ulepszenia

Uwaga! Przed instalacją nowej wersji należy koniecznie wykonać pełną archiwizację danych w starej wersji programu. W razie jakiejkolwiek awarii będzie wówczas możliwe przywrócenie starej wersji programu i kontynuowanie pracy. Dodatkowo program w czasie konwersji bazy danych wykonuje kopię starej wersji bazy.

Poniżej prezentujemy listę najważniejszych zmian do wersji 1.52 systemu InsERT GT oraz szereg uwag dotyczących instalacji i ulepszenia bazy danych.

Konwersja bazy danych

Uruchomienie programu w wersji 1.52 z podmiotem pracującym w wersji starszej wymaga aktualizacji bazy danych. Konwersja jest automatyczna i odbywa się w czasie otwierania wskazanego podmiotu. Wykonując aktualizację podmiotu, należy mieć świadomość następujących założeń:

• konwersja bazy danych jest nieodwracalna;
• aby przeprowadzić konwersję bazy danych należy podać hasło administratora (czyli szefa firmy);
• konwersja bazy danych wykonuje kopię bazy (odpowiednio ją oznaczając);
• wersje systemu InsERT GT starsze niż 1.52 nie będą potrafiły pracować z nowszą, skonwertowaną bazą danych (również przez sieć);
• aby pracować z nową wersją bazy danych, należy zainstalować ulepszenie na wszystkich komputerach w sieci, które będą korzystały ze skonwertowanej bazy danych - niezależnie od tego, który program systemu InsERT GT jest używany;
• konwersji nie podlegają podmioty z wersji testowych lub przedprodukcyjnych.

W czasie konwersji bazy danych wykonywane są m.in. następujące czynności:

• aktualizacja standardowych wzorców wydruków - wzorce użytkownika nie są modyfikowane, choć ich ręczna aktualizacja będzie konieczna w sytuacji, gdy będziemy chcieli wykorzystać niektóre nowo dodane parametry;
• aktualizacja standardowych zestawień;
• aktualizacja wzorców deklaracji podatkowych - o ile nie zostały zmodyfikowane przez użytkownika za pomocą opcji Wersje deklaracji;
• aktualizacja parametrów podatkowych - wszystkich, które są wartościowe i historiowane (poza składką na ubezpieczenie wypadkowe);
• akceptowane (pomijane przy konwersji) są założone przez użytkownika procedury składowane, funkcje, widoki, tabele itp.

Kody, rejestracja i aktywacja

Aby skorzystać z pełnej funkcjonalności wersji 1.52, należy przy starcie programu (odpowiedni komunikat) lub w opcji Pomoc-Zarządzanie licencjami-Aktywuj wpisać (lub pobrać przez Internet) odpowiedni kod aktywacyjny. Kod ten można nabyć u jednego z partnerów Insertu w ramach Abonamentu na ulepszenia.

Nowy sposób dystrybucji ulepszeń związany jest ściśle z unikatowym mechanizmem instalacji i aktywacji ulepszeń zastosowanym w systemie InsERT GT. Mechanizm ten gwarantuje dostęp do wszelkich poprawek i drobnych, bezpłatnych zmian bez ponoszenia dodatkowych kosztów (część z nich, niewymagająca kodu aktywacyjnego, jest dostępna w ulepszeniu bezpłatnie). Natomiast wszystkie nowe możliwości, opcje i moduły dodane do Subiekta GT, Gestora GT, Rachmistrza GT, Rewizora GT lub Gratyfikanta GT będą wymagać specjalnych kodów aktywacyjnych.

Dostęp do nowych modułów i opcji

Aby uzyskać dostęp do nowego modułu lub nowej cechy interfejsu użytkownika (np. nowe paski skrótów lub moduł Naklejki), może być konieczne jednorazowe użycie opcji w menu głównym Widok-Przywróć domyślne moduły. Opcja ta powoduje przywrócenie domyślnej (czyli pełnej) listy modułów i skrótów dostępnych dla użytkownika i zapisanie jej w używanym właśnie pliku konfiguracyjnym.

Zmiany w wersji 1.52

Poniżej wypisano alfabetycznie wszystkie zmiany w wersji 1.52 Gestora GT. Zmiany płatne - wyróżnione czcionką pogrubioną - są umieszczone na początku listy.

