Od lutego 2026 w Portalu Dokumentów pojawi się funkcja umożliwiająca pobieranie e-faktur z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Jeśli usługa Portalu Dokumentów zostanie udostępniona, to wszystkie e-faktury będą przez niego przesyłane do programów księgowych (Rachmistrz/Rewizor). 

 

 

Praca z e-fakturami pobieranymi z KSeF będzie możliwa na dwa sposoby:

1. Pobieranie z automatycznym przesłaniem do księgowości

   Faktury pobrane z KSeF trafią od razu do Rachmistrza lub Rewizora. W Portalu będą widoczne informacyjnie - z oznaczeniem, że zostały przekazane do księgowości. Nie ma możliwości opisania ich w Portalu Dokumentów. 

2. Pobieranie z zatrzymaniem w Portalu Dokumentów

   W tym wariancie faktura pobrana z KSeF trafi najpierw do Portalu Dokumentów, gdzie będzie można:

   • zweryfikować jej poprawność,
   • dodać opisy i etykiety,
   • przekazać do akceptacji,
   • zobaczyć jej podgląd,
   • wysłać do księgowości.

Przy obu sposobach pracy istnieje możliwość cofnięcia dokumentu do obiegu, podobnie jak w przypadku dokumentów OCR. 

 

 

To, w jaki sposób e-faktury będą pobierane przy pracy z Portalem Dokumentów, można określić w konfiguracji programu księgowego.

Dla trzech typów faktur (sprzedaż, zakup, podmiot trzeci) można zdefiniować osobno:

1. Czy dany typ faktury ma być pobierany z KSeF;
2. Jeśli tak, to czy ma być zatrzymany w Portalu, czy trafiać od razu do księgowości.

Te ustawienia będą widoczne w Portalu Dokumentów (tylko do odczytu) w zakładce Konfiguracja KSeF - ich zmiana możliwa jest wyłącznie z poziomu programu księgowego. 

 

 

 

 

Sposób, w jaki dokumenty są przesyłane między programami, zależy od rodzaju połączenia baz danych i wybranej konfiguracji.

• Osobne bazy danych - Portal Dokumentów nie będzie połączony z Subiektem.
• Wspólna baza danych - użytkownik będzie mógł z poziomu Portalu zdecydować, które dokumenty mają zostać przesłane do wspólnej bazy. To, czy dokumenty będą widoczne w Subiekcie, Rachmistrzu czy Rewizorze, można obecnie ustawić w konfiguracji programu desktopowego.

 

Obieg z Portalem Dokumentów

 

 

 

W Portalu pojawią się nowe zakładki, które pomogą łatwo odnaleźć dokumenty według ich źródła. Każda zakładka reprezentuje inne pochodzenie dokumentów:

• Wszystkie - wszystkie dodane dokumenty, niezależnie od źródła;
• KSeF - faktury pobrane z Krajowego Systemu e-Faktur;
• Portal - dokumenty dodane ręcznie przez użytkowników;
• E-mail - dokumenty przesłane do aplikacji przez pocztę e-mail;
• Biuro - dokumenty dodane z poziomu programu księgowego. 

 

 

 

W zakładce KSeF pojawią się dodatkowe kolumny z kluczowymi informacjami:

• Typ faktury,
• Kontrahent,
• Numer KSeF (z możliwością łatwego kopiowania),
• Data pobrania faktury z KSeF do Portalu,
• Data wystawienia faktury w KSeF. 

Dzięki temu będzie można szybciej sprawdzić i zweryfikować pobrane dokumenty.

 

 

 

 

Portal Dokumentów umożliwia dwa tryby pracy i od tego będzie zależało, kto w aplikacji może pobierać faktury z KSeF:

• Tryb bez obiegu dokumentów - wszyscy użytkownicy mogą pobierać faktury z KSeF.
• Tryb z obiegiem dokumentów - tylko użytkownicy z pełnymi uprawnieniami mają dostęp do pobierania faktur z KSeF.