
  

a w innej:

• Koszty pozostałe.
  

Model wykorzystuje historię danej firmy, dlatego jego zadaniem nie jest nauczenie użytkownika „właściwego” sposobu opisywania dokumentów. Ma nauczyć się jego sposobu pracy.

Co jest przykładem dla modelu?

Model uczy się na zadekretowanych fakturach z przypisanymi etykietami.

Nie ma znaczenia, czy dokument został zadekretowany za pomocą schematu dekretacji, czy wprowadzony ręcznie z dokumentu KSeF lub OCR. Istotny jest finalny zestaw etykiet przypisanych do zadekretowanego dokumentu. 

W uproszczeniu można więc przedstawić ten mechanizm jako:

• treść dokumentu + finalna etykieta → kolejny wzorzec dla modelu

Dzięki temu model może uczyć się podczas normalnej pracy użytkownika. Nie jest potrzebny osobny proces „trenowania” modelu.

Czy AI zawsze przypisze etykietę?

Nie, jeżeli model nie znajdzie odpowiednio podobnych przykładów, może nie zaproponować żadnej etykiety. Jest to zamierzone zachowanie – w takiej sytuacji decyzję podejmuje użytkownik.

W Rachmistrzu nexo można sprawdzić status generowania Etykiet AI. Program pokazuje między innymi, czy generowanie zostało zakończone, jest w toku lub zakończyło się niepowodzeniem. Po prawidłowym zakończeniu model może przypisać jedną lub więcej etykiet albo nie przypisać żadnej, jeśli nie znalazł odpowiednich podobieństw.

Podpowiedzi można także ponowić lub przerwać – zarówno dla pojedynczego dokumentu, jak i zbiorczo dla wielu dokumentów.

Użytkownik zawsze zachowuje kontrolę

Etykiety zaproponowane przez AI są wyróżnione, dzięki czemu można odróżnić je od etykiet przypisanych ręcznie. Listę dokumentów można także filtrować według sposobu przypisania etykiet.

Jeżeli sugestia AI jest nieprawidłowa, użytkownik może ją zmienić.

Co ważne, jeżeli błąd zostanie zauważony już po wprowadzeniu dokumentu, nie trzeba wycofywać całej dekretacji tylko po to, aby poprawić informację dla modelu. Można zmienić samą etykietę, a poprawiona informacja zostanie wykorzystana w dalszym uczeniu.

W związku z tym warto traktować AI jako mechanizm podpowiadający i uczący się, a nie jako element zwalniający użytkownik​a z weryfikacji dokumentów.

Scenariusz 1: użytkownik korzystał już wcześniej z etykiet

Jeżeli etykiety były używane jeszcze przed włączeniem funkcjonalności Etykiet AI, model może wykorzystać wcześniejszą historię dokumentów i przypisanych do nich oznaczeń.

Dzięki temu pierwsze trafne sugestie mogą pojawić się od razu po uruchomieniu funkcjonalności – szczególnie wtedy, gdy podobne dokumenty były w przeszłości konsekwentnie oznaczane tymi samymi etykietami. 

Co szczególnie wpływa na jakość podpowiedzi?

Największy wpływ na trafność sugestii AI ma jakość historii.

Jeżeli faktury tego samego rodzaju były przez kolejne miesiące oznaczane jako Media, model otrzymuje spójny wzorzec.

Jeżeli natomiast podobny dokument:

• raz otrzymał etykietę Media,
  

• innym razem Koszt,

• a jeszcze innym razem etykieta nie została przypisana,

historia jest mniej jednoznaczna, co znacząco utrudnia podjęcie decyzji przez sztuczną inteligencję.

W takim przypadku model może potrzebować kolejnych poprawnych przykładów, zanim zacznie pewniej podpowiadać właściwe oznaczenie.

Na co warto zwrócić uwagę przed włączeniem Etykiet AI?

Jeżeli etykiety były wcześniej używane również do innych celów niż księgowe, w pierwszej kolejności zalecane jest przejrzenie słownika Etykiety księgowe.

Przykładowo etykiety:

• ​Proszę opłacić, Do wyjaśnienia, Pilne, Zatwierdzono

opisują raczej status pracy z dokumentem niż jego znaczenie księgowe. To może utrudnić modelowi odpowiedź na pytanie, jaką etykietę nadać kolejnej podobnej fakturze. 

Jeżeli celem jest automatyzacja księgowania, warto więc zadbać o spójny słownik etykiet księgowych.

Scenariusz 2: użytkownik wcześniej nie korzystał z etykiet

Brak historii etykiet nie oznacza, że nie można korzystać z Etykiet AI. Model musi jednak najpierw otrzymać przykłady pokazujące, w jaki sposób dana firma chce opisywać dokumenty.

Krok 1. Włączenie Etykiet AI

Funkcjonalność jest uruchamiana w Laboratorium. 

Krok 2. Przygotowanie słownika i schematów za pomocą Szybkiego startu

W konfiguracji Etykiet księgowych można skorzystać z operacji Szybki start.

