Scenariusz obsługi KSeF dla​ biura rachunkowego wykorzystującego program Rachmistrz nexo lub Rewizor nexo​​

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to narzędzie mające na celu usprawnienie procesu wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych. Wykorzystanie KSeF w przedsiębiorstwie ma wiele korzyści, w tym: redukcja kosztów, oszczędność czasu, bezpieczeństwo i legalność przesyłanych danych. Krajowy System e-Faktur umożliwia integrację z systemami finansowymi przedsiębiorstwa, co pozwala na łatwe i szybkie wprowadzenie dokumentów do systemu handlowego i systemu finansowo-księgowego. 

Artykuł składa się z następujących sekcji:

• Wprowadzenie
  

• Aktywacja funkcjonalności związanych z KSeF
  

• Odbiór e-Faktur z KSeF
  

• Dekretacja dokumentów pobranych z KSeF
  

Wprowadzenie

W zależności od modelu i przepływu danych w przedsiębiorstwie oraz rodzaju księgowości (wewnętrzna lub zewnętrzna) można wyróżnić kilka scenariuszy pracy obsługiwanych przez systemy i aplikacje firmy InsERT. Poniższy scenariusz opisuje odbiór dokumentów w programach księgowych linii InsERT nexo w przypadku biura rachunkowego.

Biuro rachunkowe obsługuje klientów korzystających z Krajowego Systemu e-Faktur. Pan Robert powinien aktywować funkcjonalności związane z KSeF w programie, wprowadzić token autoryzacyjny KSeF otrzymany od klienta biura, a następnie odebrać i zadekretować e-Faktury z systemu.

Aktywacja funkcjonalności związanych z KSeF
Następnie Pan Robert powinien skonfigurować komunikację Krajowego Systemu e-Faktur z programem.

Aktywacja KSeF została opisana w artykule e-Pomocy technicznej znajdującym się tutaj.

Odbiór e-Faktur z KSeF

Po zakończeniu Kreatora Wdrożeniowego KSeF Pan Robert może przejść do odbioru e-Faktur z systemu. Tę operację można zrealizować z poziomu dwóch miejsc w programie:

• W module Dekretacja dokumentów, poprzez górne menu Komunikacja – Pobierz e-Faktury;
  

• W module Dokumenty pobrane poprzez górne menu Pobierz e-Faktury.
  

W obu przypadkach do wyboru są trzy możliwości:

• Online od ostatniego odbioru – program natychmiastowo zacznie pobieranie dokumentów od daty ostatniego wykonania tej operacji;
  

• Online z wybranego okresu – program w następnym kroku będzie wymagał od użytkownika określenia okresu, z którego zostaną pobrane dokumenty;
  

• Online na podstawie KSeF ID – program będzie wymagał wprowadzenia numeru KSeF dokumentu do pobrania.
  

Po skorzystaniu z jednej z dostępnych możliwości e-Faktury zostaną pobrane i pojawi się stosowny komunikat. Zatwierdzić przyciskiem OK.

Dekretacja dokumentów pobranych z KSeF

Po tym, jak dokumenty z KSeF zostaną pobrane​ do programu księgowego, Pan Robert może przejść do dekretacji pobranych dokumentów. W zależności od miejsca dekretacji dokumentów dostępne są określone opcje:

• Z poziomu modułu Dekretacja dokumentów istnieje wyłącznie możliwość dekretacji przy pomocy wcześniej przygotowanego schematu.
  

• Z poziomu modułu Dokumenty pobrane dokumenty mogą zostać zadekretowane zarówno przy pomocy wcześniej przygotowanych schematów, jak i ręcznie.​
  

Poniżej znajduje się zbiór zagadnień e-Pomocy technicznej opisujących obsługę KSeF w programach księgowych linii InsERT nexo:

• Obsługa KSeF (Krajowy System e-Faktur) w programach Rachmistrz oraz Rewizor nexo