Scenariusze pracy w programie Gestor nexo – Branża Hotelarska Część I – Przetworzenie zapytania na ofertę i wysyłka do klienta

​

​​​Prowadzenie hotelu wymaga stałego kontaktu z klientami. Wysoki poziom usług nie pozostawia marginesu na błędy dlatego istotnym elementem codziennej pracy jest przepływ informacji, który gwarantuje odpowiedni program CRM, jakim jest Gestor nexo. Klienci mogą kontaktować się z hotelem na wiele sposób. Jednym z nich jest kontakt przez pocztę e-mail. Manager obsługując skrzynkę pocztową otrzymuje zapytanie ofertowe: klient zamierza przeprowadzić dwudniowe szkolenie na 50 osób. Do realizacji będzie wymagane zarezerwowanie 25 pokoi dwuosobowych, rezerwacja sali konferencyjnej z projektorem oraz wyżywienie.

W momencie otrzymania zapytania ofertowego pracownik przetwarza je na ofertę. W opisywanym scenariuszu cała komunikacja odbywa się poprzez pocztę e-mail, przy pomocy której pracownik wysyła przygotowaną ofertę do klienta. W celu utworzenia nowej oferty należy:

1. Przejść do modułu Ofertowanie – Oferty i wybrać opcję Dodaj – Oferta sprzedaży.

2. Jeżeli jest to pierwszy kontakt z klientem i nie posiada on własnej kartoteki, z poziomu oferty można ją utworzyć wybierając rozwijane menu w sekcji Klient – Dodaj i wstaw firmę.

3. Kolejnym etapem jest wprowadzenie asortymentu będącego przedmiotem oferty. Po jego wprowadzeniu użytkownik zmienia status oferty na Przygotowana i zapisuje dokument.

​

4. W oknie wydruku oferty użytkownik może wysłać wiadomość e-mail, załączając do niej dokument. W tym celu należy posiadać utworzony szablon wiadomości e-mail. Jeżeli użytkownik nie używa szablonów lub preferuje wysłać ofertę w odpowiedzi na wiadomość klienta, może zapisać dokument do biblioteki załączników, a następnie dodać go do odpowiedzi.