KSeF w programach InsERT - najczęściej zadawane pytania

W związku z wejściem w życie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przygotowaliśmy odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące obsługi e-Faktur w programach InsERT.

Certyfikaty i uprawnienia

Co jest potrzebne do poprawnej autoryzacji w KSeF?

Do komunikacji z KSeF programy InsERT wykorzystują certyfikaty uwierzytelniające. Tokeny KSeF 2.0 przestaną funkcjonować z końcem roku 2026, w związku z czym nie są już wspierane. W przypadku aplikacji desktopowych konieczna jest również aktualizacja programu do odpowiedniej wersji:

• InsERT nexo 59.0.0 lub nowsza oraz aktywny Abonament;
• InsERT GT 1.87 lub nowsza oraz aktywny Abonament.

 

^{Artykuły opisujące obsługę KSeF w poszczególnych programach InsERT dostępne są tutaj.}

Jakie są typy certyfikatów?

Krajowy System e-Faktur rozróżnia dwa typy certyfikatów:

• certyfikaty typu I (uwierzytelniające) – wykorzystywane do potwierdzenia tożsamości w systemie KSeF;
• certyfikaty typu II (offline) – służące do oznaczenia faktur wystawionych w trybie offline24 lub podczas awarii KSeF.

W jaki sposób wygenerować certyfikat?

Certyfikaty należy wygenerować w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. Logowanie do aplikacji może odbywać się za pomocą:

• profilu zaufanego,
• certyfikatów kwalifikowanych,
• tzw. odcisku palca.

Po poprawnym zalogowaniu należy wybrać opcję Wnioskuj o certyfikat i postępować zgodnie z dalszymi instrukcjami.

^{Proces generowania certyfikatu został opisany w tym artykule e-Pomocy technicznej.}

Jak długo ważny jest wygenerowany certyfikat?

Certyfikaty wygenerowane w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 mają określony okres ważności. Podczas generowania certyfikatu należy wskazać datę początkową jego obowiązywania, a następnie okres ważności wynosi dwa lata od tej daty. Po upływie tego czasu konieczne jest wygenerowanie nowego certyfikatu.

Z czego składa się certyfikat?

Zarówno certyfikaty uwierzytelniające, jak i certyfikaty offline składają się z trzech elementów:

• pliku certyfikatu z rozszerzeniem .crt;
• pliku klucza prywatnego z rozszerzeniem .key;
• bezpiecznego hasła nadanego podczas składania wniosku o wydanie certyfikatu.

Wszystkie trzy elementy są niezbędne do poprawnej pracy z KSeF.

Czy certyfikat zawiera określone uprawnienia?

Certyfikat sam w sobie nie zawiera żadnych uprawnień – służy jedynie do potwierdzania tożsamości jego właściciela w KSeF. Uprawnienia nadawane są konkretnej osobie lub podmiotowi. Posiadane uprawnienia można zweryfikować z poziomu Aplikacji Podatnika, na zakładce Moje uprawnienia.

^{Proces nadawania uprawnień do wykonywania operacji na e-Fakturach został opisany tutaj.}

O czym należy pamiętać podczas składania ZAW-FA?

ZAW-FA to zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF, wykorzystywane np. przez spółki bez pieczęci kwalifikowanej. Po złożeniu zawiadomienia wyznaczona osoba otrzymuje możliwość nadawania uprawnień. W celu komunikacji z KSeF należy dodatkowo samodzielnie nadać również uprawnienia do wysyłki i/lub odbioru e-Faktur.

Czy można łączyć się z KSeF z wykorzystaniem profilu zaufanego/podpisu kwalifikowanego/pieczęci księgowej?

Wymienione sposoby autoryzacji nie służą bezpośrednio do komunikacji z KSeF i nie można ich wykorzystać w programach handlowych czy księgowych InsERT. Z ich pomocą należy zalogować się do Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, a następnie wygenerować odpowiednie certyfikaty, które umożliwią autoryzację i wykonywanie operacji na e-Fakturach z poziomu programu.

