Rachmistrz nexo - Tworzenie schematu dekretacji dla faktury zakupu z kosztem dostawy krok po kroku

Do pracy na tym schemacie wymagane jest, aby dekretowany dokument był przekazany do księgowości poprzez komunikację on-line, plik xml, lub był dekretowany z podmiotu Subiekta połączonego z Rachmistrzem.

Schematy dekretacji służą do przeprowadzania procesu automatycznej dekretacji dokumentów. Interpretują one dane opisowe zawarte w obrazach księgowych i zgodnie z wprowadzonymi ustawieniami dokonują automatycznych zapisów księgowych w odpowiednich kwotach. W poniższym artykule e-Pomocy technicznej zostanie stworzony schemat dla typu dokumentu Faktura VAT zakupu. Szczegółowe informacje dotyczące opisu pól znajdują się w innym temacie e-Pomocy. W celu stworzenia schematu należy:

1. Przejść do modułu Dekretacja dokumentów na zakładkę Schematy dekretacji i z górnego menu Dodaj wybrać Schemat dekretacji.

2. W sekcji Podstawowe wprowadzić Nazwę schematu oraz typ dokumentu Faktura VAT zakupu. Celem jest zadekretowanie faktury zakupu do KPiR jak również do ewidencji VAT wraz z rozbiciem na pozycje towarów (typ zakupu zaopatrzeniowe) i usług (kosztowe). Zaznaczamy wobec tego Zapis księgowy na Twórz zapis księgowy oraz Zapis VAT na Zapis prosty.

3. Warunek wyboru określa, kiedy program ma użyć schematu dla danego typu dokumentu. Warunek ten dotyczy tylko tych obrazów księgowych (dokumentów do dekretacji), które posiadają przypisany schemat dekretacji „(auto)". Oznacza to, że do takich obrazów księgowych zastosowany zostanie pierwszy znaleziony schemat, wg numeru „Kolejność" i spełniający warunek określony w „Warunek wyboru". Aby to zrobić należy kliknąć w „drabinkę" i Określ warunek wyboru.

4. Następnie wyświetli się okno, w którym trzeba określić warunki. Jak wcześniej zostało wspomniane będzie to (N) Transakcja handlowa = Zakup krajowy Z. Tak wybrany warunek będzie oznaczał, że wszystkie dokumenty z tą transakcją oraz przypisanym schematem „(auto) „ będą dekretowane na podstawie tego schematu. Przycisk Zamknij zatwierdzi okno.

5. Sekcja Zapis w KPIR służy do określenia, w jaki sposób program ma automatycznie wypełniać pola widoczne jak na zrzucie poniżej.

6. W pierwszej kolejności zostanie dodana kolumna Zakup towarów. W celu dodania pozycji należy kliknąć w Wybierz kolumnę, a następnie Zakup towarów (10).

​

7. Przejść do edycji pozycji, a następnie w oknie Zakup towarów należy wybrać Kontekst na Pozycje dokumentu. Wybrać kwotę (P) Netto po rabacie i Kurs Nie dotyczy. Następnie klikając w „drabinkę" przejść do Określ filtr.

8. Jeśli pozycja spełnia warunki ustawić na Wszystkie poniższe oraz wskazać (P) Typ = Towar. Przycisk Ok zatwierdzi zmiany w oknie, a następnie Zamknij.

9. Kolejną pozycją będzie wykazanie usług transportowych w kolumnie 11. W tym celu należy wejść w Wybierz kolumnę i Koszty uboczne zakupu (11).

10. W oknie Koszty uboczne zakupu (11) wykonać takie same czynności, co w kroku 7 i 8 tylko dla usług Typ = Usługa.

11. Następne etapy będą polegały na definicji pól, które program będzie wypełniał po stronie Zapisu VAT.

12. Sekcja Zapis VAT - szczegóły pozwala określić parametry na podstawie, których program wypełnia dane po stronie zapisu vat, jak i wprowadzi wartości do poszczególnych stawek VAT pobranych z obrazu księgowego. W omawianym przykładzie parametry zostaną skonfigurowane tak, aby wartości związane z zakupem towaru zostały wprowadzone do zapisu VAT z Rodzajem zakupu Zaopatrzeniowe, a usługi Kosztowe. W tym celu należy wybrać stawkę VAT zakupu towarów:

13. Pierwsza pozycja dotyczy filtrowania po Typ = Towar za pomocą Wyznaczania kwot na podstawie. Resztę parametrów należy ustawić na podstawie specyfiki pracy. Przycisk Ok zatwierdzi wprowadzone zmiany.

14. Tak jak w kroku poprzednim należy to wykonać dla Usług.

Po wykonaniu w/w czynności przycisk Zapisz zatwierdzi wprowadzone zmiany, a schemat będzie gotowy do użycia w dekretacji. Program zaksięguje kwoty do kolumn 10 i 11 w KPiR oraz wykona zapis złożony do ewidencji VAT dla rodzaju zakupu Zaopatrzeniowe i Kosztowe.