Gratyfikant nexo – Jak dodać delegacje krajowe i zagraniczne?

​Moduł Delegacje umożliwia ewidencjonowanie dokumentów polecenia wyjazdu służbowego (Delegacji). Możliwość dodawania Delegacji krajowych i zagranicznych znajduje się w module o tej samej nazwie, po rozwinięciu górnego menu Dodaj.

 

W celu pełnego wykorzystywania modułu Delegacji, zwłaszcza w przypadku wyjazdów zagranicznych, należy zapoznać się z następującymi słownikami…:

• Państwa – Słownik odnaleźć można, wpisując w lewym, górnym rogu programu, w wyszukiwarce Państwa i klikając w wyszukany moduł.

 

Edycja/dodanie Państwa pozwala sprawdzić/wpisać wartość Diety i Walutę rozliczania oraz limit za nocleg.

 

• Linie kursów walut – Słownik odnaleźć można, wpisując w lewym, górnym rogu programu, w wyszukiwarce Linie kursów walut i klikając w wyszukany moduł. Zapisane są tu poszczególne linie kursów walut (np. dla banku NBP).

 

• Stawki za kilometr przejazdu – Słownik odnaleźć można, wpisując w lewym, górnym rogu programu, w wyszukiwarce Stawki za kilometr przejazdu i klikając w wyszukany moduł. Edycja Stawki za kilometr przejazdu pozwala sprawdzić/wpisać stawki w podziale na poszczególne pojazdy i pojemności.

 

• Parametry delegacji – Słownik odnaleźć można, wpisując w lewym, górnym rogu programu, w wyszukiwarce Parametry delegacji i klikając w wyszukany moduł. Edycja Parametrów delegac​ji pozwoli sprawdzić/wpisać wartości związane z wyjazdami krajowymi;

 

• Rodzaje wydatków delegacji – Słownik odnaleźć można, wpisując w lewym, górnym rogu programu, w wyszukiwarce Rodzaje wydatków delegacji i klikając w wyszukany moduł. Edycja/dodanie Rodzaju wydatków delegacji pozwala zdefiniować rodzaje wydatków ponoszonych w trakcie Delegacji krajowych i zagranicznych.

 

… oraz modułami:

• Kursy walut – w którym należy dodać tabele z Kursami walut. W przypadku posiadania abonamentu na ulepszenia tabele są automatycznie zapisywane w programie dzięki usłudze Insmail.

 

• Pojazdy – którego elementy mogą być uzupełnione na podstawie danych zawartych w programach księgowych (praca na wspólnej bazie danych) lub wpisane ręcznie w programie Gratyfikant nexo. Dzięki temu można wybierać Pojazdy podczas uzupełniania delegacji. Możliwa jest także praca bez wykorzystywania tego modułu, wtedy Pojazdy dodawane są ręcznie podczas uzupełniania Delegacji.

 

Delegacje krajową można dodawać w module Delegacje, rozwijając górne menu Dodaj i wybierając Delegacja krajowa. Można również powielać istniejące Delegacje.

 

W oknie dodawania Delegacji krajowej dostępne są następujące zakładki:

1. Podstawowe – gdzie należy podać Datę wystawienia delegacji, wybrać Pracownika, określić Nazwę, Cel wyjazdu oraz ewentualnie podać jej Opis. Dostępne są także pola związane z Datą rozpoczęcia oraz Zakończenia i Miejscem docelowym.

Należy także określić środ​ek transportu, gdzie do wyboru są opcje:

• Służbowy – przy wyborze tej opcji należy podać Nr rejestracyjny;
• Publiczny – przy wyborze tej opcji należy określić rodzaj: Autobus, Pociąg, Samolot, Inne;
• Prywatny – przy wyborze tej opcji należy podać Nr rejestracyjny oraz Typ pojazdu.

Dostępne jest też pole Zaliczka, gdzie można podać datę oraz wysokość kwoty Zaliczki przekazanej pracownikowi na poczet Delegacji, a także istnieje możliwość wprowadzenia Daty oraz Numeru Zaproszenia, bądź Wezwania.

​ 

W przypadku konieczności wydrukowania Delegacji dla pracownika przed podróżą już na tym etapie można zapisać Delegacje i ją wydrukować (np. jako polecenie wyjazdu). Wystarczy zapisać Delegacje, zaznaczyć ją i po rozwinięciu górnego menu Operacje wybrać Drukuj.

