e-Pomoc techniczna

Gestor nexo – Faktury cykliczne na podstawie umowy z klientem

Moduł Umowy z klientami jest dostępny tylko na licencji Gestora nexo PRO.

Gestor nexo umożliwia wystawianie faktur cyklicznie przy wykorzystaniu akcji automatycznych zatwierdzanych przez opiekuna. Proces można skonfigurować na wiele sposobów, może on wysyłać wygenerowany dokument e-mailem, informować klienta o wystawionym dokumencie, oraz wysyłać raport z kopią do opiekuna. Miejscem odpowiedzialnym za konfigurację tych działań jest zakładka Planowanie w każdej umowie.

Cykl fakturowania

Dostępne w Gestorze opcje to Dzienny, Tygodniowy, Miesięczny, oraz Roczny. Zależnie od wybranego cyklu, program wyświetli odpowiednie dla niego parametry do skonfigurowania. Są to:

1. Dla cyklu dziennego: Powtarzaj co X dzień/dni, lub W dni robocze. (Przykład: Ustawienie opcji Powtarzaj co… na ilość 1 dzień, spowoduje, że faktury będą wystawiane codziennie)

2. Dla cyklu tygodniowego: Powtarzaj co X tygodni i W wybrane dni. (Przykład: ustawienie opcji Powtarzaj co… na ilość 2 tygodni oraz W wybrane dni: na poniedziałek i czwartek, spowoduje, że faktury będą wystawiane co drugi tydzień we wskazane dni)

3. Dla cyklu miesięcznego: Powtarzaj co X miesięcy, w każdy Y dzień miesiąca lub w wyliczony. Konfiguracja pierwszych dwóch parametrów spowoduje pośrednie wskazanie na datę (np. 10-tego co 3 miesiące, czyli kwartalnie). Wykorzystanie parametru w wyliczony pozwala na wskazanie np. pierwszego dnia roboczego danego miesiąca.

4. Dla cyklu rocznego: Powtarzaj co X lat, w każdy Y dzień Z miesiąca lub w wyliczony. Działanie mechanizmu jest identyczne, jak w punkcie trzecim, z tą różnicą, że użytkownik dodatkowo wskazuje miesiąc.

Koniec cyklu

Koniec cyklu pozwala określić moment, w którym program przestanie wystawiać faktury cykliczne. Przykładowo jeżeli umowa została zapisana na 12 faktur, użytkownik może w tym miejscu określić koniec cyklu jako Po określonej liczbie wystąpień: 12.

Planowana akcja

Planowana akcja pozwala zadecydować o rodzaju dokumentu wystawianego cyklicznie. Opcja Wystaw dokument sprzedaży umożliwia wybór Faktury VAT sprzedaży, Faktury uproszczonej, Paragonu oraz Paragonu imiennego; natomiast opcja Wystaw zamówienie: faktury pro forma oraz Zamówienia od klienta. (Uwaga! Opcje te dostępne są tylko jeżeli do Gestora podłączony jest Subiekt nexo lub Subiekt nexo PRO)

Wykonanie akcji

Panel umożliwia wskazanie dodatkowych akcji takich jak wysyłka wiadomości SMS z potwierdzeniem wystawienia dokumentów, utworzenie wiadomości e-mail z wygenerowanymi dokumentami. W tym miejscu użytkownik decyduje również, czy akcje te mają być wykonywane ręcznie, automatycznie, czy automatycznie z potwierdzeniem.

Akcje automatyczne

W tej sekcji użytkownik może wprowadzić akcje automatyczne, które mają być wykonywane niezależnie od cyklu we wskazanym terminie. Przykładem takiej akcji jest wiadomość sms do klienta, na tydzień przed zakończeniem umowy, informująca o automatycznym przedłużeniu jej na czas nieokreślony.