Rachmistrz i Rewizor nexo – Czym są i jak korzystać z Grupy dokumentów od klienta w usłudze Portal Biura?

Portal Biura to wygodna aplikacja webowa, będąca miejscem kontaktu klienta z biurem rachunkowym. Jest w pełni zintegrowana z programami księgowymi, wykorzystywanymi w biurach rachunkowych – Rewizorem i Rachmistrzem GT oraz nexo. Aplikacja oferuje dwie usługi: Dokumenty oraz Raporty. Obie gwarantują szereg praktycznych funkcji, zarówno dla biur, jak i ich klientów i mogą być wykorzystywane niezależnie od siebie.​

Grupy dokumentów od klienta umożliwiają pogrupowanie dokumentów przesłanych przez klienta przy wykorzystaniu Portalu Biura. Grupa może określać, jaki rodzaj zapisu księgowego stworzyć na podstawie dokumentu - (np. Wydatek) oraz rodzaj zapisu VAT (np. zakup złożony). Aby stworzyć nową grupę dokumentów dla klienta (w opisywanym przykładzie będzie to grupa związana z zakupem paliwa), należy:

1. W wyszukiwarce poleceń wyszukać Grupy dokumentów od klienta i kliknąć Dodaj.

​2. Uzupełnić pole Nazwa grupy według własnych preferencji. W polu Typ dokumentu do dekretacji automatycznej wybrać – brak.​

​

Uwaga! Wybranie typu dokumentu do dekretacji automatycznej wiąże się z brakiem możliwości określenia Rodzaju zapisu VAT i księgowego w Grupie dokumentów od klienta. Spowodowane jest to tym, że w takim przypadku parametry należy określić w schemacie dekretacji. Artykuł opisujący ten wariant pracy znajduję się tutaj​.

3. W polu Treść domyślnej notatki księgowej wpisać tekst według własnych preferencji. Określić Rodzaj zapisu VAT i Rodzaj zapisu księgowego.

Należy pamiętać, że użytkownik ma możliwość zdefiniowania maksymalnie 4 grup, które będą wyświetlały się bezpośrednio na opisie dokumentu. Kolejne grupy będą wyświetlane w rozwijanej liście ​na opisie dokumentu.

5. Przejść do modułu Portal Biura i kliknąć zakładkę Dokumenty. Dodana grupa będzie wyświetlała się w Opisie dokumentu. Kliknąć dodaną grupę dokumentu lub wybrać ją z rozwijanej listy.

W przypadku zbiorczej zmiany grupy należy zaznaczyć dokumenty na liście, wybrać Operacje – Nadaj zbiorczo grupę.

W oknie zbiorczego nadawania grupy wskazać jedną z nich z rozwijanej listy i kliknąć OK.

Informacja o zmianie grupy będzie widoczna na liście w kolumnie Grupa dokumentu. Kliknięcie przycisku Wprowadź dokumenty, utworzy zapis księgowy/VAT według ustawień nadanych wcześniej w przypisanej​ grupie.