Subiekt nexo – Omówienie podstawowych zagadnień związanych z fakturami zaliczkowymi

​Faktury sprzedaży zaliczkowe dokumentują fakt przyjęcia przez sprzedawcę zaliczki na poczet późniejszej sprzedaży (wystawienie Faktury VAT sprzedaży, lub Wydania zewnętrznego).

W najprostszym przypadku może występować jedna zaliczka, a w przypadku realizacji długich projektów (np. budowlanych), czy też w przypadku zamawiania wielu pozycji może być wystawianych wiele faktur sprzedaży zaliczkowych przy jednoczesnym wydawaniu części pozycji asortymentowych. W takiej sytuacji tworzą się wtedy swoiste łańcuchy faktur zaliczkowych. W celu realizacji procesu „zaliczkowania” system Subiekt nexo został wyposażony w rozwiązanie dotyczące wystawiania i ewidencji faktur zaliczkowych. 

Ze względu na dużą elastyczność tego rozwiązania, dla potrzeb faktur sprzedaży zaliczkowych został stworzony widok Faktury zaliczkowe, który prezentuje na liście wszystkie dokumenty zaliczkowe, co umożliwia łatwe odnalezienie wszystkich powiązań pomiędzy nimi.

Pierwszy dokument (ZK, FL) jest nagłówkiem grupy dokumentów, pod nim znajdują się pozostałe: Faktura zaliczkowa (FL), Wydanie zewnętrzne (WZ​) itp. Łańcuch faktur zaliczkowych może być długi, składać się z wielu faktur zaliczkowych, wielu wydań magazynowych korekt faktur lub wydań magazynowych.

W programie można wyróżnić trzy typy faktur zaliczkowych:

1. Faktura zaliczkowa cząstkowa – wystawiana do ewidencjonowania zaliczki (pierwsza lub kolejna w łańcuchu).

2. Faktura zaliczkowa do wydań – może zostać wystawiona w dowolnym momencie do dokumentu Wydania zewnętrznego (WZ), ewidencjonuje i rozlicza zaliczki.

3. Faktura zaliczkowa końcowa – wystawiana na zakończenie łańcucha, podlicza zaliczki. Ma takie same statusy jak zwykła faktura sprzedaży, może wystawiać automatyczny dokument Wydania zewnętrznego (WZ).

Faktury zaliczkowe można wystawiać w łańcuchu zaczynającym się od dokumentu zamówienia od klienta (pkt A) bądź od razu od dokumentu faktury sprzedaży zaliczkowej (pkt B). Decyzję dotyczącą wyboru dokumentu, który rozpoczyna łańcuch zaliczkowy użytkownik może podjąć według własnych potrzeb.