Praca z e-Fakturami

Jakie mogą być potencjalne przyczyny błędów uwierzytelniania podczas wysyłania oraz pobierania e-Faktur?

Błędy związane z uwierzytelnieniem informują o tym, że jednostka identyfikująca się danym certyfikatem nie posiada odpowiednich uprawnień lub wykorzystuje nieprawidłowy bądź nieaktualny certyfikat. W takiej sytuacji zaleca się weryfikację w Aplikacji Podatnika, gdzie można sprawdzić:

• posiadane uprawnienia,
• listę aktualnych certyfikatów.

W zależności od przypadku rozwiązaniem może być:

• nadanie niezbędnych uprawnień samodzielnie lub zwrócenie się o ich nadanie do odpowiedniej jednostki,
• wygenerowanie nowego, aktualnego certyfikatu i wprowadzenie go w programie.

Czy faktury dotyczące zagranicznych kontrahentów podlegają KSeF?

Faktury sprzedaży wystawiane na rzecz zagranicznych kontrahentów powinny być generowane w formie e-Faktur i przesyłane do KSeF, a kontrahentowi przekazane w sposób z nim uzgodniony. Obowiązek ewidencjonowania dokumentów w KSeF nie dotyczy faktur otrzymanych od zagranicznych dostawców.

Czy po przesłaniu e-Faktury do KSeF można ją edytować?

Krajowy System e-Faktur nie pozwala na edycję dokumentów, którym nadano już numer KSeF. W takiej sytuacji jedynym sposobem na poprawienie ewentualnych błędów jest wystawienie faktury korygującej.

Na czym polega wystawianie faktur w trybie offline24?

Tryb offline24 umożliwia wystawianie e-Faktur w przypadku wystąpienia problemów uniemożliwiających komunikację z KSeF. W takiej sytuacji konieczne jest przesłanie ich do systemu najpóźniej do końca następnego dnia roboczego. Faktury wystawione w trybie offline24 muszą spełniać dodatkowe zasady określone w przepisach, takie jak np. dodatkowe kody QR na wydruku.

Współpraca z biurem rachunkowym

Jak uprawnić biuro rachunkowe lub księgowego do pobierania i wysyłania e-Faktur w imieniu firmy?

Aby biuro rachunkowe lub księgowy mogli wykonywać operacje na e-Fakturach, należy zalogować się do Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 w kontekście własnej firmy, a następnie skorzystać z opcji dostępnych w module Nadaj uprawnienia. W zależności od przyjętego modelu współpracy uprawnienia można nadać:

• konkretnemu przedstawicielowi biura rachunkowego – z wykorzystaniem numeru PESEL,
• całemu podmiotowi – ze wskazaniem NIP.

Po wykonaniu powyższych czynności biuro rachunkowe będzie mogło korzystać z własnego certyfikatu i wykonywać operacje w KSeF w imieniu klienta, który nadał uprawnienia.

Czy certyfikat można przekazać osobie trzeciej?

Certyfikat to sposób na potwierdzenie tożsamości w KSeF i można go porównać np. do dowodu osobistego. W związku z tym nie należy przekazywać własnego certyfikatu, aby umożliwić innej osobie lub podmiotowi wykonywanie operacji na e-Fakturach. Dedykowanym rozwiązaniem jest nadanie odpowiednich uprawnień, dzięki czemu osoba trzecia może identyfikować się swoim własnym certyfikatem.

W takiej sytuacji biuro rachunkowe obsługujące klientów korzysta z własnego certyfikatu, a klienci biura powinni nadać mu jedynie odpowiednie uprawnienia. 

Czy po otrzymaniu uprawnień od kolejnego klienta biura rachunkowego należy na nowo generować certyfikat?

Nie trzeba. Certyfikat nie zawiera informacji o nadanych uprawnieniach. W związku z tym nie ma konieczności generowania nowego certyfikatu w przypadku zmian na liście uprawnień. Certyfikat służy wyłącznie do uwierzytelnienia w KSeF, a aktualne uprawnienia są sprawdzane już po stronie systemu ministerstwa.