• Dodano moduł Cele przetwarzania pozwalający definiować cele, dla których zbierane są dane osobowe. Cel przetwarzania, oprócz nazwy, ma takie pola jak opis, okres i status aktywności.
• Dodano moduł Monitorowanie przetwarzania danych, który prezentuje operacje wykonywane na kartotekach zawierających dane osobowe. Moduł informuje o tym, jaki użytkownik systemu i kiedy wykonał określone czynności: - utworzenie obiektu; - edycja obiektu; - podgląd (F3/F9) obiektu; - wydruk obiektu; - przeglądanie listy; - wydruk listy; - kopiowanie listy.
• Dodano moduł Rejestr czynności przetwarzania służący do zapisywania czynności związanych z przetwarzaniem danych osobowych. W Rejestrze należy ewidencjonować zbiory danych osobowych zidentyfikowane w przedsiębiorstwie niezależnie, czy są prowadzone w systemie InsERT GT, czy poza nim. W module dostępny jest wydruk Rejestru w formie przewidzianej przepisami dla Administratora danych oraz dla Podmiotu przetwarzającego. Moduł jest dostępny tylko dla posiadaczy aktywnego abonamentu na ulepszenia i wymaga posiadania co najmniej 1 aktywnej licencji Gestora GT.
• Dodano Parametry ochrony danych osobowych. Parametry te służą m.in. do określenia danych administratora i inspektora ochrony danych osobowych. Umożliwiają także parametryzację funkcji anonimizacji danych oraz konfigurację mechanizmu monitorowania przetwarzania danych.
• Przygotowano w systemie następujące wydruki: Informacje o kontrahencie (zgodny z art. 20 RODO), Informacje o kontrahencie (ze zdjęciem, zgodny z art. 20 RODO), Informacje o pracowniku (ze zdjęciem, zgodny z art. 20 RODO).
• Udostępniono możliwość szyfrowania plików komunikacji (formaty EPP, XML, JPK) służących do przesyłania danych pomiędzy różnymi systemami. Pliki zabezpieczone hasłem są kompresowane do formatu ZIP, a do szyfrowania wykorzystywany jest standard AES-256. Domyślność szyfrowania i hasła można ustawić w module parametrycznym Administracja/Parametry/Komunikacja na zakładce Szyfrowanie.
• Udostępniono polecenie Anonimizuj dane dla obiektów: Kontrahent oraz Pracownik kontrahenta. Przed rozpoczęciem procesu anonimizacji mechanizm sprawdza, czy w systemie istnieją dokumenty powiązane z anonimizowanym kontrahentem utworzone w ciągu ostatnich 5 lat kalendarzowych. Jeśli istnieją - usuwane z kartoteki są tylko dane niepotrzebne z punktu widzenia poprawności dokumentów, takie jak: PESEL, Strona WWW, Lokalizacja, Skype, GG, Email, Telefony, Dane dow. osobistego etc. (tzw. anonimizacja częściowa). Jeśli nie istnieją - anonimizowane są wszystkie dane obiektu zapisane w bazie danych systemu (tzw. anonimizacja pełna).
• Umożliwiono filtrowanie kontrahentów wg statusu zgody na cel przetwarzania. W modułach Kontrahenci i Klienci dodano filtr "Ze zgodą na", który pozwala na wyfiltrowanie kontrahentów według statusu zgody na określony cel przetwarzania.
• W kartotekach: Kontrahent oraz Pracownik kontrahenta została dodana nowa zakładka Zgody, na której można, dla zdefiniowanych celów przetwarzania, określić status zgody na dany cel. Na zakładce tej widoczna jest data udzielenia zgody i wyliczona data wygaśnięcia.
• W parametrach personelu (Administracja/Słowniki/Personel) w dolnej części okna pojawił się znacznik Użytkownik musi zmienić hasło. Jest on szczególnie przydatny podczas wprowadzania nowego użytkownika do systemu. Szef firmy lub administrator, podczas wprowadzenia do systemu nowego użytkownika, mogą zdefiniować ogólnie znane hasła, a system wymusi na użytkowniku jego zmianę przy pierwszym logowaniu.
• Wprowadzono możliwość wydrukowania formularza zgody na cele przetwarzania określone w systemie. Wydruk jest możliwy do zrealizowania po zapisaniu kartoteki Kontrahent lub Pracownik kontrahenta oraz z menu kontekstowego dostępnego na tych obiektach.
• Wprowadzono nowe możliwości zarządzania dostępem do programu. W module administracyjnym Administracja/Parametr/Hasła i logowanie można zdefiniować: - czy system ma wymuszać hasło dłuższe niż określona liczba znaków; - czy dopuszczone jest stosowanie pustych haseł; - z jakich znaków hasło ma się składać (duże i małe litery, cyfry, znaki specjalne); - czy system ma wymuszać okresową zmianę hasła.
• Ze względu na wynikającą z RODO konieczność ograniczenia przesyłanych danych osobowych do niezbędnego minimum, dodano możliwość sterowania zakresem wysyłanych danych w plikach komunikacji. Odbywa się to w module parametrycznym Administracja/Parametry/Komunikacja.
• Do grupy uprawnień kartotekowych dodano nowe uprawnienia związane z ustawianiem widoczności kolumn list: "Kontrahenci - Lista kolumn", "Ewidencja osobowa - Lista kolumn", "Wspólnicy - Lista kolumn". Dotychczas dostęp do listy kolumn w tych modułach był uzależniony od posiadania uprawnienia ogólnego "System - Lista kolumn". W tej chwili możliwe jest ustawienie dostępu do kolumn list związanych z kontrahentami, ewidencją osobową i kartoteką wspólników, niezależnie od pozostałych list systemu.
• Dodano możliwość zbiorczego ustawiania statusu zgody na określony przetwarzania.
• Poprawiono błąd polegający na tym, że użytkownicy nie mogą dodawać nowych elementów do słowników własnych z poziomu pola własnego w dokumencie.
• Poprawiono problem nie pokazywania dymku z zawartością dla komórek zawierających datę. Problem występował gdy komórka z datą na liście została pomniejszona na tyle, że nie było widać całej zawartości.
• Udostępniono polecenie Anonimizuj dane dla obiektu Personel. Jeśli personel wystawił jakiekolwiek dokumenty w systemie w ciągu ostatnich 5 lat, usuwane są takie dane, jak: maile, telefony i dane adresowe. W anonimizacji pełnej imię i nazwisko zastępowane są znakami "x", a obiekt ustawiany jest jako nieaktywny.
• W oknie konwersji bazy danych podmiotu dodano link do artykułu e-pomocy z wyjaśnieniem, jak odzyskać hasło Szefa.