 

2. Wydatki – zakładka ta dzieli się na dwie sekcje:

• Sekcja Wydatki wg załączników – W tej sekcji należy wyszczególnić wszystkie wydatki związane z Delegacją.
• Sekcja Przejazdy – W tej sekcji możliwe jest wpisanie Przejazdów pracownika. Do wprowadzania szczegółowych informacji służy dodatkowy formularz, który pojawia się automatycznie po wyborze daty w kolumnie Wyjazd.

 

3. Diety/ryczałty – Po powrocie z Delegacji należy wprowadzić dane związane z jej rozliczeniem:

• Diety – należy podać liczbę dni oraz wskazać, ile pracownik otrzymał śniadań, obiadów i kolacji, a program sam odpowiednio pomniejszy wysokość diety.
• Dojazdy – należy wskazać liczbę dni, a wartość ryczałtu wyliczy się automatycznie.
• Noclegi – należy wskazać liczbę dni, a wartość ryczałtu wyliczy się automatycznie.

 

4. Rozliczenie – prezentuje wszystkie wyliczenia na podstawie wcześniej wpisanych wartości oraz pozwala określić:

• Datę rozliczenia – która wpływa na rozliczenie automatyczne Delegacji (w wypłacie) lub, w przypadku ręcznego rozliczenia, należy podać faktyczną datę.
  
• Sposób rozliczenia – do wyboru są dwie opcje: Rozliczenie ręczne – poprzez wystawienie np. dokumentu kasowego i wpisanie jego numeru w pole Dokument rozliczający i Rozliczenie automatyczne, gdzie wartość delegacji zostanie rozliczona wypłatą (jeśli dana definicja listy płac ma zaznaczony znacznik związany z Delegacjami).
• Dokument rozliczający – pole to służy do ręcznego wpisania numeru dokumentu rozliczającego (jeśli delegacja jest ręcznie rozliczana).
• Liczbę załączników – jest ona uzupełniania automatycznie, ale w razie konieczności można ją ręcznie zmienić.

 

W górnym menu Operacje modułu Delegacje warto zwrócić uwagę na opcje Generuj operacje kasowe i Generuj dyspozycje bankowe – umożliwia wystawienie dokumentów kasowych lub bankowych na wartość wpisanej zaliczki w poszczególnych Delegacjach pracowników. Opcje przydatne są w przypadku wyboru Sposobu rozliczania – Rozliczanie ręczne.

 

W przypadku wyboru Sposobu rozliczania – Rozliczanie automatyczne, rozliczenie nastąpi zgodnie z podaną Datą rozliczenia, co widoczne będzie na wypłacie w sekcji Do wypłaty.

 

Delegację zagraniczną dodaje się w module Delegacje, rozwijając górne menu Dodaj i wybierając Delegacja zagraniczna.

 

W oknie dodawania Delegacji zagranicznej dostępne są takie same sekcje jak w przypadku Delegacji krajowej, ale z dodatkowymi polami. Prezentując się one następująco:

1. Podstawowe – udostępnia identyczne opcje jak w przypadku Delegacji krajowej. Dodatkowymi danymi w tej sekcji są pola związane Krajem docelowym i Wyliczaniem kursu waluty, który można wyliczać według:

• Daty zaliczki.
• Daty rozliczenia.
• Dat wydatków.

W przypadku wydawania pracownikowi zaliczki na poczet Delegacji możliwe jest oprócz kwoty w złotówkach, podanie dodatkowej wartości w walucie.

 

2. Wydatki – W tej sekcji dzięki dodatkowemu oznaczeniu pozycji (kolumna Z) możliwe jest wprowadzenie wydatku w walucie.

 

3. Diety/ryczałty – Zakładka ta posiada wszystkie dostępne opcje, co Delegacja krajowa, ponadto można wprowadzić rozliczenia Za granicą.

 

4. Rozliczenie – Sekcja ta oferuje takie same możliwości jak analogiczna sekcja Delegacji krajowej.

Temat należy do Zbioru zagadnień e-Pomocy istotnych przy konfigurowaniu i rozpoczęciu pracy z Gratyfikantem nexo.​​​