Aby rozpocząć pracę z Krajowym Systemem e-Faktur, należy w pierwszej kolejności aktywować go w programie. Aby to zrobić:

1. Skorzystaj z ikony KSeF w programie i podłącz Konto InsERT, o ile nie zrobiłeś tego wcześniej. W sekcji Połączenie firmy z KSeF wybierz opcję Połącz.
2. Zaloguj się do Konta InsERT i kliknij przycisk Potwierdź uprawnienia. 
3. Uzupełnij Certyfikat KSeF, Klucz prywatny, Hasło do klucza prywatnego i kliknij Autoryzuj.
4. Po Autoryzacji zostanie wyświetlony Status rejestracji certyfikatu KSeF. Kliknij opcję Wróc do strony głównej.
5. W sekcji Parametry KSeF - Ustawienia odbioru e-Faktur i skorzystaj z opcji Skonfiguruj.
6. Ustaw parametry zgodnie ze swoimi preferencjami i potwierdź wybór, klikając przycisk Wykonaj.
7. W sekcji Parametry KSeF - Podpisywanie wydruków (offline i awarie) skorzystaj z opcji Skonfiguruj.
8. Uzupełnij Certyfikat typu 2 (offline), Klucz prywatny, Hasło do klucza prywatnego i kliknij Wykonaj.

 

 

 

W widoku Dokumenty pobrane można odbierać e-Faktury z KSeF w kilku trybach:

• Online od ostatniego odbioru – pobrane zostaną nowe dokumenty, jakie otrzymano w KSeF od czasu ostatniego odebrania e-Faktur.
• Online z wybranego okresu – program pobierze wszystkie dokumenty ze wskazanego okresu. Pod uwagę brana jest data nadania numeru KSeF.
• Online na podstawie KSeF ID – pozwala na pobranie konkretnego dokumentu z KSeF.

Preferowaną opcję można wybrać w górnym menu, w zakładce Pobierz e-Faktury.  Z prawej strony ekranu dostępny jest intuicyjny podgląd e-Faktury, w którym dane zostały podzielone na poszczególne zakładki:

• Podstawowe dane z e-Faktury;
• Pozycje dokumentu;
• Płatności;
• Dane dotyczące VAT;
• Podgląd XML wyświetlający pierwotną postać faktury ustrukturyzowanej;
• Powiązania.

Pobrane dokumenty należy dopasować do kartoteki klientów zapisanych w programie. Jeżeli NIP klienta z e-Faktury znajduje się w systemie, zostanie on automatycznie powiązany z odebranym dokumentem. Jeżeli kontrahenta nie ma w kartotece, program może zadziałać na kilka sposobów – w zależności od ustawienia wskazanego w Parametrach Krajowego Systemu e-Faktur (Moduł Konfiguracja):

• Nic nie rób - dokument zostanie wystawiony bez danych podmiotu.
• Zapisz nowego klienta na podstawie danych faktury - do kartoteki w programie zostanie dodany klient na podstawie danych z e-Faktury.
• Pobierz dane z GUS - do kartoteki w programie zostanie dodany klient na podstawie danych z GUS.
• Pobierz dane z CEIDG - do kartoteki w programie zostanie dodany klient na podstawie danych z CEIDG.

Może się również zdarzyć, że system wykryje niezgodność między danymi klienta zapisanymi w kartotece a tymi, które zostały podane na e-Fakturze. W parametrze Dane klientów można określić sposób działania w takiej sytuacji. Dostępne opcje to:

• Nie aktualizuj – dane klienta nie będą wcale aktualizowane na podstawie e-Faktury;
• Ostrzegaj gdy nieaktualne – program ostrzeże w przypadku, gdy nazwa klienta lub kontakty z e-Faktury nie będą zgodne z tymi zapisanymi w kartotece programu;
• Aktualizuj przy zapisie – program automatycznie zaktualizuje dane klienta w kartotece, gdy nazwa lub kontakty na pobranej e-Fakturze będą inne. Nie zostaną natomiast zaktualizowane dane adresowe.

 

Do opisywania e-Faktur w Rewizorze i Rachmistrzu nexo PRO służy panel środkowy widoku Dokumenty Pobrane. Dane nagłówkowe dokumentu, takie jak data, numer i miesiąc rozliczeniowy, są uzupełniane automatycznie na podstawie danych pochodzących z KSeF, podobnie jak typ dokumentu. W ten sposób program dobiera schemat dekretacji, przy pomocy którego e-Faktura zostanie wprowadzona do ewidencji księgowych.

Pod trzecią ikoną panelu środkowego znajdują się pola opisowe: kategoria księgowa, opis księgowy czy status księgowy, które mają wpływ na dobór odpowiedniego schematu oraz przebieg procesu automatycznej dekretacji e-Faktury.

 

 

e-Faktury można wprowadzać do ewidencji księgowych na dwa sposoby: ręcznie lub automatycznie (wg schematów dekretacji).

Tryb ręczny opiera się wyłącznie na danych, które zostały odczytane z e-Faktury, z kolei resztę informacji, takich jak konta księgowe czy kolumna w KPiR, należy wprowadzić samodzielnie.

Tryb automatyczny wykorzystuje przygotowane wcześniej schematy dekretacji. Jeśli dla danego typu dokumentu istnieje schemat pobierający dane z obrazu e-faktury, wystarczy zaznaczyć pobrane z KSeF dokumenty i skorzystać z opcji Dekretuj lub Dekretuj automatycznie. Program dobierze schemat i stworzy na jego podstawie dokumenty księgowe oraz zapisy VAT. Po ich zapisaniu status e-Faktury zmieni się na “Z”, czyli “Zaksięgowany”.