e-Pomoc techniczna

Rachmistrz i Rewizor nexo – Jak wskazać typ dokumentu do dekretacji w Grupie dokumentów od klienta?

Program: InsERT nexo, Portal Biura, Rachmistrz nexo, Rewizor nexo

Kategoria: Dekretacja dokumentów, Dokumenty księgowe, Portal Biura

Portal Biura to wygodna aplikacja webowa, będąca miejscem kontaktu klienta z biurem rachunkowym. Jest w pełni zintegrowana z programami księgowymi, wykorzystywanymi w biurach rachunkowych – Rewizorem i Rachmistrzem GT oraz nexo. Aplikacja oferuje dwie usługi: Dokumenty oraz Raporty. Obie gwarantują szereg praktycznych funkcji, zarówno dla biur, jak i ich klientów i mogą być wykorzystywane niezależnie od siebie.

Grupy dokumentów od klienta umożliwiają pogrupowanie dokumentów przesłanych przez klienta przy wykorzystaniu Portalu Biura. Grupa może określać typ dokumentu do dekretacji. Dzięki temu program otrzymuje informację czy dany dokument jest np. fakturą zakupu. Aby stworzyć grupę, z przypisanym typem dokumentu do dekretacji należy:

1. W wyszukiwarce poleceń wyszukać Grupy dokumentów od klienta i kliknąć Dodaj.

2. Uzupełnić pole Nazwa grupy według własnych preferencji. W polu Typ dokumentu do dekretacji automatycznej wybrać pozycję z rozwijanej listy.

Uwaga! Wybranie typu dokumentu do dekretacji automatycznej wiąże się z brakiem możliwości określenia Rodzaju zapisu VAT i księgowego w Grupie dokumentów od klienta. Spowodowane jest to tym, że w takim przypadku parametry te należy określić w schemacie dekretacji.

3. W polu Treść domyślnej notatki księgowej wpisać tekst według własnych preferencji lub pozostawić to pole puste.

4. Zaznaczyć opcję Wyświetl w opisie dokumentu, oraz określić cyfrę, która utworzy skrót klawiszowy. Zapisać zmiany.

Należy pamiętać, że użytkownik ma możliwość zdefiniowania maksymalnie 4 grup, które będą wyświetlały się bezpośrednio na opisie dokumentu. Kolejne grupy będą wyświetlane w rozwijanej liście na opisie dokumentu.

5. Przejść do modułu Portal Biura i kliknąć zakładkę Dokumenty. Dodana grupa będzie wyświetlała w Opisie dokumentu. Kliknąć dodaną grupę dokumentu lub wybrać ją z rozwijanej listy.

W przypadku zbiorczej zmiany grupy należy zaznaczyć dokumenty na liście, wybrać Operacje – Nadaj zbiorczo grupę.

W oknie zbiorczego nadawania grupy wskazać jedną z nich z rozwijanej listy i kliknąć OK.

Informacja o zmianie grupy będzie widoczna na liście w kolumnie Grupa dokumentu.

Aby zadekretować dokument, który ma już przypisaną grupę należy kliknąć raz w górnym menu Operacje wybrać jedną z opcji dotyczących Dekretacji.

Należy pamiętać, że do poprawnego zadekretowania dokumentu wymagana jest wcześniejsza konfiguracja schematów dekretacji w programie. Artykuły e-Pomocy technicznej opisujące to zagadnienie:

Operacja zmiana typu dokumentu do dekretacji wiąże się z dodaniem do systemu obrazu księgowego. Obrazy księgowe znajdują się w module Dekretacja dokumentów. Użytkownik z tego miejsca w programie ma również możliwość dekretacji dokumentów oraz weryfikacji wczytanych do programu danych.