Krok 1: Ustal status podatnika, terminy i ewentualne zwolnienia

Sprawdź, kiedy Twoja firma musi rozpocząć korzystanie z KSeF:

• od 1 lutego 2026 r. - duże firmy, których obrót w 2024 r. przekroczył 200 mln zł (wraz z kwotą podatku),
• od 1 kwietnia 2026 r. - pozostali podatnicy,
• od 1 stycznia 2027 r. - najmniejsze firmy, których sprzedaż dokumentowana fakturami wynosi do 10 tys. zł miesięcznie

Sprawdź, czy nie podlegasz zwolnieniu:

• obowiązek korzystania z KSeF nie dotyczy podatników zwolnionych podmiotowo z VAT (na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT),
• z obowiązku wyłączone są także faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (faktury B2C).

 Działanie: przeanalizuj wyniki finansowe za 2024 r. i określ swój status, , aby poprawnie określić obowiązku firmy i zaplanować wdrożenie KSeF.

Krok 2: Przeanalizuj i zmapuj procesy fakturowania

Zbierz kluczowe informacje o obecnym obiegu faktur:

• kto w firmie wystawia faktury i w jakich systemach,
• jakie rodzaje faktur są stosowane (sprzedażowe, zaliczkowe) i dla kogo (B2B, B2C, klienci krajowi, zagraniczni),
• w jaki sposób faktury są obecnie przekazywane klientom (e-mail, poczta, osobiście),
• jak przebiega proces odbioru faktur zakupowych (skanowanie, OCR, import, ręczne wprowadzanie).

Działanie: przygotuj graficzną mapę obiegu faktur w firmie i zaznacz, które etapy zmienią się po wdrożeniu KSeF (np. wysyłka faktury bezpośrednio do KSeF zamiast do klienta).

Krok 3: Zaplanuj obsługę faktur zakupowych

Od momentu uruchomienia obowiązkowego KSeF dostawca nie będzie miał obowiązku dostarczania jej w innej formie niż przez system (np. PDF) - pobierzesz fakturę bezpośrednio z systemu.

Ustal ścieżki postępowania z fakturami:

• Dokument handlowy (magazynowy): faktura dokumentująca zakup towarów lub materiałów powinna zostać zaimportowana do programu handlowego (np. Subiekt) w celu utworzenia dokumentu przyjęcia zewnętrznego (PZ) i aktualizacji stanów magazynowych.
• Dokument kosztowy: faktura dotycząca kosztów (np. media, usługi, najem) powinna być przekazana bezpośrednio do programu księgowego.

Działanie: określ sposób regularnego pobierania i klasyfikacji faktur z KSeF oraz wskaż osoby odpowiedzialne za ich weryfikację.

Krok 4: Zweryfikuj i zaktualizuj oprogramowanie InsERT

Upewnij się, że:

• posiadasz aktywny Abonament na ulepszenia dla swojego programu InsERT, który zapewnia dostęp do aktualizacji związanych z KSeF,
• korzystasz z najnowszej wersji programu InsERT - funkcje związane z KSeF będą stopniowo udostępnianie w systemach.

Działanie:

• zaloguj się na Konto InsERT i sprawdź ważność Abonamentu,
• śledź oficjalne kanały informacyjne InsERT (infoserwis w programach, strona WWW, newsletter) w poszukiwaniu komunikatów o KSeF.

Krok 5: Uzyskaj uprawnienia i przygotuj się do uwierzytelnienia w KSeF

• Dla Jednoosobowej Działalności Gospodarczej (JDG): uwierzytelnienie możliwe jest za pomocą Profilu Zaufanego, kwalifikowanego podpisu elektronicznego, kwalifikowanej pieczęci lub tokenu autoryzacyjnego. Możesz też nadać uprawnienia innej osobie/firmie (np. biuru rachunkowemu).
• Dla spółek i innych podmiotów: możliwe jest korzystanie z kwalifikowanej pieczęci elektronicznej lub złożenie zawiadomienia ZAW-FA w urzędzie skarbowym, aby wskazać uprawnioną osobę zarządzającą uprawnieniami w KSeF. Ta osoba będzie mogła wygenerować token autoryzacyjny.

Ważne: tokeny autoryzacyjne będą zastępowane certyfikatami KSeF:

• od 1 lutego 2026 r. - dotychczasowe tokeny stracą ważność - konieczne będzie wygenerowanie nowych tokenów lub (co bardziej zalecane) wykorzystanie certyfikatów,
• do 31 grudnia 2026 r. - będzie można używać zarówno tokenów, jak i certyfikatów KSeF,
• od 1 stycznia 2027 r. - obowiązywać będą tylko certyfikaty KSeF.

Działanie:

• jeśli prowadzisz spółkę, już teraz przygotuj się do złożenia druku ZAW-FA,
• zapoznaj się z procedurą generowania tokenów, ale miej na uwadze, że docelowo konieczne będzie wygenerowanie i wdrożenie w programie InsERT certyfikatu KSeF.

