Subiekt nexo – Zaawansowana konfiguracja domyślnych parametrów e-Faktur

Automatycznie odświeżaj status co – parametr mający zastosowanie, gdy decydujemy się na wysłanie dokumentu bez czekania na informację zwrotną z serwisu. Wówczas co zadany czas program sprawdzać będzie status dokumentu.

Automatycznie pobieraj UPO co – parametr pozwala określić, co jaki interwał czasowy wyrażony w dniach ma być pobierane Urzędowe Poświadczenie Odbioru dla dokumentów z zamkniętych sesji. Jego zakreślenie spowoduje pobranie UPO dla dokumentów już wysłanych, dla których pobrano numer KSeF, ale nie pobrano jeszcze UPO w tych sesjach, których data rozpoczęcia jest wcześniejsza niż dzień bieżący. Parametr ten nie jest związany z czynnościami definiowanymi w automatach (pole Pobierz UPO dla dokumentów z KSeF).

Automatycznie pobieraj e-Faktury co – ustawienie decydujące, czy i co jaki zadany czas program sprawdzać będzie, czy podatnik otrzymał nowe dokumenty.

Pobieraj e-Faktury z KSeF – pozwala wybrać, czy program pobierać będzie wyłącznie te dokumenty, gdzie podatnik jest w roli nabywcy, czy też także te, gdzie występuje w innej roli np. odbiorcy​, czy płatnika.

Generuj e-Faktury – ten parametr decyduje, czy po zapisie dokumentu (faktury/korekty sprzedaży) program automatycznie wygeneruje e-Fakturę gotową do wysłania do KSeF. Ustawienie parametru na automatyczne generowanie otwiera drogę do dalszych ustawień umożliwiających automatyczną wysyłkę dokumentu po zapisie – wszystkie opisane poniżej parametry są dostępne wyłącznie, gdy w tym miejscu ustawiono automatyczne generowanie e-Faktur.

Po wygenerowaniu – zaraz po zapisie dokumentu i wygenerowaniu e-Faktury program może pokazać jej podgląd tak, aby po raz ostatni użytkownik mógł zobaczyć, jakie dane zostaną przesłane do KSeF. Ostatni – ponieważ po rozpoczęciu procesu wysyłki dokument będzie zablokowany do edycji tak, aby nie rozsynchronizować danych w Subiekcie i w KSeF. Ewentualny powrót do możliwości edycji dokumentu nastąpi wyłącznie wtedy, gdy KSeF odrzuci fakturę.

Wysyłaj dokument – parametr decydujący, czy program ma automatycznie wysyłać e-Fakturę, czy też nie – wówczas to użytkownik decyduje o terminie wysyłki.

Po wysłaniu – ten parametr decyduje, czy program ma poczekać na potwierdzenie przyjęcia dokumentu przez KSeF. Przy ustawieniu Oczekuj na nadanie numeru KSeF niemożliwy będzie wydruk dokumentu Subiekta – trzeba będzie poczekać na jego nadanie, a gdy to nastąpi, na wydruku faktury z Subiekta umieszczany będzie także numer nadany przez KSeF. W przypadku ustawienia Pobierz numer później program nie będzie czekać na nadanie numeru KSeF, ale co wybrany interwał czasu będzie sprawdzać, czy został już nadany (parametr Automatycznie odświeżaj status co: w sekcji Komunikacja on-line).​

Nazwa u kontrahenta – metoda ta polega na stworzeniu mapy nazw towaru u dostawców. Wiąże się to z zapisaniem w danych asortymentu informacji o tym, jak dany towar nazywa się u danego dostawcy. Zapis ten domyślnie odbywa się przy pierwszym wystawieniu dokumentu zakupu na podstawie e-Faktury (odpowiada za to parametr „Nazwa u dostawcy”). Dzięki temu możliwe jest obsłużenie sytuacji, gdy w naszej kartotece towar ma nazwę „Napój IZO”, u dostawcy A ma on nazwę „Izotonik IZO”, zaś u dostawcy B „Izotoniczny naturalny napój firmy XYZ”.

Symbol u kontrahenta – opcja działa podobnie jak powyższa i polega na powiązaniu towaru z e-Fakturą na podstawie pola indeks z e-Faktury oraz symbolu u kontrahenta, wskazanego na zakładce Dostawy w kartotece asortymentu. Pole to jest ściśle powiązane z ustawieniem Obsługa pola indeks, ponieważ nie zawsze musi ono oznaczać symbol asortymentu.

Kod kreskowy – identyfikacja danych w polu GTIN z e-Faktury oraz kodów kresowych w kartotece asortymentu.

Nazwa w kartotece – sprawdzana jest dokładna nazwa (cały ciąg znaków) z e-Faktury oraz nazwy asortymentów w Subiekcie.

Symbol w kartotece – opcja działa podobnie jak Symbol u kontrahenta, ale w tym przypadku mapowanie towaru odbywa się na podstawie pola Indeks z e-Faktury i symbolu asortymentu w kartotece. Pole to jest ściśle powiązane z ustawieniem Obsługa pola indeks, ponieważ nie zawsze jednoznacznie określa symbol asortymentu.

Wyszukiwanie przybliżone – metoda działająca w sposób podobny, jak InsTYNKT w Subiekcie. Program analizuje ciągi znaków w nazwie towaru z e-Faktury oraz z nazw asortymentu w Subiekcie, nadaje im wagi i porównując, szacuje, o ile są one podobne. Przy zastosowaniu program wyszuka i podstawi najlepiej pasujący towar, zachowując jednak najbardziej zbliżone pozycje i umożliwiając użytkownikowi wybranie innego towaru z tego zbioru.​

Możliwe jest utworzenie własnych metod identyfikacji asortymentu. Funkcjonalność ta przeznaczona jest dla zaawansowanych użytkowników posiadających specjalistyczną wiedzę n​​​a temat programowania oraz struktury baz danych. W przypadku trudności z osiągnięciem oczekiwanego efektu zalecamy kontakt z dyplomowanym serwisantem​.