Rewizor nexo – Podpisywanie e-Sprawozdań finansowych

Podpisy​​​w​​ani​e e-​​​​​Spraw​​​​​oz​dań​

• Kto podpisuje e​-Spr​a​​wozd​anie?

• Rodzaje podpisu użytego w e-Sprawozdaniach

• Podpisywanie e-Sprawozdania przez zarząd wiel​o​osobowy​​

• Ustawienia podpisu kwalifikowanego aplikacji Szafir

• Ustawienia podpisu kwalifiko​wanego aplikacji pro CERTUM

• Podpisywanie plików profilem zaufanym ePUAP

• ​​Kolejność podpisów e-Sprawozdania finansowego​​

​Kto podpisuje e-Sprawozdanie?​

Ustawa o rachunkowości, ​​art. ​5​2 ust. 2,  narzuca obowią​​​zek podpisania sprawozdania finansowego wraz z podaniem daty podpisu przez:​​​
​
1. Osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych.           

2. Kierownika jednostki; jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy, to podpisy muszą złożyć wszyscy członkowie tego organu.

Rodzaje podpisu użytego w e-​​Sprawozdaniach.

Podpisywać można podpisem kwalifikowanym i/lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.​​​

Podpisywanie e-Sprawozdania przez zarząd wieloosobowy

Co, jeżeli sprawozdanie będzie podpisywane tylko podpisami kwalifikowanymi?

Nie ma wówczas konieczności wyeksportowania pliku na nośnik zewnętrzny. Takie sprawozdanie można podpisać z poziomu​ Rewizora nexo.


Jeżeli do podpisu wykorzystany zostanie również profil zaufany

Należy w takim przypadku ściśle przestrzegać określonych zasad w przeciwnym wypadku system e-KRS bądź bramka KAS będzie raportować błędy pliku:

1. Należy upewnić się co do konfiguracji podpisu kwalifikowanego: czy będzie składany w odpowiednim formacie i wykorzystywał odpowiednią funkcję skrótu

2. W pierwszej kolejności należy złożyć podpisy za pomocą profilu zaufanego ePUAP a dopiero na końcu złożyć podpisy kwalifikowane – wynika to z uwarunkowań technicznych działania platformy ePUAP.

3. Kolejne podpisy kwalifikowane składane poza InsERT nexo muszą być, tzw. kontrasygnatami do pierwszego złożonego podpisu kwalifikowanego.

Wyeksportowany plik XML z elektronicznym sprawozdaniem finansowym należy przesłać do kolejnych osób, aż będzie zawierać wszystkie podpisy.

Ustawienia podpisu kwalifikowanego aplikacji Szafir

Konfiguracja do złożenia pierwszego podpisu kwalifikowanego za pomocą aplikacji Szafir.

Domyślne ustawienia aplikacji do składania podpisów mogą być niewystarczające do złożenia podpisu o formacie wymaganym przez bramkę KAS bądź system eKRS. W celu ich poprawy należy:

1. Po uruchomieniu aplikacji Szafir przejść do Konfiguracji

2. Wybrać profil, który będzie użyty do składania podpisu i kliknąć Zmień.

3. Na zakładce Składanie podpisu pole Format ustawić na XAdES. W sekcji Parametry podpisu parametr Wariant ustawić na Nie dołączaj dodatkowych informacji (XAdES-BES), Funkcja skrótu na SHA-256, Rodzaj zobowiązań na Brak zobowiązań oraz zaznaczyć Podpis otaczany. Zapisać wprowadzone zmiany. 

Zastosuj

Składanie kolejnych podpisów kwalifikowanych za pomocą aplikacji Szafir

Chcąc podpisać podpisany wcześniej podpisem kwalifikowanym plik sprawozdania finansowego, należy w konfiguracji aplikacji Szafir przestawić typ podpisu na kontrasygnatę.

Konfiguracja do składania kolejnych podpisów kwalifikowanych za pomocą aplikacji Szafir

Kolejne podpisy kwalifikowane na pliku XML sprawozdania elektronicznego powinny być kontrasygnatami do pierwszego podpisu. Konfigurację podpisu można ustawić tak, by zawsze składany był podpis jako kontrasygnata. W tym celu należy w Parametrach podpisu zaznaczyć parametr Podpis wbudowany (kontrasygnata)

Ustawienia podpisu kwalifikowanego aplikacji pro CERTUM

Domyślne ustawienia aplikacji do składania podpisów mogą być niewystarczające do złożenia podpisu o formacie wymaganym przez bramkę KAS bądź system eKRS. W celu ich poprawy należy:

2. Na zakładce Podpis parametr Format podpisu zaznaczyć XAdES, w Typie podpisu wybrać Podpis wewnętrzny oraz określić Funkcję skrótu jako SHA-256

3. W Dodatkowych opcjach podpisu istnieje możliwość Wyłączenia obsługi czytników kart z wbudowaną klawiaturą, które mogą niepoprawnie obsługiwać karty z certyfikatem podpisu.

4. W sekcji Zaawansowane opcje podpisu XAdES zaznaczyć parametr Twórz podpis dołączony (Enveloped), gdy podpisywany jest dokument XML podpisem wewnętrznym XAdES.

Składanie kolejnych podpisów kwalifikowanych za pomocą aplikacji pro CERTUM

Podpisując już podpisany plik sprawozdania, aplikacja rozpoznaje, że został już wcześniej złożony podpis - należy wówczas wskazać opcję Kontrasygnuj.

​Kolejność podpisów e-Sprawozdania finansowego

Jak wynika z wyjaśnień Ministerstwa Finansów (dostępnych tutaj​) data sporządzenia sprawozdania finansowego powinna zgadzać się z datą pierwszego elektronicznego podpisu e-Sprawozdania.

Pierwszy podpis p​​owinien być złożony przez osobę zatwierdzającą księgi. Kolejne podpisy zarządu mogą być złożone później, natomiast datą graniczną jest koniec 3 miesiąca po zakończeniu roku obrotowego. Najczęściej jest to 31 marca.

Zgodnie z przepisami pierwszy podpis powinna złożyć osoba sporządzająca księgi, a następne członkowie zarządu.

Uwaga! Ze względu na to, że Profil Zaufany e-PUAP zmienia zawartość podpisywanych plików (co należy uznać za błąd tej aplikacji), najpierw należy sprawozdania podpisać Profilem Zaufanym, a następnie podpisem kwalifikowanym. Nie zmienia to jednak kolejności podpisu ze względu na stanowisko. Jeśli więc osoba sporządzająca księgi wie, że zarząd będzie podpisywał sprawozdanie Profilem Zaufanym, sama również pierwszy podpis powinna złożyć tą metodą.

Artykuł opisujący generowanie e-Sprawozdania znajduję się tu​t​aj​.