Krok 6: Przetestuj procesy w środowisku próbnym

Po udostępnieniu bramki testowej przez InsERT przeprowadź wewnętrzne testy obejmujące:

• wysyłkę i odbiór e-Faktur,
• odbieranie statusów (czy faktura została przyjęta czy odrzucona i dlaczego) i UPO,
• pobieranie faktur zakupowych,
• ścieżki obiegu dokumentów handlowych i kosztowych (np. czy faktura za towar trafia do Subiekta w celu stworzenia PZ, a faktura za usługę jest gotowa do importu w programie księgowym).

Działanie: po udostępnieniu odpowiednich narzędzi przez InsERT, poświęć czas na dokładne przetestowanie integracji. Zaangażuj w to osoby, które na co dzień wystawiają faktury.

Krok 7: Zorganizuj szkolenia pracowników i zaktualizuj procedury

Zadbaj, aby zespół znał nowe zasady pracy z KSeF, takie jak:

• obsługa nowych funkcji w programie InsERT,
• znaczenie numeru identyfikującego KSeF i sposób jego przekazywania klientom,
• nowe procedury wystawiania faktur korygujących,
• postępowanie w przypadku awarii KSeF.

Działanie: przygotuj krótką instrukcję wewnętrzną i przeprowadź szkolenie z wykorzystaniem materiałów pomocniczych udostępnianych przez InsERT (artykułów e-Pomocy, szkoleń, webinariów, wideoporad).

Krok 8: Przygotuj komunikację dla kontrahentów 

Poinformuj kluczowych kontrahentów o:

• terminie rozpoczęcia wystawiania faktur przez KSeF w Twojej firmie,
• sposobie wymiany numerów identyfikujących faktury

Ponadto potwierdź, że Twoi dostawcy również są gotowi na KSeF, abyś mógł bez problemu otrzymać od nich faktury kosztowe.

Działanie: przygotuj wiadomość e-mail lub krótki komunikat dla swoich kluczowych kontrahentów, potwierdzając gotowość do wdrożenia KSeF.

Krok 9: Skontroluj proces obiegu faktur zakupowych

Ustal, kto w firmie będzie odpowiedzialny za pobieranie faktur z KSeF, wstępną kategoryzację (dokument handlowy/kosztowy) i przekazanie do odpowiedniego działu (magazyn/dział handlowy w celu przyjęcia na stan lub bezpośrednio do księgowości).

Działanie: zaplanuj odbiór dokumentów z KSeF (automatyczny, ręczny). Zdecyduj, kto będzie odpowiedzialny za ich kategoryzację - użytkownik programu księgowego czy handlowego.

Krok 10: Dostosuj integrację między systemem handlowym a księgowym

• Automatyzacja księgowania: programy księgowe InsERT (Rachmistrz nexo/nexo PRO/GT oraz Rewizor nexo/nexo PRO/GT) oferują funkcje automatyzujące proces księgowania poprzez możliwość importu faktur z KSeF oraz ich inteligentnego mapowania na odpowiednie zapisy księgowe na podstawie schematów importu.
• Weryfikacja danych: mimo automatyzacji, konieczne będzie wdrożenie procedury weryfikacji poprawności pobranych faktur, ich opisywanie i kategoryzację przed ostatecznym zaksięgowaniem.

Działanie:

• zapoznaj się z dokumentacją InsERT dotyczącą schematów importu dla KSeF,
• przygotuj wstępne schematy dla swoich najczęstszych faktur kosztowych.

Krok 11: Nadaj odpowiednie uprawnienia w dziale księgowości

Określ zakres uprawnień dotyczących:

• wystawiania faktur sprzedaży,
• odbierania i wglądu we wszystkie faktury zakupowe w celach weryfikacyjnych.

Działanie: W panelu zarządzania uprawnieniami KSeF (lub za pośrednictwem narzędzi, które udostępni InsERT) nadaj odpowiednie, rozdzielne uprawnienia dla poszczególnych działów lub pracowników.

Krok 12: Przetestuj nowe procedury pełnego obiegu dokumentów

Przed wejściem obowiązkowego KSeF:

1. Wystaw fakturę sprzedażową w Subiekcie nexo/nexo PRO/GT i wyślij ją do Bramki testowej InsERT.

2. Sprawdź przebieg procesu odbioru faktur zakupowych (patrz: Krok 2).

3. Przetestuj następujące operacje:

• w programie handlowym - przekształcenie e-Faktur w faktury zakupu,
• w programie księgowym - opisywanie i wprowadzenie e-Faktur do ewidencji księgowych.

Działanie: przeprowadź test zgodny z powyższymi punktami - pozwoli to zidentyfikować ewentualne luki w procesie i dostosować konfigurację programów przed uruchomieniem środowiska produkcyjnego.