e-Pomoc techniczna

Obsługa KSeF w przypadku współpracy innego systemu handlowego z programem księgowym linii nexo (oddzielne bazy danych)

Ostatnia modyfikacja: 12.11.2025

Program: InsERT nexo, Portal Dokumentów, Rachmistrz nexo, Rewizor nexo

Kategoria: Dekretacja dokumentów, Dokumenty, Dokumenty pobrane, KSeF, Komunikacja, Scenariusze pracy

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to narzędzie mające na celu usprawnienie procesu wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych. Wykorzystanie KSeF w przedsiębiorstwie ma wiele korzyści, w tym: redukcja kosztów, oszczędność czasu, bezpieczeństwo i legalność przesyłanych danych. Krajowy System e-Faktur umożliwia integrację z systemami finansowymi przedsiębiorstwa, co pozwala na łatwe i szybkie wprowadzenie dokumentów do systemu handlowego i systemu finansowo-księgowego.

Artykuł składa się z następujących sekcji:

Wprowadzenie
Aktywacja funkcjonalności związanych z KSeF
Odbiór e-Faktur z systemu
Dekretacja dokumentów z KSeF

Wprowadzenie

W zależności od modelu i przepływu danych w przedsiębiorstwie oraz rodzaju księgowości (wewnętrzna lub zewnętrzna) można wyróżnić kilka scenariuszy pracy obsługiwanych przez systemy i aplikacje firmy InsERT. Poniższy scenariusz opisuje odbiór dokumentów z KSeF w programach księgowych linii nexo, w przypadku prowadzenia własnej księgowości.

Pan Robert jest przedsiębiorcą prowadzącym jednoosobową działalność gospodarczą (JDG). Jako system handlowo-magazynowy wykorzystuje system spoza linii InsERT GT lub InsERT nexo. Pan Edward również prowadzi własną księgowość, w tym celu wykorzystuje system Rachmistrz nexo. Systemy te pracują na oddzielnych bazach danych.

Aktywacja funkcjonalności związanych z KSeF

Następnie Pan Robert powinien skonfigurować komunikację on-line Krajowego Systemu e-Faktur.

Artykuł e-Pomocy technicznej opisujący aktywację KSeF znajduje się tutaj.

Odbiór e-Faktur z systemu

Po zakończeniu Kreatora wdrożeniowego KSeF Pan Robert może przejść do odbioru e-Faktur z systemu. Tę operację można zrealizować z poziomu dwóch miejsc w programie:

W module Dekretacja dokumentów, poprzez górne menu Komunikacja – Pobierz e-Faktury,

W module Dokumenty pobrane poprzez górne menu Pobierz e-Faktury.

W obu przypadkach do wyboru są trzy możliwości:

Online od ostatniego odbioru – program natychmiastowo zacznie pobieranie dokumentów od daty ostatniego wykonania tej operacji,
Online z wybranego okresu – program w następnym kroku będzie wymagał od użytkownika określenia okresu, z którego zostaną pobrane dokumenty,
Online na podstawie KSeF ID – program będzie wymagał wprowadzenia numeru KSeF dokumentu do pobrania.

Po skorzystaniu z jednej z dostępnych możliwości e-Faktury zostaną pobrane i pojawi się stosowny komunikat. Zatwierdzić przyciskiem OK.

Dekretacja dokumentów z KSeF

Po tym, jak dokumenty z KSeF zostaną pobrane do programu księgowego, Pan Robert może przejść do dekretacji pobranych dokumentów. W zależności od miejsca dekretacji dokumentów dostępne są określone opcje:

Z poziomu modułu Dekretacja dokumentów istnieje wyłącznie możliwość dekretacji przy pomocy wcześniej przygotowanego schematu.

Z poziomu modułu Dokumenty pobrane dokumenty mogą zostać zadekretowane zarówno przy pomocy wcześniej przygotowanych schematów, jak i ręcznie.