Scenariusz obsługi KSeF dla​ biura rachunkowego wykorzystującego program Rachmistrz nexo lub Rewizor nexo​​

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to narzędzie mające na celu usprawnienie procesu wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych. Wykorzystanie KSeF w przedsiębiorstwie ma wiele korzyści, w tym: redukcja kosztów, oszczędność czasu, bezpieczeństwo i legalność przesyłanych danych. Krajowy System e-Faktur umożliwia integrację z systemami finansowymi przedsiębiorstwa, co pozwala na łatwe i szybkie wprowadzenie dokumentów do systemu handlowego i systemu finansowo-księgowego. 

Artykuł składa się z następujących sekcji:

• ​Wprowadzenie​
  

• Aktywacja funkcjonalności związanych z KSeF​
  

• ​Wprowadzenie tokenu autoryzacyjnego​
  

• Odbiór e-Faktur z KSeF
  

• ​​Dekretacja dokumentów pobranych z KSeF​​
  

​Wprowadzenie

W zależności od modelu i przepływu danych w przedsiębiorstwie oraz rodzaju księgowości (wewnętrzna lub zewnętrzna) można wyróżnić kilka scenariuszy pracy obsługiwanych przez systemy i aplikacje firmy InsERT. Poniższy scenariusz opisuje odbiór dokumentów w programach księgowych linii InsERT nexo w przypadku biura rachunkowego.​​

Biuro rachunkowe obsługuje klientów korzystających z Krajowego Systemu e-Faktur. Pan Robert powinien aktywować funkcjonalności związane z KSeF w programie, wprowadzić token autoryzacyjny KSeF otrzymany od klienta biura, a następnie odebrać i zadekretować e-Faktury z systemu.​​​​​

Aktywacja funkcjonalności związanych z KSeF​

​Uwaga! Komunikacja z produkcyjnym środowiskiem Krajowego Systemu e-Faktur jest możliwa tylko na podmiocie produkcyjnym, posiadającym zarejestrowaną licencję Subiekta, Rachmistrza lub Rewizora nexo i podłączone ​​Konto InsERT.​

W celu rozpoczęcia pracy z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) Pan Robert ​powinien aktywować go w systemie. W tym celu należy:

1. Przejść do modułu Laboratorium, zapoznać się i Zaakceptować regulamin Laboratorium​. 

​

2. Aktywować funk​​cję Krajowy System e-Faktur.​

Następnie Pan Robert powinien skonfigurować komunikację Krajowego Systemu e-Faktur z programem.

W celu konfiguracji komunikacji on-line Krajowego Systemu e-Faktur należy:

Przejść do modułu Konfiguracja – Parametry KSeF, następnie kliknąć Popraw. ​

Na zakładce Podstawowe ustawić Wysyłkę do odpowiedniej bramki, gdzie do wyboru udostępniono:​

• Komunikację z produkcyjnym serwisem Ministerstwa Finansów (dostępne od wersji 45.0.0). Ten sposób oznacza wystawianie i odbieranie dokumentów ze skutkiem prawnym, dostępny wyłącznie na podmiotach produkcyjnych podłączonych do Konta InsERT. Nie można go stosować np. na podmiotach z danymi przykładowymi, aby nie następowała wysyłka fikcyjnych danych do produkcyjnego serwisu Ministerstwa Finansów, co wiązałoby się z odpowiedzialnością karną.​
  

• Komunikacja z bramką demonstracyjną umożliwiającą zasymulowanie mechanizmów Subiekta z KSeF bez jakiejkolwiek transmisji danych (dostępny od wersji 41.0.0) i bez skutku prawnego. Z punktu widzenia użytkownika działanie programu jest bardzo podobne do komunikowania się z prawdziwym serwisem MF. Możliwość jest dostępna wyłącznie na danych prezentacyjnych (DEMO) oraz na kopiach produkcyjnych baz danych, zawierających w nazwie „TESTY_KSEF”. Jest to zabezpieczenie przed nieświadomym włączeniem wirtualnej bramki, która m.in. generuje otrzymanie losowych dokumentów zakupu, z których podatnik mógłby odliczyć podatek VAT.​​
  

Pan Robert jest zdecydowany na komunikację z serwisem produkcyjnym Ministerstwa Finansów. Więc wskazał w programie Bramkę produkcyjną.

​Wprowadzenie tokenu autoryzacyjnego​

Kolejną czynnością, którą Pan Robert musi wykonać w celu poprawnej komunikacji z KSeF, jest wprowadzenie do programu tokenu autoryzacyjnego uzyskanego od klienta.

Uwaga! ​Operacja generowania​ tokenu autoryzacyjnego została opisana tutaj. Operacja powinna zostać wykonana przez klienta biura​, a wygenerowany token ​​przekazany pracownikowi biura rachunkowego w bezpieczny sposób.​

1. Aby komunikować się z ser​​​​wisem produkcyjnym Ministerstwa Finansów, należy posiadać token, który można wpisać, wybierając opcję Wpisz token autoryzacyjny.

2. Token uzyskany od klienta podać w polu Token autoryzujący. Zatwierdzić przyciskiem OK​.​​

​

Odbiór e-Faktur z KSeF​

​​Po wpisaniu tokenu autoryzacyjnego Pan Robert może przejść do odbioru e-Faktur z systemu. Tę operację można zrealizować z poziomu dwóch miejsc w programie:

• W module Dekretacja dokumentów, poprzez górne menu Komunikacja – Pobierz e-Faktury​;
  

• W module Portal Biura, na zakładce Dokumenty pobrane, poprzez górne menu Pobierz e-Faktury.
  

​

W obu przypadkach do wyboru są trzy możliwości:

• ​​Online od ostatniego odbioru – program natychmiastowo zacznie pobieranie dokumentów od daty ostatniego wykonania tej operacji​;
  

• Online z wybranego okresu – program w następnym kroku będzie wymagał od użytkownika określenia ​okresu, z którego zostaną pobrane dokumenty;
  

• Online na podstawie KSeF ID​ – program będzie wymagał wprowadzenia numeru KSeF dokumentu do pobrania.
  

Po skorzystaniu z jednej z dostępnych moż​liwości e-Faktury zostaną pobrane i pojawi się stosowny komunikat. Zatwierdzić przyciskiem OK​.​

​​Dekretacja dokumentów pobranych z KSeF

Po tym, jak dokumenty z KSeF zostaną pobrane do programu księgowego, Pan Robert może przejść do dekretacji pobranych dokumentów. W zależności od miejsca dekretacji dokumentów dostępne są określone opcje:

• Z poziomu modułu Dekretacja dokumentów istnieje wyłącznie możliwość dekretacji przy pomocy wcześniej przygotowanego schematu.
  

• ​​​Z poziomu modułu Portal Biura, na zakładce Dokumenty pobrane dokumenty mogą zostać zadekretowane zarówno przy pomocy wcześniej przygotowanych schematów​, jak i ręcznie.
  

  ​
  

Poniżej znajduje się zbiór zagadnień e-Pomocy technicznej opisujących obsługę KSeF w programach księgowych linii InsERT nexo:

• ​Obsługa KSeF (Krajowy System e-Faktur) w programach Rachmistrz oraz Rewizor nexo​​