Kreator pozwala wybrać potrzebne etykiety z domyślnego słownika, a następnie przygotowuje dla nich domyślne schematy dekretacji. Użytkownik może wybrać wszystkie proponowane etykiety albo tylko te, które odpowiadają sposobowi pracy danego klienta. 

Dzięki temu nie ma konieczności budowania podstawowej konfiguracji od zera.

Krok 3. Ręczne opisanie pierwszych dokumentów

Ponieważ model nie ma jeszcze historii, pierwsze dokumenty należy oznaczyć ręcznie.

Przykładowo, jeżeli dwie faktury dotyczą zakupu paliwa, można przypisać im etykietę Paliwo. Faktury dotyczące zakupu towarów można konsekwentnie oznaczać jako Zakup towarów i materiałów. 

Nie jest konieczne, aby kolejne faktury były identyczne. Faktury powinny dotyczyć tej samej kategorii.

Krok 4. Dekretacja opisanych dokumentów

Po ręcznym przypisaniu prawidłowych etykiet dokumenty należy zadekretować.

Dzięki temu informacja o dokumencie i jego finalnej etykiecie staje się przykładem dla modelu.

Krok 5. Weryfikacja podpowiedzi dla kolejnych dokumentów

Przy następnych podobnych fakturach AI rozpocznie proponowanie etykiet.

Nie należy jednak zakładać, że po określonej, zawsze takiej samej liczbie dokumentów model będzie już prawidłowo rozpoznawał każdy przypadek. Ilość przypadków do nauki modelu może być różna i zależy od stopnia podobieństwa poszczególnych dokumentów. 

W trakcie nauki modelu część nowych dokumentów może zostać rozpoznana prawidłowo, a dla części model może nie znaleźć jeszcze wystarczająco podobnego przykładu i nie zaproponować niczego. Mogą też pojawić się przypadki błędnego oznaczenia, jeśli dokumenty z różnymi etykietami będą podobne.

​

W takim przypadku należy:

zaakceptować poprawne sugestie → poprawić błędne → ręcznie opisać nierozpoznane dokumenty → zadekretować je.

W ten sposób model otrzymuje kolejne poprawne przykłady. ​

Jak uzyskać możliwie najlepsze efekty Etykiet AI?

Najważniejsze zasady są bardzo podobne do dobrych praktyk przy pracy z etykietami ręcznymi:

• Konsekwentne stosowanie etykiet – podobne dokumenty księgowane w podobny sposób powinny otrzymywać podobne oznaczenia.

• Unikanie tworzenia kilku etykiet o tym samym znaczeniu – im bardziej jednoznaczny słownik, tym łatwiejsze rozpoznawanie wzorców.

• Poprawa błędnych sugestii – korekta nie jest porażką modelu – jest kolejną informacją, dzięki której może lepiej dopasować się do sposobu pracy użytkownika.
  

• Nieprzypisywanie etykiet na siłę – jeżeli dokument jest nowym lub nietypowym przypadkiem, może wymagać ręcznej decyzji.

• Weryfikacja podpowiedzi AI – model może się pomylić, dlatego użytkownik zachowuje kontrolę nad finalnym oznaczeniem dokumentu.

• Rozpoczęcie od dokumentów powtarzalnych – media, paliwo, księgowość, telekomunikacja czy cykliczne zakupy są naturalnymi kandydatami do budowania pierwszych wzorców.​
  
  

Od podpowiadania etykiet do automatycznego księgowania

Największa korzyść z Etykiet AI pojawia się wtedy, gdy są one połączone ze schematami dekretacji.

Proces może wówczas wyglądać następująco:

KSeF / OCR → Etykieta AI → schemat dekretacji → KPiR / VAT

Dodatkowo Rachmistrz nexo umożliwia uruchamianie dekretacji w tle. W tym celu można wykorzystać prosty automat systemowy albo bardziej szczegółowe reguły w module Automatyzacja – przykładowo ograniczając automatyczne dekretowanie tylko do dokumentów KSeF z określoną etykietą. 

W praktyce pozwala to na wdrażanie automatyzacji stopniowo: rozpoczynając od obserwacji i weryfikowacji sugestii AI, a po uzyskaniu odpowiedniego poziomu zaufania do powtarzalnych przypadków automatyzując ich dalsze księgowanie.

W efekcie praca użytkownika może coraz częściej przechodzić z:

„przeczytaj dokument → wybierz etykietę → uruchom księgowanie”

do:

„sprawdź, czy dokument został prawidłowo rozpoznany i zaksięgowany”.

To właśnie połączenie Etykiet AI, schematów dekretacji i automatycznego wywołania operacji Dekretuj daje największy potencjał automatyzacji procesu księgowego.​​

Powiązane artykuły e-Pomocy technicznej:

• W jaki sposób pracować z etykietami w Rachmistrzu nexo PRO?

• Portal Dokumentów – Etykiety AI​