Wdrożenie KSeF w biurze rachunkowym

Nadchodzące zmiany w zakresie fakturowania elektronicznego i obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wymagają odpowiedniego przygotowania. Sprawdź, jakie kroki należy podjąć, aby Twoje biuro rachunkowe było gotowe do pracy w nowym systemie.

Krok 1: Zapoznaj się ze zmianami i terminami od 1 lutego 2026 r. - duże firmy, których obrót w 2024 r. przekroczył 200 mln zł (wraz z kwotą podatku), od 1 kwietnia 2026 r. - pozostali podatnicy, od 1 stycznia 2027 r. - najmniejsze firmy, których sprzedaż dokumentowana fakturami wynosi do 10 tys. zł miesięcznie. e-Faktury będą wystawiane i odbierane przez KSeF w formacie ustrukturyzowanym (XML). W związku z tym biura rachunkowe muszą być przygotowane na automatyczny dostęp do faktur swoich klientów. Działanie: zweryfikuj status podatkowy obsługiwanych firm i przygotuj harmonogram wdrożenia KSeF w biurze, uwzględniający różne grupy klientów i terminy obowiązku.
	Krok 2: Opracuj strategię i zaprojektuj ofertę KSeF dla swoich klientów Ustal, jakie usługi związane z KSeF możesz zaoferować klientom, np.: pakiet podstawowy: tylko odbieranie e-Faktur z KSeF i ich księgowanie, pakiet rozszerzony: pełne wsparcie klienta w procesie wystawiania faktur ustrukturyzowanych (np. za pomocą Subiekta 123), usługi doradcze: audyt i pomoc we wdrożeniu KSeF u klienta. Działanie: zaktualizuj swoją ofertę i przygotuj cennik dla nowych usług.
Krok 3: Uzyskaj uprawnienia do KSeF od swoich klientów Poinformuj klientów o konieczności uwierzytelnienia się w KSeF i nadania uprawnień Twojemu biuru rachunkowemu. Przeprowadź ich krok po kroku przez ten proces. Działanie: przygotuj prostą, graficzną instrukcję dla swoich klientów pokazującą, jak nadać uprawnienia Twojemu biuru rachunkowemu w KSeF, zbierz od klientów potwierdzenia nadania uprawnień.
	Krok 4: Stwórz plan komunikacji i edukacji klientów w temacie KSeF W komunikacji z klientami uwzględnij: terminy wejścia obowiązku KSeF, nowe zasady obiegu dokumentów i współpracy z Twoim biurem, działania, które muszą podjąć po swojej stronie (np. złożyć ZAW-FA, uzyskać podpis kwalifikowany). Działanie: zorganizuj spotkanie informacyjne, webinar lub przygotuj serię newsletterów dla swoich klientów.
Krok 5: Przygotuj procedury i systemy do pracy z KSeF Wykorzystaj zaawansowane funkcje programów księgowych i aplikacji webowych firmy InsERT (np. Portal Dokumentów), aby skutecznie zarządzać obiegiem dokumentów. Stwórz uniwersalne schematy importu i dekretacji, które będziesz mógł szybko adaptować dla poszczególnych klientów. Działanie: przeanalizuj obecne procesy i zidentyfikuj obszary, które możesz ujednolicić i zautomatyzować przy pomocy KSeF i narzędzi InsERT.
	Krok 6: Zapewnij bezpieczeństwo i kontrolę jakości Zdefiniuj, kto w Twoim biurze ma dostęp do danych poszczególnych klientów. Wprowadź zasadę podwójnej weryfikacji dla nietypowych lub wysokokwotowych faktur pobranych z KSeF. Upewnij się, że Twoje procedury są zgodne z przepisami o ochronie danych osobowych (RODO). Działanie: zaktualizuj wewnętrzną politykę bezpieczeństwa informacji, uwzględniając ryzyka związane z KSeF.