KSeF - informacje dla firm korzystających z Subiekta nexo/nexo PRO i usług biura rachunkowego
|
Aktywacja KSeF w Subiekcie nexo/nexo PRO
Aby rozpocząć pracę z Krajowym Systemem e-Faktur, należy w pierwszej kolejności aktywować go w programie. Aby to zrobić:
- Skorzystaj z ikony KSeF w programie i podłącz Konto InsERT, o ile nie zrobiłeś tego wcześniej. W sekcji Połączenie firmy z KSeF wybierz opcję Połącz.
- Dodaj lub przeciągnij plik z Certyfikatem oraz Kluczem prywatnym, a następni uzupełnij Hasło do klucza prywatnego i kliknij Autoryzuj.
- Po Autoryzacji zostanie wyświetlony Status rejestracji certyfikatu KSeF. Kliknij opcję Wróc do strony głównej.
- W sekcji Parametry KSeF skorzystaj z opcji Skonfiguruj dla ustawień wysyłki e-Faktur.
- Ustaw parametry zgodnie ze swoimi preferencjami i potwierdź wybór, klikając przycisk Wykonaj.
- Następnie powtórz proces dla Ustawień odbioru e-Faktur.
- Teraz przejdź do konfiguracji Podpisywanie wydruków (offline i awarie). Dodaj lub przeciągnij plik z Certyfikatem oraz Kluczem prywatnym, uzupełnij Hasło do klucza prywatnego i kliknij Wykonaj.
- Po Autoryzacji zostanie wyświetlony Status rejestracji certyfikatu KSeF. Kliknij Zamknij.
Jak wysyłać e-Faktury w Subiekcie nexo/nexo PRO
Zgodnie ze schematem opublikowanym przez Ministerstwo Finansów KSeF obsługuje następujące dokumenty (wraz z ich korektami):
- faktury sprzedaży (także do paragonu)
- faktury zaliczkowe (także rozliczeniowe)
- faktury uproszczone
- faktury marża
Pozostałe typy dokumentów takie jak m.in. paragony, paragony imienne, faktury RR czy noty korygujące nie podlegają wysyłce.
Wysyłka faktur do KSeF w Subiekcie nexo/nexo PRO jest szybka oraz intuicyjna. Program posiada dwa tryby pracy: wysyłka ręczna na żądanie (np. na koniec dnia roboczego) lub automatyczna wysyłka bezpośrednio po zapisie. Niezależnie od wyboru, każdy dokument zanim zostanie wysłany do KSeF musi zostać zapisany w formacie XML według schematu opublikowanego przez Ministerstwo Finansów. Moduł wysyłka pozwala na sprawdzenie, czy dokument został poprawnie zapisany jeszcze przed jego wygenerowaniem. Po udanej wysyłce każda faktura zyskuje unikalny numer KSEF_ID – można go sprawdzić w specjalnej kolumnie “Numer KSeF”.
Inną ważną opcją jest podgląd e-Faktury przed wysyłką w celu naniesienia ewentualnych poprawek. Zalecamy jej uruchomienie, ponieważ przyjęcie dokumentu przez KSeF jest w Subiekcie równoznaczne z zablokowaniem do edycji w zakresie danych przekazanych do KSeF.
Jak odbierać e-Faktury z KSeF w Subiekcie nexo/nexo PRO
Krajowy System e-Faktur pozwala na dwustronną wymianę dokumentów. Oznacza to, że podatnicy mogą nie tylko wysyłać wystawione e-Faktury, ale też pobierać dokumenty wystawione przez innych przedsiębiorców. Za sprawą Wirtualnej bramki nexo możesz sprawdzić jak działa odbiór e-Faktur bez żadnych konsekwencji oraz przeprowadzić symulacje bez konieczności znalezienia partnera biznesowego, który musiałby wystawić dokument. Na tę potrzebę zostaną utworzone losowe dokumenty pochodzące od różnych dostawców i z różną ilością danych.
Odbiór i zarządzanie e-Fakturami odebranymi z KSeF możliwe jest z poziomu modułu Odbiór w węźle Krajowy System e-Faktur. Aby pobrać e-Fakturę otwórz widok Do przetworzenia i kliknij przycisk Pobierz e-Faktury. Możesz teraz pobrać wszystkie dokumenty od ostatniego pobrania (a gdy jest to pierwszy odbiór - począwszy od daty określonej w konfiguracji Parametry e-Faktur) lub tylko dokumenty ze wskazanego okresu (decyduje data wpłynięcia do KSeF-u). Pobrane e-Faktury możesz przeglądać, przekształcać w dokumenty Subiekta oraz nadawać im status (w celu ich dalszego przetwarzania np. tylko w programie księgowym).
W module Odbiór możesz też ustawić automatyczne pobieranie e-Faktur w cyklicznych odstępach czasu. To ustawienie również dostępne jest w konfiguracji Parametry e-Faktur.
Przechowywanie i zarządzanie e-Fakturami w Subiekcie nexo/nexo PRO
Moduł Odbiór ułatwia też zarządzanie fakturami ustrukturyzowanymi z poziomu wygodnego panelu. Możesz tam przeglądać dokumenty posortowane na następujące kategorie:
- Do przetworzenia – znajdują się tam dokumenty pobrane z KSeF kwalifikujące się do przetworzenia w dokument Subiekta, a które nie zostały jeszcze przetworzone;
- Przetworzone – znajdują się tam e-Faktury przetworzone w dokumenty Subiekta;
- Nie podlega – widoczne są tam e-Faktury pobrane z KSeF i oznaczone jako niepodlegające przetworzeniu;
- Wszystkie dokumenty – wszystkie e-Faktury (wygenerowane i odebrane) utworzone w Subiekcie nexo bez względu na ich poprawność czy status wysyłki.